Niektóre oświadczenia pracowników stracą ważność. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019, poz. 816) nałożyło na podatników dodatkowe obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym związane z odebraniem od osób prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kar rejestrujących oświadczeń o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkami ich nieprzestrzegania.
Rozporządzenie to kilkukrotnie nowelizowane na przestrzeni ostatnich lat z dniem 30 czerwca 2025 r. zostanie uchylone. Podstawą jego uchylenia jest art. 32 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023, poz. 1059). Zgodnie z jego treścią: Dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 111 ust. 7a, art. 111b ust. 3 pkt 2 oraz art. 145a ust. 15 ustawy zmienianej w art. 1 zachowują moc do dnia wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a, art. 111b ust. 3 pkt 2 oraz art. 145a ust. 15 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, jednak nie dłużej niż przez 24 miesiące od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, i mogą być w tym okresie zmieniane.
Ponieważ ustawa z 26 maja 2023 r. weszła w życie 1 lipca 2023 r. stąd okres obowiązywania wskazanych rozporządzeń upływa 30 czerwca 2025 r.
Od 1 lipca 2025 będzie obowiązywało nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących, którego projekt z dnia 11 czerwca 2025 r. został w dniu dzisiejszym (23 czerwca 2025 r.) udostępniony na stronach internetowych Rządowego Centrum Legislacji.
Projektowane rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących identycznie jak obecnie obowiązujące w § 6 ust. 3 określa obowiązki związane z zapoznaniem osób prowadzących u podatnika ewidencję z informacją o zasadach ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutkach ich nieprzestrzegania. Zgodnie z jego treścią: Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.
Osobą prowadzącą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących może być pracownik podatnika, osoba z nim współpracująca, zatrudniona na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o podobnym charakterze, a nawet osobą tą może być członek rodziny podatnika, który na krótki czas pomaga w prowadzeniu sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
W świetle § 6 ust. 4 projektu rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących osoba ta przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.
Wzór informacji o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
Czy wobec powyższego obecne informacje i oświadczenia podpisane przez osoby prowadzące ewidencje przy zastosowaniu kas rejestrujących będą również ważne od 1 lipca 2025 r. i nie będą powodowały konieczności ich ponownego podpisania przez te osoby?
Należy przypomnieć, że w ustawie o VAT, jak i w rozporządzeniach dotyczących kas rejestrujących, w tym w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących (obecnym i projektowanym) brak jest jakichkolwiek sankcji podatkowych za uchybienie w postaci nieodebrania od osoby obsługującej kasę rejestrującą ww. oświadczenia.
Oznacza to, że podpisanie takiego oświadczenia przez ww. osobę nawet po dniu rozpoczęcia u podatnika ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub po dniu 30 czerwca 2025 r. nie skutkuje żadnymi podatkowymi konsekwencjami.
Jednakże konsekwencje braku podpisanego oświadczenia mogą nastąpić na podstawie ustawy Kodeks karny skarbowy (kks). Zgodnie z art. 84 § 1 kks kto, nie dopełniając obowiązku nadzoru nad przestrzeganiem reguł obowiązujących w działalności danego przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, dopuszcza, chociażby nieumyślnie, do popełnienia czynu zabronionego określonego w tym rozdziale, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Sprawcą czynu zabronionego wskazanego w ww. regulacji może być ten, na kim ciąży obowiązek nadzoru nad przestrzeganiem zasad obowiązujących w działalności danego przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej. Osobą taką może być właściciel lub właściciele firm, osoba zarządzającą przedsiębiorstwem lub jednostką, lub osoba, której powierzono (np. na postawie decyzji zarządu, lub na podstawie umowy) pieczę nad sprawami gospodarczymi podatnika lub osoba, która faktycznie zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi w danym podmiocie, ale również bezpośredni przełożony osób obsługujących kasę rejestrującą, jeżeli w zakresie jego obowiązków był nadzór nad osobami również w zakresie obsługi kas fiskalnych.
Należy przypomnieć, że aby stać się sprawcą braku nadzoru nad osobą prowadzącą u podatnika ewidencję konieczne jest łączne wystąpienie dwóch przesłanek:
- nie dopełnienie obowiązku nadzoru (brak odebrania oświadczenia od osoby obsługującej kasę rejestrującą), oraz
- dopuszczenie do popełnienia czynu zabronionego (dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej lub niewydanie paragonu).
Jeżeli osoba obsługująca kasę rejestrującą nie popełni czynu zabronionego (nie wystawi albo nie wyda paragonu), a oświadczenie nie będzie podpisane to nie zaistnieją przesłanki do ukarania osoby sprawujące nadzór u podatnika. Nie można wówczas takiej osoby ukarać na podstawie ustawy Kodeks karny skarbowy.
Jednak nie podpisanie oświadczenia przy równoczesnym popełnieniu przez osobę obsługującą kasę rejestrującą ww. czynu zabronionego z pewnością będzie umożliwiało organom skarbowym ukaranie osoby sprawującej nadzór – szerzej na ten temat w tekstach: Oświadczenia pracowników oraz Brak oświadczenia – konsekwencje karnoskarbowe.
Jak wynika z powyższego obecne regulacje (§ 6 ust. 3-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących) oraz projektowane przepisy są identyczne co powinno zwolnić podatników z obowiązku ponownego podpisywania oświadczeń dotyczących zapoznania się zasadami ewidencji obejmującymi podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutkami ich nieprzestrzegania.
Potwierdzać to ma również § 60 projektowanego rozporządzenia, w świetle którego: Oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji złożone przed wejściem w życie niniejszego rozporządzenia według dotychczasowego wzoru uznaje się za skuteczne.
Jednakże przy bliższej analizie zarówno ww. § 60 projektowanego rozporządzenia oraz uzasadnienia do tego projektu wnioski dotyczące ważności oświadczeń przedstawiają się odmiennie.
Wymaga podkreślenia, że obecnie obowiązujący wzór oświadczeń i informacji podpisywanych przez osoby prowadzące ewidencje wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2020, poz. 732). Rozporządzenie z 21 kwietnia 2020 r. w § 1 pkt 6 zmieniło treść wcześniejszego oświadczenia.
Już po opublikowaniu rozporządzenia zmieniającego z 2020 r. pojawiły się wątpliwości, czy wcześniejsze oświadczenia pracownicze dotyczące zapoznania się z informacją o zasadach ewidencji były ważne, czy też powinny być one ponownie podpisane przez wszystkich pracowników. Przeważyło rozsądne stanowisko, że nowe wzory oświadczeń stosuje się dopiero od 25 kwietnia 2020 r. (dzień następny po dniu publikacji rozporządzenia w Dzienniku Ustaw) – pisałem o tym w tekście: Kasy rejestrujące. Nowa treść oświadczeń pracowników. Natomiast oświadczenia udzielone podatnikom przez osoby prowadzące ewidencje pomiędzy 1 maja 2019 r. a 24 kwietnia 2020 r. zachowują swoją moc i nie muszą być ponawiane.
Również w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia Ministerstwo Finansów zwróciło uwagę na zmianę wzoru oświadczenia dokonanego rozporządzeniem z 21 kwietnia 2020 r. Ministerstwo Finansów wyjaśniło: „W § 6 projektu rozporządzenia powielono dotychczasowe zapisy z § 6 rozporządzenia z 2019 r. w zakresie czynności, jakie wykonują podatnicy prowadząc ewidencję. (…) W projektowanym przepisie powielono również regulację odnośnie załącznika nr 1 do rozporządzenia, który stanowi wzór informacji o zasadach ewidencji oraz oświadczenia. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 732), dalej jako „rozporządzenie z 2020 r.”, dostosowano § 6 rozporządzenia z 2019 r. do zmian wprowadzonych w art. 111 ust. 3a ustawy w ramach specustawy.”.
Należy zauważyć, że duża część podatników przekazała pracownikom do podpisu oświadczenia pomiędzy majem 2019 r. a kwietniem 2020 r. i nie ponawiała ich. I właśnie takie oświadczenia z dniem 1 lipca 2025 r. przestaną obowiązywać.
Z czego to wynika. Otóż § 60 projektowanego rozporządzenia wskazuje, że oświadczenia złożone przed wejściem w życie niniejszego rozporządzenia według dotychczasowego wzoru uznaje się za skuteczne. Tak więc skuteczne są tylko te oświadczenia, które były wydane do podpisu pracownikom od 25 kwietnia 2020 r., o ile ich treść została zaktualizowana w związku z § 1 pkt 6 rozporządzenia z dnia 21 kwietnia 2020 r.
Jeżeli podatnicy przekazali pracownikom oświadczenia pomiędzy 1 maja 2019 r. a 24 kwietnia 2020 r. i ich nie aktualizowali lub też odbierali oświadczenia od pracowników po dniu 24 kwietnia 2020 r., ale wzór tych oświadczeń był nieaktualny (w związku ze zmianą tych oświadczeń na podstawie rozporządzenia z 21 kwietnia 2020 r.), to podatnicy ci mają obowiązek ponownie zapoznać pracowników z informacją i odebrać od nich oświadczenie na podstawie nowego wzoru wynikającego z rozporządzenia, którego projekt dopiero co się ukazał. Oczywiście obowiązującego od 1 lipca 2025 r. oświadczenia nie ma jeszcze w Dzienniku Ustaw, bowiem Ministrowi Finansów nie wystarczyło dwóch lat na przygotowanie rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Należy również podkreślić, że wzór informacji o zasadach ewidencji zawarty w załączniku nr 1 do projektowanego rozporządzenia od 1 lipca 2025 r. również ulega zmianie.
Uwzględniając powyższe podatnicy, którzy posiadają oświadczenia osoby prowadzącej u niego ewidencję o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutkach ich nieprzestrzegania w wersji nieaktualnej, tj. obowiązującej do dnia 24 kwietnia 2020 r. będą zobowiązani do ponownego odebrania od tych osób podpisanych oświadczeń przed dniem 1 lipca 2025 r. lub odebrania tych oświadczeń po dniu 30 czerwca 2025 r. ale przed dniem prowadzenia u podatnika ewidencji jeżeli dana osoba rozpoczyna prowadzenie takiej eminencji po dniu 1 lipca 2025 r.
Może się jednak zdarzyć tak, że ww. projekt rozporządzenia z dnia 11 czerwca 2025 r. jeszcze przed dniem 1 lipca 2025 r. ulegnie zmianie. Wówczas to co napisałem będzie nieaktualne. Jednakże niewielkie są szanse, że ktoś w Ministerstwie Finansów dostrzeże ten problem i rozwiąże go z korzyścią dla podatników.