Data wystawienia i data odbioru e-faktury z KSeF. Ustawodawca od stycznia 2022 r. wprowadza Krajowy System e-Faktur, który będzie miał charakter fakultatywny. KSeF wprowadza ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021, poz. 2076).
Podatnicy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy będą mogli korzystać z tego systemu, ale nie będą musieli. Dopuszczalne będzie również wybiórcze stosowanie KSeF np. w celu współpracy z określonym sprzedawcą lub odbiorcą. Co więcej, możliwe będzie również przesyłanie tylko niektórych z wystawionych przez sprzedawcę faktur dla określonego odbiorcy. Oznaczać to będzie, że pomimo obustronnej zgody sprzedawcy i nabywcy na przesyłanie/odbiór faktur za pomocą KSeF możliwe będzie przesyłanie niektórych faktur w dotychczasowej formie, czyli poza KSeF.
Za pośrednictwem KSeF będzie można wystawiać m.in. faktury ustrukturyzowane, uzyskiwać dostęp do faktur ustrukturyzowanych, otrzymywać faktury ustrukturyzowane, czy też przechowywać takie faktury – wynika to z art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT. Przepis ten sugeruje, że za pośrednictwem KSeF będzie można wystawiać faktury. W rzeczywistości faktury ustrukturyzowane będą musiały być wystawiane w systemie do fakturowania sprzedawcy (ewentualnie odbiorcy w przypadku samofakturowania) i przekazane do KSeF.
W celu skutecznego odbioru faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę konieczne będzie uzyskanie akceptacji przez sprzedawcę od nabywcy. Zgodnie bowiem z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Niestety akceptacja, o której mowa w ww. regulacji jest odmienną akceptacją od tej określonej w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT gdzie wskazano, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Skuteczne przesyłanie faktur w KSeF będzie wymagało od sprzedawcy otrzymania dodatkowej zgody od nabywcy pomimo, że nabywca mógł już taką zgodę udzielić. Jednak dotychczasowa zgoda dotyczyła wyłącznie faktur elektronicznych, tj. przesyłanych mailem, pobieranych z portalu internetowego, czy przy pomocy EDI. Od stycznia 2022 r. możliwe będą dwie akceptacje dotyczące faktur elektronicznych oraz ustrukturyzowanych.
Możliwe będzie również umieszczanie (wystawianie) faktur ustrukturyzowanych w KSeF nawet gdy nabywca nie zaakceptuje takiej formy przesyłania faktur. Wówczas sprzedawca, gdy wystawi wszystkie faktury w KSeF, będzie miał możliwość wnioskowania o przyspieszony zwrot podatku w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.
Datą wystawienia przez sprzedawcę faktury w KSeF będzie data jej przesłania do KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W tym miejscu pojawiają się pierwsze problemy z KSeF, których niestety nie brak w całej nowelizacji.
Nie wiadomo, czy sprzedawca będzie miał obowiązek umieszczenia daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej pomimo, że data ta zostanie nadana przez KSeF, czy też sprzedawca nie będzie tej daty podawać, a system sam ją wykaże na wystawionej fakturze. Powyższa wątpliwość jest tym bardziej uzasadniona, gdyż w strukturze faktury ustrukturyzowanej przygotowanej przez Ministerstwo Finansów wskazano, że sprzedawca podaje datę wystawienia faktury z wyjątkiem, gdy faktura jest wystawiona w KSeF. Jednak informatyczny wzór faktury ustrukturyzowanej dotyczy wyłącznie faktur wystawianych w KSeF. Stąd niezrozumiałe jest w jakich innych przypadkach może mieć zastosowanie ta nowa struktura, gdy faktura mogłaby mieć datę wystawienia wskazaną przez sprzedawcę.
Inaczej mówiąc według Ministerstwa Finansów faktura ustrukturyzowana nie będzie miała daty wystawienia wskazanej przez sprzedawcę, gdy jest przesyłana do KSeF (data ta zostanie wówczas nadana przez KSeF). Natomiast faktura ustrukturyzowana, która nie będzie wystawiana w KSeF będzie miała datę wystawienia i nada ją sprzedawca. Jednak nie ma takich sytuacji, gdy sprzedawca będzie wystawiał fakturę ustrukturyzowaną i nie będzie jej przesyłał do KSeF.
Ponadto skoro data wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie nadawana przez KSeF i datą tą będzie data przesłania faktury do KSeF przez sprzedawcę, to nie będzie miało znaczenia kiedy fizycznie ta faktura została wystawiona w programie księgowym sprzedawcy. W takim przypadku wystawienie faktury np. w styczniu, która dotyczy styczniowej sprzedaży i przesłanie jej omyłkowo do KSeF w dniu 16 lutego spowoduje, że faktura taka będzie wystawiona wadliwie, co może grozić konsekwencjami karnoskarbowymi dla osoby odpowiedzialnej za jej wystawianie. Zgodnie bowiem z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. W powyższej sytuacji nie będzie istotne to, że faktura została wystawiona w systemie podatnika w terminie. Będzie istotne to, że została przesłana do KSeF po 15 lutego, gdyż datą wystawienia faktury w KSeF będzie data jej przesłania do systemu.
Zbliżony problem wystąpi u nabywcy przy otrzymywaniu faktur za pomocą KSeF. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Należy zauważyć, że datą otrzymania faktury przez nabywcę nie będzie data pobrania faktury z KSeF, ani data umieszczenia faktury w systemie, lecz data nadania (przydzielenia) przez system numeru identyfikującego fakturę (numeru systemowego MF). Może się okazać, że nabywca któremu zależy na odliczeniu VAT z danej faktury w danym miesiącu otrzyma fakturę w miesiącu następnym, gdy sprzedawca wyśle fakturę do KSeF pod koniec miesiąca a system KSeF nada tej fakturze numer nie na koniec miesiąca, lecz następnego dnia (który będzie już dniem kolejnego miesiąca) np. z powodu awarii systemu, czy wewnętrznych opóźnień w nadawaniu numerów faktur.
W takiej sytuacji może się okazać, że bezpieczniej jest przesłać fakturę mailem w celu możliwości odliczenia VAT przez nabywcę w określonym miesiącu.
Oczywiście wspomnieć trzeba, że nabywca który nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przez system KSeF będzie otrzymywał faktury w dotychczasowej formie i dla takiego nabywcy data otrzymania faktury nie ulegnie zmianie.