Dobrowolna fiskalizacja a obowiązek ewidencjonowania. Podatnicy, których sprzedaż (bez podatku VAT) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie przekracza w ciągu roku kwoty 20.000 zł są zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Również podatnicy, którzy w danym roku rozpoczną sprzedaż na rzecz ww. osób są zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu (tj. z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych) nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym kwoty 20.000 zł.
Kwota zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z tytułu sprzedaży do 20.000 zł lub w proporcji do okresu wykonywania sprzedaży stanowi tzw. zwolnienie podmiotowe, które przestaje obowiązywać po dwóch miesiącach po miesiącu przekroczenia tych kwot.
Zgodnie z zapisem normatywnym zawartym w § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2023, poz. 2605): zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2024 r. podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.
Zwolnienie podmiotowe nie ma zastosowania wobec sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych towarów i usług wymienionych w § 4 ww. rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W § 4 ww. rozporządzenia wymienione są m.in. takie towary jak: alkohol, papierosy, paliwa, gaz płynny, części i akcesoria do pojazdów silnikowych, komputery, wyroby elektroniczne, sprzęt fotograficzny oraz usługi takie jak: taksówkowe, opieki medycznej świadczonej przez lekarzy, wymiany opon, badań technicznych pojazdów, prawnicze, fryzjerskie, kosmetyczne.
W przypadku ww. czynności choćby jednorazowa sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz rolnika ryczałtowego wymaga natychmiastowej instalacji kasy rejestrującej, bez możliwości stosowania zwolnienia podmiotowego.
Wobec powyższego, czy dobrowolne ufiskalnienie kasy rejestrującej przed osiągnięciem limitu 20.000 zł lub jej proporcji powoduje obowiązek rejestrowania na tej kasie sprzedaży od razu czy też pomimo zainstalowania i fiskalizacji kasy rejestrującej można poczekać z obowiązkiem ewidencji do osiągnięcia 20.000 zł sprzedaży albo poczekać kolejne dwa miesiące po osiągnięciu limitu 20.000 zł? Czy przeciwnie – sam fakt fiskalizacji zobowiązuje już do ewidencjonowania sprzedaży od dnia fiskalizacji?
Zgodnie z art. 111 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT: podatnicy, u których nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży
– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.
Z powyższej regulacji wynika, że istnieje możliwość instalacji kasy rejestrującej u podatników, u których nie powstał jeszcze obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz możliwość zwrotu 700 zł na zakup tej kasy.
Ponadto zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT: podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Dodatkowo zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2021, poz. 1625 t.j.): podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.
Z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że: podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia (…), po dokonaniu fiskalizacji. Regulacja ta jednoznacznie wskazuje na obowiązek prowadzenia ewidencji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych „po dokonaniu fiskalizacji”.
Nabycie kasy rejestrującej w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji, a następnie jej zainstalowanie, w tym dokonanie fiskalizacji skutkuje tym, że podatnik będzie miał obowiązek stosowania ww. przepisów ustawy VAT – art. 111 ust. 1 i rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Powyższy obowiązek jest niezależny od faktu, że próg zwolnienia podmiotowego u podatnika mógł jeszcze nie zostać przekroczony. Należy jednak zauważyć, że powyższa teza nie wynika wprost z treści § 3 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Niemniej jednak przywołane regulacje, w szczególności § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wskazują na konieczność ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Podsumowując, podatnik do osiągnięcia 20.000 zł sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie musi posiadać kasy rejestrującej i jej fiskalizować, ale po jej fiskalizacji musi już na niej ewidencjonować każdą sprzedaż, chyba, że sprzedaż ta jest zwolniona przedmiotowo na podstawie załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wskazane wyżej rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązuje do końca 2024 r.