W grudniu 2025 r. w Dzienniku Ustaw zostały opublikowane cztery nowe rozporządzenia w zakresie podatku VAT. Rozporządzenia w przeważającej części wejdą w życie od 1 lutego 2026 r. w związku z wprowadzeniem od tej daty Krajowego Systemu e-Faktur.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2025, poz. 1742):
Rozporządzenie dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur dokumentujących transakcje przedmiotowo zwolnione z VAT oraz transakcje dokonywane przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego.
Od 1 lutego 2026 r. na fakturach dokumentujących czynności zwolnione z VAT, które będą przesyłane do KSeF podatnicy-sprzedawcy będą podawać swój NIP.
Podatnicy wystawiający faktury poza KSeF (szczególnie w okresie luty-marzec 2026 r.) nie będą mieli obowiązku podawania NIP sprzedawcy na swoich fakturach.
Jeżeli nabywca będzie posiadał NIP (jako podatnik VAT albo osoba prawna niebędącą podatnikiem) wystawca faktury dokumentującej czynności zwolnione przedmiotowo lub podmiotowo będzie miał obowiązek podania NIP nabywcy na fakturze, z wyłączeniem faktur dokumentujących usługi finansowe zwolnione z VAT wskazane w art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025, poz. 1815):
Rozporządzenie reguluje zasady korzystania z KSeF, w tym:
- rodzaje uprawnień do korzystania z systemu oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA),
- metody uwierzytelniania użytkowników, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury (w tym przy użyciu certyfikatu),
- zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w systemie bez dodatkowego uwierzytelniania,
- zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem, w celu zapewnienia możliwości ich weryfikacji, autentyczność i integralność treści (kody QR ich oznaczenia i ich zawartość),
- procedury związane z fakturami z załącznikami – od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania, przez potwierdzenie możliwości, po wymagania techniczne,
- wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025, poz. 1740):
Rozporządzenie określa niektóre przypadki dostaw towarów lub świadczenia usług, których odpowiedni sposób udokumentowania pozwala na wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (faktur wystawianych w KSeF).
Przypadki te dotyczą:
- świadczenia usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę, gdy świadczący usługę jest uprawniony do świadczenia tych usług,
- świadczenia usług przewozu osób, a usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury, gdy świadczący usługę jest uprawniony do świadczenia tych usług,
Podmioty nieposiadające uprawnień do świadczenia ww. usług (przejazdów autostrad lub przewozu osób) nie będą mogły wystawiać faktury poza KSeF.
- świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami,
- usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych,
W projekcie rozporządzenia była mowa o konieczności posiadania uprawnienia do świadczenia usług finansowych i ubezpieczeniowych, aby skorzystać z wystawiania takich faktur poza KSeF. Ostatecznie zrezygnowano z tego warunku co oznacza, że nawet podmioty refakturujące takie usługi nie muszą wystawiać w KSeF faktur dokumentujących usługi finansowe i ubezpieczeniowe.
- faktur wystawianych w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten nabywca nie posiada NIP,
- faktur wystawianych przez nabywcę w ramach samofakturowania, do którego nabywcę upoważnił podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten podatnik nie posiada NIP.
Rozporządzenie określa także szczególny przypadek, kiedy nabywca będący tzw. podmiotem zagranicznym, nieposługujący się NIP, w ramach samofakturowania może wystawić fakturę w KSeF w przypadku WDT dokonanej przez polskiego podatnika, gdy nabywca na potrzeby WNT posługuje się numerem VAT UE (weryfikowanym w VIES).
Zdaniem Ministerstwa Finansów „w KSeF nie będzie możliwe wystawienie np. biletu jednorazowego, czy dokumentu finansowego lub ubezpieczeniowego uznanych za faktury zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 1979 ze zm.)”.
Wyjaśnienie to jest co najmniej kontrowersyjne, bowiem rozporządzenie to nie określa przypadków, w których nie można wystawiać faktur w KSeF, lecz określa przypadki kiedy nie ma konieczności (ale można) wystawiania faktur w KSeF.\
Tak więc wyjaśnienia Ministerstwa Finansów są wyraźnie sprzeczne z treścią, a nawet tytułem ww. rozporządzenia.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025, poz. 1800):
Rozporządzenie dotyczące ewidencji i deklaracji VAT wprowadza zmiany wynikające z wprowadzenia od lutego 2026 r. obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.
Rozporządzenie nakłada na podatników obowiązek podawaniu w ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_V7 numeru KSeF faktury oraz nakazują ujmowanie w tej ewidencji faktur wystawionych/otrzymanych poza KSeF i innych dowodów niż faktury, dla których to będą miały zastosowanie odpowiednie oznaczenia:
OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy (wystawiona w trybie awarii KSeF), która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji,
BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,
FP – faktura wystawiona do paragonu
RO – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,
WEW – dowód wewnętrzny,
DI – dowód inny niż faktura.
Podanie numeru KSeF w ewidencji ma dotyczyć faktur wystawionych w KSeF bez względu na tryb ich wystawiania i przesyłania do KSeF (offline24, awaria, niedostępność KSeF) – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją. Jednakże brak numeru KSeF faktury wystawionej w trybie niedostępności oraz w trybie offline24 na dzień złożenia ewidencji będzie skutkował koniecznością korekty tej ewidencji w zakresie numeru faktury KSeF po nadaniu tej fakturze numeru KSeF. Interesujące, że taka korekta nie będzie wymagana w momencie, gdy otrzymana faktura była wystawiana w trybie awarii KSeF (art. 106nf ustawy o VAT).
Faktury wystawione w trybie offline24 oraz niedostępności KSeF do czasu nadania tym fakturom numeru KSeF będą oznaczane w ewidencji oznaczenie „DI”. Zdaniem Ministerstwa Finansów oznaczeniem „DI” należy również oznaczać faktury zakupowe wystawione w trybie offline24 i w trybie niedostępności KSeF, jednak nie wynika to z przyjętych zmian.
Ministerstwo Finansów odnośnie korygowania ewidencji wyjaśnia: „Rozporządzenie nie zakłada wymogu korygowania ewidencji sprzedaży/zakupu o uzupełnienie nr KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji ten numer nie został nadany. Wyjątek stanowi obowiązek korekty, wyłącznie w przypadku (to jest oczywisty błąd MF, bowiem korekta jest konieczna również w odniesieniu do brakującego numeru KSeF faktury wystawionej w trakcie niedostępności KSeF -WZ), jeśli faktury ujmowane w ewidencji sprzedaży wystawione w trybie offline24 uzyskają numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT z deklaracją. Należy jednak zakładać, że przypadki, kiedy nastąpi zbieg terminu złożenia JPK_VAT z deklaracją (do 25. dnia następnego miesiąca) z brakiem uzyskania numeru KSeF dla faktur wystawionych w trybie offline24 (do 15. dnia następnego miesiąca), będą sporadyczne.”
Dodatkowo w związku z ustawą z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw do ustawy o podatku od towarów i usług została wprowadzona konieczność rozliczenia systemu kaucyjnego w deklaracji VAT. W konsekwencji wprowadzono zmiany w JPK_V7 z deklaracją w tym zakresie.