Odebranie uprawnień do korzystania z KSeF. Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. Jeżeli nie zmienią się przepisy, to od tej daty stanie się obowiązkowy dla prawie wszystkich podatników.
Projekt (z dnia 5 listopada 2024 r.) ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniający ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw zaproponowany przez Ministerstwo Finansów wskazuje co prawda dwie daty stosowania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla „dużych” podatników, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2025 r. przekroczyła kwotę 200 mln złotych – od 1 lutego 2026 r. oraz dla pozostałych podatników (czynnych i zwolnionych) od 1 kwietnia 2026 r.
Jednakże wobec uchylenia od 1 lutego 2026 r. ust. 2 art. 106na ustawy o VAT, z którego treści obecnie wynika, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury, każdy podatnik również „mały” będzie miał obowiązek odbierania faktur z KSeF od tej daty. Skoro „duzi” podatnicy to również podmioty sprzedające tzw. media: energię elektryczną, gaz, usługi telekomunikacyjne, wodę itp., którzy od 1 lutego 2026 r. będą zobligowani do korzystania z KSeF, to faktury dotyczące nabyć tego rodzaju towarów i usług „mali” podatnicy będą zapewne otrzymywać poprzez KSeF. Będzie tak nawet wówczas, gdy „mali” podatnicy będą obowiązani stosować KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r.
Takie ukształtowanie treści regulacji (chyba, że na etapie legislacyjnym ustawodawca dostrzeże problem ze stosowaniem KSeF dla „małych” podatników od 1 lutego 2026 r.) spowoduje, że już za niecały rok większość podatników będzie musiała obowiązkowo stosować KSeF.
Jednym z ważnych elementów funkcjonowania KSeF będzie nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF osobom, które w danej jednostce będą miały najszerszy zakres uprawnień. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz inne podmioty niż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą dysponujące kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP będą miały bezpośredni dostęp do KSeF bez konieczności składania zawiadomienia ZAW-FA.
Pozostałe podmioty będą nadawać lub odbierać uprawnienie do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur pierwszej osobie w danej jednostce wyłącznie poprzez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (zawiadomienie ZAW-FA) – § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021, poz. 2481).
W zawiadomieniu ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę uprawnioną do korzystania z KSeF. Kolejne osoby są już zgłaszane drogą elektroniczną przez pierwszą osobę, której nadano uprawnienia do nadawania dalszych uprawnień. Zgodnie bowiem z § 4 ust. 1a ww. rozporządzenia: w przypadku, o którym mowa w ust. 1, do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być uprawniona jedna osoba fizyczna.
Wobec nadania uprawnienia do korzystania z KSeF wyłącznie jednej osobie, która będzie mogła nadawać uprawnienia kolejnym osobom lub podmiotom, które również będą mogły nadawać uprawnienia z tego samego poziomu co pierwsza wskazana osoba oraz ta pierwsza osoba (oraz osoby lub podmioty przez nią wskazane) będzie mogła nadawać uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych pojawia się pytanie, czy w przypadku utraty (odebrania) uprawnień tej pierwszej osobie pozostałe podmioty i osoby uprawnione przez tą pierwszą osobę tracą swoje uprawnienia, czy też w dalszym ciągu będą mogły korzystać ze swoich uprawnień.
Odebranie uprawnienia pierwszej osobie, której nadano uprawnienie do nadawania uprawnień nie powoduje dezaktualizacji uprawnień nadanych osobom lub podmiotom przez pierwszą osobę. Oznacza to, że odebranie uprawnienia pierwszej osobie, której nadano najszerszy zakres uprawnień nie powoduje, że osoby lub podmioty przez nią wskazane również tracą swoje uprawnienia.
Obecnie żaden przepis rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF nie reguluje takiej sytuacji. Niemniej jednak gdyby odebranie uprawnień pierwszej osobie skutkowało odebraniem posiadanych uprawnień przez pozostałe osoby w danym podmiocie powodowałoby to istotne problemy organizacyjne skutkujące czasem wielodniowym paraliżem firmy oraz brakiem możliwości korzystania przez dany podmiot z KSeF. Skutkiem tego (czyli skutkiem potencjalnych unieważnień pozostałych uprawnień) byłoby to, że pierwsza osoba wyznaczona jako uprawniona do nadawania dalszych uprawnień stawałaby się dożywotnio nieusuwalna z danego podmiotu, bo jej usunięcie skutkowałoby odebraniem uprawnień wszystkim pozostałym osobom i podmiotom posiadającym uprawnienia.
W okresie pomiędzy odebraniem uprawnień jednej osobie i nadaniem uprawnień kolejnej osobie nie byłoby możliwości wystawiania faktur, odbioru faktur, terminowego opłacania zobowiązań wynikających z oczekujących w KSeF faktur zakupu, a w kolejności złożenia JPK_V7, jak i deklaracji, które mogłyby zawierać faktury, których nie można by wystawić.
Pośrednio na to pytanie odpowiada Ministerstwo Finansów na stronie Pytania i odpowiedzi KSeF wskazując: „Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.
Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.
W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.
W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.”.
Należy zauważyć, że w przypadku odebrania uprawnień i nadania uprawnień nowej osobie czas niezbędny na odebranie uprawnień i wprowadzenie nowej osoby fizycznej oraz weryfikację jej danych do korzystania z KSeF mógłby się wydłużyć.
Podsumowując, w obecnym stanie prawnym odebranie uprawnień określonej osobie fizycznej nie powoduje, że nadane przez nią uprawnienia innym osobom lub podmiotom przestaną być aktualne.