Korekta faktury korygującej. W przypadku pomyłki, błędu na pierwotnym dokumencie sprzedaży, po zmianie podstawy opodatkowania, zwróceniu towarów lub opakowań, zwróceniu otrzymanej zaliczki – gdy nie doszło do transakcji wówczas takim okolicznościom powinno towarzyszyć wystawienie faktury korygującej. Powinno, gdyż nie zawsze taka faktura korygująca musi być wystawiona.
Kiedy nie trzeba wystawić faktury korygującej?
Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT: w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2) (uchylony),
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,
– podatnik wystawia fakturę korygującą.
Wystawienie faktury korygującej może mieć wyłącznie miejsce, gdy wcześniej została wystawiona faktura dokumentująca transakcję dostawy towarów lub świadczenia usług, co wynika ze zdania wstępnego ww. regulacji.
Brak wystawienia faktury pierwotnej po transakcji i wystąpienie okoliczności wskazanych w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT nie powoduje konieczności wystawienia faktury korygującej, zwanej inaczej korektą.
Nie wystawia się faktury korygującej, gdy sprzedaż została udokumentowana paragonem fiskalnym (bez NIP), jak również, gdy dla udokumentowania sprzedaży wystawiono wyłącznie dowód sprzedaży (wewnętrzny), który wystawia się dla udokumentowania zdarzeń nieudokumentowanych fakturą.
Wystawienie paragonu oraz niewystawienie faktury jest charakterystyczne dla transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w rozumieniu podatku VAT. Wówczas kwestie korygowania transakcji udokumentowanych paragonem reguluje § 3 ust. 2-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2021, poz. 1625 t.j.).
Natomiast wystawienie dowodu sprzedaży, czyli dowodu wewnętrznego zamiast faktury występuje najczęściej wówczas, gdy nabywca nie żąda wystawienia faktury i równocześnie transakcja jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą tej kasy.
Nie ma szczególnych regulacji dotyczących korygowania dowodów wewnętrznych nawet w rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. 2019, poz. 1988).
Należy pamiętać, że w sytuacji wystawienia faktury i zaistnienia zdarzeń wskazanych w cytowanym wyżej art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, to na podatniku, czyli sprzedawcy spoczywa bezwzględny obowiązek skorygowania błędnego dokumentu. Sprzedawca nie może odmówić wystawienia faktury korygującej, albo zobowiązać do tego nabywcę.
Przyczyną tego jest jednoznaczna treść końcowej części art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, gdzie wskazano „podatnik wystawia fakturę korygującą”. „Wystawia” oznacza, że podatnik ma taki obowiązek. Nie ma bowiem możliwości odstąpienia od jej wystawienia szczególnie wówczas, gdy nabywca nie jest uprawniony do wystawienia faktury zwanej notą korygującą, np. gdy korekta dotyczy wartości transakcji. W sytuacji, gdyby ustawodawca dopuszczał możliwość wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej, a nie wskazywał na taką konieczność treść regulacji byłaby zbliżona do treści art. 106k ust. 1 ustawy o VAT wskazującego na możliwość (ale nie obowiązek) wystawienia przez nabywcę noty korygującej. Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT: nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Przypomnienia wymaga również art. 62 § 1 ustawy Kodeks karny skarbowy (Dz.U. 2024, poz. 628 t.j.): kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Warto zauważyć, że faktura korygująca jest również fakturą do której stosuje się ww. regulację.
Niestety nawet organy podatkowe mają problem z jednoznacznym określeniem obowiązków sprzedawcy i nabywcy, gdy nastąpiła pomyłka lub błąd w treści faktury. „Korygowanie faktury notą korygującą – zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy – należy zatem do obowiązków nabywcy, a nie do obowiązków wystawcy faktury (tu. Państwo).” – zdanie z uzasadnienia interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 czerwca 2024 r. nr 0114-KDIP1-1.4012.245.2024.2.MŻ.
Powyższe zdanie jest ewidentnie fałszywe, bowiem nabywca nie ma żadnych „obowiązków” dotyczących korygowania faktury. Może to zrobić, ale żadna siła nie może go do tego nakłonić chyba, że sam będzie chciał wystawić notę.
Wracając jednak do korekty faktury korygującej. Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca i do jakiego dokumentu powinna się odnosić?
Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT: faktura korygująca powinna zawierać:
1) (uchylony);
2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5, tj:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4) (uchylony);
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Faktura korygująca powinna zawierać wszystkie niezbędne dane, na podstawie których można zidentyfikować fakturę pierwotną w szczególności: datę wystawienia, kolejny numer, dane sprzedawcy i nabywcy z ich nipami (o ile występują i są konieczne). Natomiast ewentualna kolejna faktura korygująca korygująca pierwotnie wystawioną fakturę lub fakturę korygującą powinna odnosić się do danych z faktury pierwotnej, jednak z uwzględnieniem zmian wprowadzonych przez wszystkie uprzednio wystawione korekty i oczywiście najlepiej podając dane sprzed korekty i po korekcie.
Potwierdza to przywołana już wcześniej interpretacja indywidualna z dnia 24 czerwca 2024 r., tym razem jednak właściwie wskazująca, że: „Dodatkowo, zauważyć należy, że korekty wystawiamy tylko do faktury pierwotnej (tej, która dokumentowała zawarcie transakcji gospodarczej) – nie wystawiamy korekt do innych faktur korygujących. Zatem, w sytuacji jeśli zaistnieje konieczność ponownego poprawienia faktury, do której wystawiono już fakturę korygującą, to kolejny dokument poprawiający błędy musi odnosić się do danych z faktury pierwotnej, ale z uwzględnieniem zmian wprowadzonych przez wszystkie uprzednio wystawione korekty.”.