Kiedy przesłać do KSeF fakturę offline24? Od lutego 2026 r. obowiązują regulacje dotyczące obowiązkowego przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) faktur wystawianych na rzecz podatników oraz osób prawnych niebędących podatnikami. Wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) jest fakultatywne – można takie faktury wystawić w KSeF, jednak podatnik nie ma takiego obowiązku.
Zapowiedź Ministerstwa Finansów odroczenia kar pieniężnych (tzw. sankcji) za niewystawienie faktury w KSeF w 2027 r. będzie skłaniać niektóre podmioty, w szczególności niewielkie, do wystawiania faktur w tradycyjny sposób. Ostatecznie jednak wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury w KSeF, a niewątpliwym bodźcem będzie obecnie odraczana kara pieniężna. Ponadto w świetle ustawy o VAT podatnicy, niezależnie od przyszłych kar, powinni realizować obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025, poz. 1203) wprowadzono m.in. rozwiązanie ułatwiające wystawianie faktur, gdy podatnik z przyczyn organizacyjnych, technicznych lub innych nie może lub nie chce przesłać faktury do KSeF w tym samym dniu, w którym fakturę tę wystawiono.
Celowi temu służy tzw. tryb offline24 unormowany w art. 106nda ustawy o VAT. Jak wskazało Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu ww. ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r.: „Poprzez dodanie art. 106nda ustawy o VAT podatnikowi przyznaje się prawo wyboru, czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną na ogólnie obowiązujących zasadach przy użyciu KSeF, czyli w tzw. trybie online, czy decyduje się na nowo regulowany tryb offline24.”
Ponadto Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że: „Jednak w sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę w tzw. trybie offline24 ma obowiązek niezwłocznego przesłania tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur – nie później niż w następnym dniu po dniu jej wystawienia – w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF oraz w celu przekazania tej faktury nabywcy (w przypadku, gdy nabywcą jest podatnik krajowy lub inny podmiot krajowy posługujący się NIP na potrzeby czynności dokumentowanej tą fakturą).”.
Rzeczywiście zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT: w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Norma ta wskazuje na konieczność przesłania faktury do KSeF następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. Zarówno sama treść regulacji (art. 106nda ust. 2), jak i treść uzasadnienia do projektu ustawy powinna zakończyć ewentualną dyskusję na temat możliwości przesłania tej faktury do KSeF w terminie późniejszym. Zaburza tę strukturę art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT, w myśl którego: za fakturę, o której mowa w ust. 1, uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze. Przepisy ust. 4, ust. 6 pkt 1, ust. 8-10, 12 i 13 stosuje się odpowiednio.
Przepis ten uznaje za fakturę wystawioną w trybie offline24 także fakturę, której data przesłania jest późniejsza niż następny dzień roboczy po dniu jej wystawienia.
W tym samym uzasadnieniu do projektu ustawy wyjaśniono konsekwencje dodania tej regulacji: „W takim przypadku uznaję się, że datą wystawienia faktury jest data wskazana na fakturze, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Zmiana statusu faktury na offline24 następuje jedynie w systemie. Oznacza to korzystne i postulowane przez przedsiębiorców rozwiązanie, zgodnie z którym data wystawienia faktury będzie zawsze zgodna z datą wskazaną w treści faktury.”.
Oznaczałoby to, że celem dodania ust. 16 w art. 106nda ustawy o VAT była potrzeba wyjaśnienia, poprzez odpowiednie stosowanie ust. 10, że faktura przesłana później niż następny dzień roboczy po dniu wystawienia również będzie uważana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia nie będzie, w świetle art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, dzień jej przesłania do KSeF, lecz data wystawienia jej przez podatnika w systemach informatycznych – data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ww. ustawy.
Wobec braku ust. 16 i przesłaniu faktury później niż następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia datą wystawienia faktury powinna być data wynikająca z art. 106na ust. 1 ww. ustawy, tj. dzień jej przesłania do KSeF. Tezę tę można wyinterpretować z wyjaśnień Ministerstwa Finansów z ww. uzasadnienia do projektu ustawy.
Niestety taki sposób wyjaśnienia przyczyn dla których wprowadzono tę regulację nie jest oczywisty. Dodatkowo można go interpretować całkowicie odmiennie od tego sposobu wykładni zaprezentowanego w ww. uzasadnieniu do projektu ustawy.
Otóż można art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT interpretować jako lex specialis wobec ust. 2 tego artykułu w zakresie terminu przesłania faktury do KSeF. Dopuszczalna wydaje się wykładnia – wbrew twierdzeniom Ministerstwa – że ustawodawca zakłada możliwość przesłania faktury w trybie offline24 później niż w terminie określonym w ust. 2 i równocześnie takie zachowanie podatnika należy uznać za całkowicie dopuszczalne i prawidłowe. Oczywiście przesłanie faktury do KSeF z opóźnieniem powinno mieć swoje czasowe ograniczenia. I wydaje się, że takim granicznym terminem powinien być upływ terminu do złożenia JPK_V7 za dany miesiąc, nie później jednak niż dzień przesłania tej ewidencji.
Taki sposób interpretacji powodowałby, że nałożenie kary pieniężnej na podatnika na podstawie art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT w trybie offline24 (art. 106nda ust. 1) byłoby znacznie utrudnione, lecz nie niewykonalne. Gdyby było niewykonalne, to prowadziłoby to do wykładni redundantnej, w wyniku której referencja do art. 106nda ust. 1 w treści art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT byłaby uznana za zbędną. Tak jednak nie będzie, gdyż w omawianym przypadku granicznym terminem do przesłania faktury do KSeF – na co wskazałem wyżej – powinien być termin przesłania ewidencji za miesiąc powstania obowiązku podatkowego.
Z jednej strony istnieje wykładnia Ministerstwa Finansów wskazująca na potrzebę normatywnego uregulowania w art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT daty wystawienia faktury, gdy jest ona przesyłana do KSeF później niż następny dzień roboczy po dniu jej wystawienia.
Z drugiej strony można ten przepis interpretować jako umożliwienie podatnikowi prawidłowego i terminowego przesłania faktury w trybie offline24 do KSeF również później niż następny dzień roboczy po dniu jej wystawienia.
Obie koncepcje wydają się równoważne. Zwróćmy jednak uwagę na treść art. 106nf ustawy o VAT. Regulacja ta dotyczy wystawiania i udostępniania faktur w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku tych faktur podatnik z uwagi na awarię nie może jej przesłać do KSeF. Po zakończeniu awarii jest obowiązany do przesłania faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w systemie. Termin na przesłanie faktury po awarii to zasadniczo 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia – art. 106nf ust. 4. Za datę wystawienia w trakcie awarii faktury uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze – tj. datę o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
W art. 106nf odmiennie niż w art. 106nda brak jest regulacji wskazującej, że gdy podatnik nie przesłałby faktury we wskazanym terminie po zakończeniu awarii, to późniejsze dosłanie tej faktury do KSeF skutkuje uznaniem, że datą wystawienia faktury jest również data wskazana przez podatnika na tej fakturze.
Innymi słowy skoro argumentem za wprowadzeniem ust. 16 w art. 106nda była konieczność unormowania ustawowej daty wystawienia faktury, gdyby była ona przesłana do KSeF po terminie wskazanym w art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT (następny dzień roboczy po dacie jej wystawienia), to dlaczego w przypadku awarii regulowanej przepisem art. 106nf i określenia – zasadniczo – granicznego terminu na przesłanie faktury do KSeF po awarii (7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii – ust. 4) brak jest w art. 106nf analogicznej regulacji do art. 106nda ust. 16 wskazującej, że przesłana po awarii faktura po terminie określonym ust. 4 będzie również uznana za wystawioną z datą określoną art. 106e ust. 1 pkt 1 – data wystawienia faktury przez podatnika.
Brak takiego przepisu w art. 106nf ustawy o VAT oznaczałoby, że datą wystawienia faktury przesłanej do KSeF po awarii i po terminie owych 7 dni roboczych jest data, o której mowa w art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, tj. data przesłania tej faktury do KSeF. A jednak tak nie jest! Datą tą (datą wystawienia faktury), nawet gdy faktura zostaje przesłana do KSeF po terminie 7 dni, jest cały czas data wystawienia faktury przez podatnika.
Oznacza to, że skoro w art. 106nf ustawy o VAT nie ma konieczności regulowania daty wystawienia faktury, bo przyjmuje się (na podstawie ust. 9), że jest to data wskazana na fakturze, to równocześnie w art. 106nda ust. 16 nie było konieczności odwoływania się do ustępu 10, aby potwierdzić, że datą wystawienia faktury przesłanej po terminie wskazanym w ust. 2 jest także data wskazana na tej fakturze.
Uznając, że ustawodawca jest racjonalny należy przyąć, że jest inna przyczyna wprowadzenia w art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT niż ta, na którą wskazuje Ministerstwo Finansów. Skoro tak, to zapewne można przyjąć, że ust. 16 jest szczególną regulacją umożliwiającą podatnikowi wystawienie faktury później niż następny dzień roboczy po dniu jej wystawienia.
Jest to tym bardziej widoczne, gdy zna się praktykę działalności gospodarczej i często wynikającej z niej trudność przesłania faktury do KSeF następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. Takim przykładem może być awaria komputera u podatnika po wystawieniu faktury. W świetle art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT faktura ta powinna być przesłana do KSeF następnego dnia roboczego. Jednak podatnik mimo zgłoszenia awarii informatykowi nie jest w stanie następnego dnia naprawić komputera i wysłać faktury do KSeF. Usunięcie awarii może bowiem trwać kilka dni i zapis o konieczności przesłania takiej faktury do KSeF następnego dnia roboczego nierzadko nie jest możliwy do realizacji.
Dlatego też uważam, że przyczyna wprowadzenia tej regulacji jest odmienna od tej jaką podaje Ministerstwo Finansów. Gdyby uzasadnienie Ministerstwa Finansów miało być uznane za właściwe niezbędna byłaby analogiczna do ust. 16 regulacja zawarta w art. 106nf ustawy o VAT dotycząca awarii KSeF. Skoro jej brak, to w mojej ocenie art. 106nda ust. 16 ww. ustawy jest regulacją odraczającą podatnikowi termin przesłania faktury do KSeF, bez konieczności stosowania wobec niego kary pieniężnej wskazanej w art. 106ni ustawy o VAT.
