Duplikat faktury w okresie KSeF

Duplikat (łac. duplicare — podwajać) — drugi egzemplarz obiektu, identyczny z pierwszym. W odróżnieniu od kopii, duplikat nie jest utworzony na wzór oryginału, ale pochodzi z tego samego źródła, co pierwszy egzemplarz. Powyższa definicja pochodzi ze strony: https://pl.wikipedia.org. Wielki Słownik Języka Polskiego definiuje duplikat jako drugi egzemplarz dokumentu, wytworzony w ten sam sposób i mający taką sama moc urzędową, jak oryginalny.

Duplikat może dotyczyć dokumentu księgowego w szczególności faktury. Regulacje prawne dotyczące duplikatów faktur w okresie obowiązkowego KSeF mogą wydawać się zbędne. Jednak ustawodawca postanowił je pozostawić w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. W 2021 r. Ministerstwo Finansów miało pomysł likwidacji duplikatów faktur, jednak nie został on wprowadzony w życie.

W obecnym stanie prawnym (czerwiec 2026 r.) wystawianie duplikatów faktur reguluje art. 106l ustawy o VAT, który został istotnie zmodyfikowany od lutego 2026 r. w związku z wprowadzeniem KSeF w życie.

Zgodnie z treścią art. 106l ust. 1 ustawy o VAT: W przypadku gdy udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ustrukturyzowana lub faktura, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, oznaczając ją kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.

Powyższa regulacja odnosi się wyłącznie do wystawiania duplikatów faktur do faktur ustrukturyzowanych (przesłanych do KSeF w dniu ich wystawienia) oraz faktur elektronicznych wystawionych zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT (faktury wystawione w trybie offline24, wystawione w trakcie awarii KSeF, oraz w trakcie niedostępności KSeF) również przesłanych do KSeF, których odbiorcami są podmioty wymienione w art. 106gb ust. 4 ww. ustawy, tj. podmioty, które co do zasady nie posiadają polskiego NIP (podmioty zagraniczne, rolnicy ryczałtowi, osoby „prywatne” – konsumenci) i które nie mają bezpośredniego dostępu do KSeF.

Ze zrozumiałych względów w katalogu podmiotów otrzymujących duplikat faktury na podstawie ww. regulacji nie zostali umieszczeni polscy podatnicy podatku VAT (czynni i zwolnieni) posiadający NIP. Tego typu podmioty są bowiem zobowiązane do odbierania faktur z KSeF od dnia 1 lutego 2026 r., w związku z uchyleniem od tej daty art. 106na ust. 2 ustawy o VAT. Skoro faktura wystawiona w KSeF jest przechowywana w KSeF przez okres 10 lat, to nabywca – podatnik VAT, w przypadku jej zgubienia lub zniszczenia, może ją pobrać z tego systemu przez ten czas bez konieczności występowania do sprzedawcy o udostepnienie/wystawienie duplikatu faktury.

Faktury przesłane do KSeF i udostępniane ponownie nabywcom muszą być dodatkowo oznaczone kodem QR, który umożliwia dostęp do tych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwia weryfikację danych zawartych na tych fakturach.

Regulacja powyższa w przeciwieństwie do przepisów obowiązujących do końca stycznia 2026 r. posługuje się pojęciem „udostępnia ponownie fakturę” , a nie takim jak brzmiało ono wcześniej: „wystawia ponownie fakturę”.

Jaka jest różnica pomiędzy udostępnieniem ponownie faktury, a wystawieniem ponownie faktury?

Faktura wystawiona ponownie oznacza, że wystawca faktury jest zobowiązany do ponownego wytworzenia, sporządzenia faktury w celu przekazania jej odbiorcy. Podstawą do jej odtworzenia będzie oczywiście pierwotna faktura. Wówczas jak wynika z art. 106l ust. 5 ustawy o VAT duplikat wystawionej faktury musi zawierać datę wystawionej ponownie w formie duplikatu faktury oraz – opcjonalnie – oznaczenie „DUPLIKAT”.

Duplikat faktury wystawiony ponownie występuje przede wszystkim wówczas, gdy wystawiona pierwotnie faktura w postaci papierowej ulegnie zniszczeniu lub zaginie. W takiej sytuacji wystawca faktury „wystawia” ponownie fakturę, i oznacza ją w sposób wskazany wyżej wynikający z art. 106l ust. 5 ustawy o VAT.

Drugim przypadkiem, gdy faktura jest „wystawiana ponownie” jest sytuacja, gdy podatnik, któremu wystawiona faktura w postaci elektronicznej (ale nie w KSeF) uległa zniszczeniu lub zaginęła, wystawi ją ponownie zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy. I w tym przypadku konieczne jest wystawienie faktury z dodatkowymi danymi, o których mowa w art. 106l ust. 5 ustawy o VAT.

Natomiast faktura udostępniona ponownie to faktura, która jest ponownie przesłana do odbiorcy w celu umożliwienia korzystania z niej. Faktura udostępniana ponownie, to wyłącznie faktura w postaci elektronicznej wystawiona pierwotnie w KSeF albo poza tym systemem. Wystawca takiej faktury nie wystawia jej ponownie (wyjątkiem jest przypadek opisany w powyższym akapicie), a jedynie udostępnia ją ponownie, co należy rozumieć jako ponowne przesłanie, dostarczenie tej samej faktury, bez konieczności jej ponownego wytworzenia. Dlatego też faktura udostępniona ponownie nie posiada ani daty wystawienia duplikatu, ani oznaczenia „DUPLIKAT”.

Szczególnym przypadkiem wystawiania duplikatów faktur jest sytuacja unormowana art. 106nda ust. 14 ustawy o VAT, zgodnie z którym: W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem jej do Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.

Faktura o której mowa w ww. przepisie to faktura, która została wystawiona w trybie offline24 i jeszcze nie została przesłana do KSeF. W przypadku, gdy faktura taka zostanie przesłana do nabywcy niekorzystającego z KSeF (nieposiadającego NIP) i przed jej przesłaniem do KSeF ulegnie zniszczeniu lub zaginie wówczas podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze. Wystawiony ponownie duplikat może zawierać datę wystawienia duplikatu oraz wyraz „DUPLIKAT”. Wystawca duplikatu takiej faktury nie musi jednak podawać na duplikacie faktury daty wystawienia duplikatu oraz oznaczenia „DUPLIKAT”. Tak więc mimo, że ustawodawca uznaje, że w takiej sytuacji podatnik wystawia fakturę ponownie nie istnieje konieczność podania na takim duplikacie daty wystawienia tego duplikatu.

Duplikat wystawiony na podstawie art. 106nda ust. 14 ustawy o VAT w myśl ust. 15 tej regulacji musi zawierać:

• kod QR, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 z oznaczeniem „OFFLINE” zamiast oznaczenia nr KSeF faktury (z uwagi na to, że nie została ona jeszcze przesłana do KSeF), oraz
• kod QR umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury z oznaczeniem „CERTYFIKAT”.

Należy dodać, że w świetle art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT, stanowiącym o fakturach wystawianych w trakcie niedostępności KSeF, duplikaty takich faktur nieprzesłanych jeszcze do KSeF wystawia się zgodnie z przepisami normującymi wystawianie duplikatów faktur wytworzonych w trybie offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT, opisanych wyżej.

W inny sposób ustawodawca unormował sytuację dotyczącą wystawiania duplikatów faktur w trakcie awarii KSeF, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106nf ust. 13 ustawy o VAT: W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

1)        na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, albo

2)        wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.

Jak wynika z punktu 1 ww. przepisu, gdy faktura wystawiona w tracie awarii KSeF nie zostanie przesłana jeszcze do KSeF i po przesłaniu do nabywcy (podmiotu posiadającego NIP, jak i nieposiadającego NIP) ulegnie ona zniszczeniu albo zaginie, podatnik udostępnia ponownie tę fakturę jeżeli udostępnienie to następuje przed jej przesłaniem do KSeF.

Gdyby faktura wystawiona w trakcie awarii KSeF przesłana do podmiotu, który nie posiada NIP uległa zniszczeniu albo zaginęła, to wówczas podatnik do wystawienia duplikatu faktury zastosuje przepis art. 106l ust. 1 ustawy o VAT. Natomiast w przypadku, gdy faktura wystawiona w trakcie awarii KSeF przesłana do podmiotu posiadającego NIP uległa zniszczeniu albo zaginęła, to wówczas podatnik nie będzie zobowiązany do wystawienia duplikatu faktury, gdyż nabywca posiadając dostęp do KSeF będzie miał możliwość pobrania tej faktury przez 10 lat licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Z kolei art. 106nf ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT dotyczy sytuacji, gdy faktura którą w trakcie awarii KSeF wystawił podatnik i nie została ona przesłana jeszcze do KSeF, jednak została przesłana do nabywcy i przed jej przesłaniem do KSeF ulegnie zniszczeniu albo zaginie po stronie wystawcy, to jej wystawca wystawi ponownie tę fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy. Wystawiona ponownie faktura może (ale nie musi) zawierać datę wystawienia duplikatu faktury i wyraz „DUPLIKAT”.

Należy zauważyć, że w świetle art. 106nf ust. 14 ustawy o VAT do duplikatów faktur wskazanych w ust. 13 stsouje się odpowiednio art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT. Ten ostatni przepis dotyczy oznaczania duplikatu faktury (przed przesłaniem do KSeF) wystawionego na podstawie art. 106nf ust. 13 ustawy o VAT:

• kodem QR, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 z oznaczeniem „OFFLINE” zamiast oznaczenia nr KSeF faktury (z uwagi na to, że duplikat faktury nie został jeszcze przesłany do KSeF), oraz
• kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści duplikatu tej faktury z oznaczeniem „CERTYFIKAT”.

Jak wynika z powyższego regulacje dotyczące wystawiania i udostępniania faktur w okresie obowiązkowego KSeF są dosyć skomplikowane i uzależnione od tego do kogo jest skierowany duplikat (podmiot z NIP, czy bez tego NIP), od tego jaka była pierwotna postać faktury (papierowa, czy elektroniczna) oraz do tego, czy czy duplikat został odebrany z KSeF, czy poza KSeF.

Dodatkowo zwrócić należy uwagę na przepisy przejściowe zawarte w art. 15 i art. 16 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ww. ustawy: do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepis art. 106l ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym. Z przepisu tego wynika, że wystawiona do końca stycznia 2026 r. nota korygująca, która zaginęła będzie wystawiona według przepisów obowiązujących do końca stycznia 2026 r. pomimo tego, że będzie wystawiana od dnia 1 lutego 2026 r. już pod rządami ustawy o KSeF.

Natomiast zgodnie z art. 16 ww. ustawy: w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane, wystawionych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, które uległy zniszczeniu albo zaginęły i są wystawiane ponownie, nie wystawia się faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że wystawione od lutego duplikaty faktur, które były  wystawione do końca stycznia 2026 r. i nie były wówczas wystawione (fakultatywnie) w KSeF są wystawione wyłącznie poza KSeF.

Nie została wprost uregulowana kwestia duplikatów faktur wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r., gdy podatnik w okresie od tego dnia do 31 marca 2026 r. nie wystawiał jeszcze faktur ustrukturyzowanych. Oczywiście do treści wystawianych duplikatów faktur należy zastosować art. 106l ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. Nie ma natomiast jednoznacznej regulacji wskazującej, że takie duplikaty faktur nie są przesyłane do KSeF. Mimo braku takiej normy uważam, że nie można przesyłać do KSeF duplikatu faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona po dniu 1 lutego 2026 r. jednak bez użycia KSeF (poza KSeF), a w chwili wystawienia duplikatu podatnik wystawia już wszystkie faktury w KSeF. Mam jednak świadomość, że sytuacja taka może powodować istotne problemy interpretacyjne szczególnie wówczas, gdy w momencie wystawiania duplikatu takiej faktury wszystkie faktury podatnik wystawia już w KSeF. Co więcej pomimo mojego stanowiska art. 13 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wskazuje raczej na odmienne postępowanie sugerując, że taka sytuacja powinna skutkować wystawieniem duplikatu w KSeF (pomimo, że pierwotny dokument nie został wystawiony w KSeF).