Zwrot ulgi na zakup kasy rejestrującej

Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz rolników ryczałtowych, którzy dotychczas nie używali kas rejestrujących mają prawo do odliczenia od podatku należnego wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących (lub zwrotu tej kwoty), w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Warunkiem odliczenia lub zwrotu z urzędu skarbowego kwoty 700 zł jest to, aby zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT: podatnicy, u których:

1)        powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a,

2)        nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Procentowe określenie maksymalnej kwoty zwrotu miało i ma – niestety – jedynie charakter propagandowy. Przyczyną tego jest wysoka cena urządzeń rejestrujących, których wartość zaczyna się znacznie powyżej 1.000 zł.

Należy pamiętać, że od 2024 r. w sprzedaży dostępne są wyłącznie kasy online, w tym kasy mające postać oprogramowania i wyłącznie nabycie takich kas uprawnia podatników do ubiegania się o odliczenie albo zwrot kwoty 700 zł z urzędu skarbowego.

Uzyskanie ww. kwoty 700 zł z urzędu skarbowego na zakup kasy rejestrującej w niektórych sytuacjach może się wiązać z koniecznością jej zwrotu do tego urzędu.

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT: podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, a także w innych przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 2.

Dodatkowe regulacje określające konieczność zwrotu kwoty 700 zł na zakup kas rejestrujących wydane na podstawie art. 111 ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT zostały unormowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz.U. 2019, poz. 820).

Zgodnie z § 5 tego rozporządzenia:

1. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup, w przypadkach gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1)        trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy;

2)        naruszą obowiązki, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy.

2. Zwrot odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup w przypadkach:

1)        niepoddania w obowiązujących terminach kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis,

2)        wymienionych w ust. 1

– odnosi się tylko do tych kas, których te przypadki dotyczyły.

Jak wynika z powyższych przepisów zwrot kwoty 700 zł następuje jedynie wówczas, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży wystąpiły okoliczności wymienione przez ustawodawcę skutkujące obowiązkiem zwrotu ww. kwoty. Oznacza to, że jeżeli określone zdarzenia nastąpią po upływie owych 3 lat, to wówczas nie wystąpi obowiązek zwrotu tej kwoty. Choć ww. kwota nie będzie musiała być zwrócona przez podatnika mogą być zastosowane inne kary pieniężne w przypadkach normatywnie określonych.

Prześledźmy przypadki, w których podatnicy są obowiązani do zwrotu kwoty 700 zł.

Pierwszą przesłanką zwrotu ww. kwoty jest zakończenie działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika (zarówno osoby prawnej, osoby fizycznej, jak i jednostki niemającej osobowości prawnej), której uzewnętrznieniem najczęściej jest złożenie jest druku VAT-Z. Możliwe jest również uznanie, że podatnik zakończył działalność gospodarczą w związku z okolicznościami wskazanymi w art. 96 ust. 9 ustawy o VAT, m.in.:  orzeczenie zakazu prowadzenia działalności gospodarczej, dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okazały się niezgodne z prawdą, podatnik albo jego pełnomocnik nie stawiali się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, czy też mimo podjętych udokumentowanych prób urząd skarbowy nie miał możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem.

Nie stanowi zakończenia działalności gospodarczej sprzedaż przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w sytuacji, gdy przedmiotem sprzedaży jest m.in. kasa rejestrująca. Ewentualne zwroty kwot na zakup kas rejestrujących będą realizowane przez nabywcę przedsiębiorstwa traktowanego na gruncie przepisów VAT i Ordynacji podatkowej jako następcę prawnego podatnika-zbywcy – interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Pismo z dnia 13 maja 2019 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.100.2019.2.MN.

Drugą przesłanką jest nie poddanie kasy rejestrującej w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2021, poz. 1625 t.j.) obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis. Zasadniczo chodzi o to, aby w ciągu dwóch lat od momentu fiskalizacji kasy, albo od momentu dokonania przeglądu technicznego nastąpił kolejny przegląd techniczny kasy rejestrującej. Wskazany termin wynika z § 54 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zgodnie z którym: obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. W ramach tych dwóch lat podatnik musi zapewnić przeprowadzenie przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas przeglądu technicznego kasy.

Od maja 2019 r. nie jest już tak, że wystarczy w ciągu dwóch lat zgłosić kasę rejestrującą do przeglądu. Obecnie w tym terminie  lat należy fizycznie dokonać tego przeglądu. Stąd podatnik powinien przed upływem 2 lat przypomnieć serwisantowi o konieczności przeglądu technicznego, choć to serwisant powinien pamiętać o tym terminie.

Należy jednak zauważyć, że odmienne terminy przeglądu dotyczą kas w taksówkach osobowych. W przypadku kas przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy – § 54 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Kolejna przesłanka zwrotu kwoty 700 zł wynika z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. Zgodnie z jego treścią: podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup, w przypadkach gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy.

Co oznacza termin: „trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy”? Termin ten odnosi się do ostatecznego i definitywnego zakończenia prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W jego zakres wchodzi z pewnością zakończenie działalności gospodarczej. W niektórych szczególnych sytuacjach również zawieszenie działalności gospodarczej może być uważane jako trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy.

Należy przypomnieć, że do 30 kwietnia 2019 r. treść art. 111 ust. 6 ustawy o VAT była następująca: podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1 i 2.

Natomiast od 1 maja 2019 r. treść ww. regulacji jest następująca: podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, a także w innych przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 2.

Przyczyną zmiany treści ww. przepisu była jego niejednoznaczność. Wskazywało na to samo Ministerstwo Finansów, które w uzasadnieniu do projektu sejmowego ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (projekt z dnia 26 kwietnia 2018 r., druk sejmowy 2503). Wskazano tam: „Dokonano zmiany (w art. 111 ust. 6 ustawy VAT) warunków, na jakich podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonej (zwróconej) kwoty z tytułu zakupu kasy. Zgodnie z proponowaną zmianą zwrotu należy dokonać w przypadku zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej lub braku wykonanego w obowiązujących terminach obowiązkowego przeglądu technicznego kas przez właściwy serwis, a nie jak było dotychczas w przypadku „zaprzestania używania kasy” lub „niedokonania zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego”. Zmiana w tym zakresie ma charakter doprecyzowujący, ponieważ zapis w dotychczasowym brzmieniu budził wiele wątpliwości interpretacyjnych.”.

Natomiast wskazanie w ostatniej części art. 111 ust. 6 ustawy o VAT w brzmieniu obecnie obowiązującym, że podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących (…) także w innych przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 2 może odnosić się jedynie do innych przypadków niż te, które ustawodawca wymienił w treści art. 111 ust. 6. Stąd też uważam, szczególnie w kontekście wyjaśnień Ministerstwa Finansów zawartych w treści uzasadnienia w odniesieniu do zmiany dokonanej w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, że przesłanka zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej unormowana w § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrot tych kwot przez podatnika dotycząca „trwałego zaprzestania prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy” nie jest „innym przypadkiem” niż ten, który został zawarty w treści ust. 6 art. 111 ustawy o VAT.

Dlatego też uważam, że Minister Finansów formułując treść § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrot tych kwot przez podatnika wykroczył poza ustawowy zakres delegacji ustawowej. W mojej ocenie zakres normatywny tych regulacji pokrywa się, a nawet treść § 5 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia ma szerszy zakres niż ten wskazany w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, który dotyczy jedynie zakończenia działalności gospodarczej.

„Inny przypadek”, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT mógłby dotyczyć np. braku wpisów do książki kasy, braku naniesienia numeru ewidencyjnego na obudowę kasy rejestrującej, czy też np. braku aktualizacji w kasie rejestrującej miejsca rzeczywistej sprzedaży, gdy miejsce to zostało zmienione. Nie może dotyczyć, w mojej ocenie, „zaprzestania używania kasy” np. poprzez zawieszenie działalności gospodarczej, gdyż ten przypadek został wykreślony z treści art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, czego jednoznacznym potwierdzeniem jest ww. uzasadnienie z dnia 26 kwietnia 2018 r. do projektu ww. ustawy, a także porównanie treści tej regulacji obowiązującej do końca kwietnia 2019 r. i od maja 2019 r.

Gdyby jednak przyjąć, że przypadek wynikający z § 5 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia tj. „trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy” był uważany za „inny przypadek”, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, to i tak najczęściej zwrot kwoty 700 zł nastąpi dopiero po zakończeniu przez podatnika działalności gospodarczej.

Omówmy kilka przykładów.

Przykład 1

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą używający kasy rejestrującej od sierpnia 2021 roku w maju 2023 r. zawiesił działalność gospodarczą, którą ostatecznie zlikwidował w czerwcu 2024 r.

W tym przypadku ponieważ nie minęły 3 lata od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik będzie obowiązany do zwrotu 700 zł, którą otrzymał w 2021 r. w związku z terminowym rozpoczęciem ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Na marginesie warto podkreślić, że podatnicy, którzy nie otrzymali kwoty 700 zł na zakup kasy rejestrującej z urzędu skarbowego nie mają obowiązku jej zwracać nawet gdyby działalność gospodarczą zakończyli po miesiącu od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Przykład 2

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą używający kasy rejestrującej od sierpnia 2021 roku w maju 2023 r. zawiesił działalność gospodarczą, którą ostatecznie zlikwidował w grudniu 2024 r. Podatnik pomiędzy majem 2023 r. a grudniem 2024 r. nie dokonywał żadnej sprzedaży.

W tej sytuacji skoro podatnik zawiesił działalność gospodarczą przed upływem trzyletniego okresu, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia będzie miał obowiązek zwrotu kwoty 700 zł do urzędu skarbowego.

Należy jednak zauważyć, że nie jest to wcale takie oczywiste. Otóż podstawą prawną takiego zwrotu nie może być art. 111 ust. 6 ustawy o VAT bowiem podatnik zakończył działalność gospodarczą w terminie późniejszym niż 3 lata od dnia od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży. Natomiast gdyby uznać, że treść § 5 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia stanowiła przekroczenie zakresu ustawowego (na co wskazywałem wyżej) przepis ten nie mógłby być podstawą do zwrotu 700 zł.

Można się spotkać z twierdzeniem, że sytuację taką rozpatrywał już Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 25 lipca 2017 r. sygn. akt I FSK 2112/15 orzekając na korzyść organów podatkowych. Należy jednak wskazać, że wyrok ten był wydany na gruncie starych przepisów dotyczących „zaprzestania używania kasy”, które zostały uchylone od dnia 1 maja 2019 r.

Przykład 3

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą używający kasy rejestrującej od sierpnia 2021 roku w maju 2023 r. zawiesił działalność gospodarczą, którą odwiesił w sierpniu 2024 r. prowadząc do końca 2024 r. działalność gospodarczą, a ostatecznie zlikwidował tę działalność z końcem 2024 r.

W tej sytuacji podatnik nie musi zwracać kwoty 700 zł do urzędu skarbowego. Okres prowadzenia działalności przekroczył 3 lata w ramach których dokonywał sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Nie może mieć tu zastosowania ani art. 111 ust. 6 ustawy o VAT (od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży do zakończenia działalności gospodarczą upłynęło ponad 3 lata). Nie można też zastosować § 5 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia (przepis ten wskazuje na trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej), gdyż okres prowadzenia był dłuższy niż trzy lata, a „trwałe zaprzestanie” nastąpiło dopiero z momentem zakończenia działalności, ale już po tym 3 letnim okresie od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Interesujące, że na stronie internetowej www.biznes.gov.pl prowadzonej przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii dokonywane są ewidentne przekłamania, jak sądzę, celowo wprowadzające w błąd podatników. Cytuję:

„Pamiętaj! Jeśli przed zamknięciem działalności twoja firma była zawieszona, czas zawieszenia nie jest wliczany do okresu wymaganych 3 lat.

Przykład

Firmę założyłeś w sierpniu 2015 roku i dostałeś wtedy ulgę na zakup kasy. W sierpniu 2016 roku zawiesiłeś działalność na 2 lata (czyli do lipca 2018 roku) i następnie wznowiłeś ją do końca 2018 roku. Z dniem 1 stycznia 2019 roku postanowiłeś zlikwidować firmę. Czas faktycznego prowadzenia działalności (okres zawieszenia nie jest wliczony) wynosi mniej niż 3 lata, więc jesteś zobowiązany do zwrotu otrzymanej ulgi.”.

Mogłoby się wydawać, ze skoro daty wskazane w tym tekście pochodzą sprzed 1 maja 2019 r. (daty zmiany treści art. 111 ust. 6 ustawy o VAT), to przykład ten nie dotyczy obecnego stanu prawnego. Jeżeli tak, to w jaki celu znajduje się na aktualnej stronie rządowej. Ponadto termin opublikowania tego tekstu, to 30 czerwca 2021 r., a jego aktualizacja (a więc i sprawdzenie merytorycznej poprawności) nastąpiła w dniu 8 marca 2024 r. A więc tekst jest aktualny i zweryfikowany. Tym niemniej podaje kłamliwe informacje, celowo (skoro sprawdzono w marcu 2024 r. i zweryfikowano jego poprawność merytoryczną) wprowadzając przedsiębiorców w błąd. Jasno należy wskazać, że termin zawieszenia działalności gospodarczej, co do zasady, jest wliczany do 3 letniego okresu prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na marginesie, na tej samej stronie internetowej www.biznes.gov.pl znajduje odniesienie do nieaktualnego załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (załącznik ten został zmieniony od dnia 25 kwietnia 2020 r.) zawierającego nieaktualną informację o zasadach ewidencji oraz nieaktualne oświadczenie osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji!

Przykład 4

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą używający kasy rejestrującej od sierpnia 2021 roku w maju 2023 r. zawiesił działalność gospodarczą. Zawieszenie działalności gospodarczej kontynuował przez następne 10 lat (przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony).

Wydaje się, że w tym przypadku urząd skarbowy, gdy będzie zbliżał się termin przedawnienia zobowiązania podatkowego za 2024 r. (czyli rok, w którym upływał 3 letni okres ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej) może stwierdzić, powołując się na § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, że podatnik jest obowiązany do zwrotu 700 zł w związku z faktem trwałego zawieszenia działalności gospodarczej, a w konsekwencji trwałego zaprzestania prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy. W tym przypadku można by powoływać się na przekroczenie delegacji ustawowej i niezgodność ww. § 5 ust. 1 pkt 1 z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.

Następne przypadki, w jakich podatnik jest zobowiązany do zwrotu kwoty 700 zł wydanej na zakup kasy rejestrującej zostały unormowane w § 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. Dotyczą one naruszenia przez podatnika obowiązków, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy o VAT. Oczywiście naruszenie to musi nastąpić w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 12 ustawy o VAT: podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Regulacja ta dotyczy wyłącznie kas online które muszą komunikować się przez sieć internet z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).

Podatnicy posiadający inne kasy niż kasy online, tj. kasy z elektronicznym zapisem kopii lub kasy z papierowym zapisem kopii nie muszą zapewniać połączenia kasy z CRK. Na marginesie ostatnie kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii mogły być fiskalizowanie w 2019 roku, stąd 3 leni okres do ewentualnego zwrotu kwoty 700 zł już minął.

Połączenie pomiędzy kasą a CRK musi być zapewnione przez podatnika, co oznacza, że na podatniku spoczywa obowiązek opłacenia internetu i zorganizowania połączenia kasy online z internetem poprzez zamontowanie stałego łącza lub routera. Brak działań organizacyjnych ze strony podatnika w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczących przesyłania danych z kasy do CRK będzie uważane za uniemożliwienie połączenia przesyłania danych między kasą rejestrującą a CRK i może skutkować koniecznością zwrotu 700 zł wydanej na zakup kasy rejestrującej.

Natomiast naruszenie obowiązków wskazanych w art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT dotyczy sytuacji, gdy brak internetu u podatnika było wynikiem zawinionego działania ze strony podatnika („gdy z przyczyn niezależnych…”) lub też podatnik nie miał wpływu na „trwały” brak internetu jednak nie zawiadomił o tym naczelnika urzędu skarbowego, bądź też zawiadomił o tym naczelnika urzędu skarbowego, ale nie zapewnił połącznia kasy w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Zgodnie z art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT: W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3:

1)        czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;

2)        trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Do zwrotu kwoty 700 zł za czasowy brak połączenia kasy z CRK podatnik może być zobowiązany jedynie, gdy z przyczyn zależnych (czyli leżących po stronie podatnika) od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia z CRK.

Natomiast zwrot 700 zł w przypadku, gdy następuje trwały brak połączenia kasy online z CRK może nastąpić gdy:

• z przyczyn zależnych od podatnika (czyli leżących po jego stronie) nie jest możliwe zapewnienie połączenia z CRK,
• podatnik nie wystąpił z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego w celu uzyskania zgody na zapewnienie połączenie kasy z CRK w ustalonych odstępach czasowych,
• podatnik nie uzyskał zgody naczelnika urzędu skarbowego na zapewnienie połączenie kasy z CRK w ustalonych odstępach czasowych pomimo wystąpienia z ww. wnioskiem,
• pomimo wystąpienia z wnioskiem i uzyskania zgody naczelnika urzędu skarbowego na zapewnienie połączenie kasy z CRK w ustalonych odstępach czasowych podatnik nie zapewnił połączenia i nie przesyłał danych z kasy rejestrującej.

Należy zauważyć, że w przypadku trwałego braku połączenia kasy rejestrującej z CRK wystąpienie o zgodę naczelnika urzędu skarbowego w celu zapewnienia połączenia kasy w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych ma charakter obligatoryjny i wynika z § 21 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zgodnie z którym: w przypadku, o którym mowa w art. 111 ust. 3ab pkt 2 ustawy, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Kwestia trwałości braku połączenia kasy online z CRK nie została przez ustawodawcę unormowana. Pojęcie „trwale” było już omawiane przy okazji „zaprzestania prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy” i zasadniczo odnosi się ostatecznego i definitywnego przerwania połączenia. Jednak biorąc pod uwagę, że pojęcie to zastosowane w art. 111 ust. 3ab pkt 2 ustawy o VAT nie było przedmiotem interpretacji orzeczeń sądowych należy dla celów ostrożnościowych interpretować je odmiennie.

Zgodnie ze internetowym Słownikiem Języka Polskiego PWN trwały to: długo trwający, istniejący przez dłuższy czas lub nieulegający szybkim zmianom. Oczywiście kwestia „dłuższego czasu” też może być różnie oceniana. Stąd też będąc przezornym należy uznawać, że brak internetu przez okres dłuższy niż pełen miesiąc kalendarzowy powinien być uważany za trwały brak połączenia, co powinno skutkować wystąpieniem przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem, o którym mowa w § 21 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Powyżej opisane przypadki są jedynymi, w których urząd skarbowy może żądać od podatnika zwrotu kwoty 700 zł wydanej na zakup kasy rejestrującej.

Należy przypomnieć, że zwrot odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup w ww. przypadkach odnosi się tylko do tych kas, których te przypadki dotyczyły. Oznacza to, że wobec innych kas rejestrujących będących własnością podatnika nie jest możliwe równoczesne żądanie zwrotu kwoty 700 zł jeżeli warunki do zwrotu tej kwoty wobec tych pozostałych kas nie zostały spełnione.

Więcej na temat kas rejestrujących: Kasy rejestrujące – szkolenie 10.07.2027 r.