Zmiany w kasach rejestrujących w 2027.
Od 2027 r. podatników stosujących kasy rejestrujące czekają spore zmiany podatkowe. Wynikają one przede wszystkim ze zmian związanych z wprowadzeniem ostatniego etapu przejściowego KSeF, który wejdzie w życie od przyszłego roku.
Zgodnie z art. 145n ust. 1 ustawy o VAT: w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:
1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 (paragony z NIP).
W związku z likwidacją od 2027 r. paragonów z NIP uznawanych jako faktury VAT (ale nie samych paragonów z NIP!) oraz brakiem możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kasy rejestrującej wszystkie faktury dla przedsiębiorców od nowego roku będą musiały być wystawiane w KSeF.
W związku z likwidacją możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących Ministerstwo Finansów przygotowało obecnie dwa projekty rozporządzeń zmieniających rozporządzenia dotyczące tych kas. Pierwsze rozporządzenie to projekt z dnia 18 czerwca 2026 r. zmiany rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Drugie rozporządzenie to projekt z dnia 21 sierpnia 2026 r. zmiany rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
W niniejszym tekście zajmę się omówieniem pierwszego z ww. projektów rozporządzeń.
Projekt zmian w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących
W duża część przepisów rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących odnosi się bezpośrednio do wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz ich ewidencjonowania za pomocą tych kas.
Wobec powyższego w całym rozporządzeniu zmienia się przepisy które odnosiły się do wystawiania faktur oraz faktur anulowanych. Dotyczy to § 2 pkt 1 lit. a i b, pkt 17 i pkt 18, § 3 ust. 3 pkt 6, § 6 ust. 1 pkt 1, pkt 9 i pkt 10, § 12 ust. 1 pkt 1 i ust. 2, § 20 ust. 1 pkt 2, uchylenie ust. 2 – i w konsekwencji dodanie nowego § 20a, § 29 ust. 1 pkt 9, pkt 17, pkt 18, § 30, a także załączników nr 1 i nr 4 do ww. rozporządzenia.
Na marginesie faktur anulowanych organy podatkowe odnosząc się do możliwości anulowania faktur wielokrotnie twierdziły w interpretacjach indywidualnych, że kwestia faktur anulowanych nie jest regulowana przepisami dotyczącymi podatku VAT. W jednej z interpretacji z dnia 6 grudnia 2024 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.598.2024.4.KO Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, której tezy były wielokrotnie przytaczane, jak sądzę, bez wiedzy i świadomości przepisów (!) w innych interpretacjach, wskazał: „należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.”.
W § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia wprowadzono zmianę ujednolicającą zapis dotyczący „pisemnej umowy”, występujący już w rozporządzeniu (m.in. w § 2 pkt 22, § 21 ust. 1, § 40, § 49 ust. 1). Obecnie przepis § 5 ust. 3 dotyczy możliwości przekazania – „na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej” – innemu podmiotowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązania innego podmiotu do prowadzenia ewidencji przy użyciu nabytej przez ten podmiot kasy własnej. Po zmianie nastąpi ujednolicenie terminów dotyczących pisemnej umowy. Nie spowoduje to zmiany o charakterze merytorycznym.
Zmiana proponowana w § 16 ust. 1 polega na doprecyzowaniu regulacji dotyczącej przypadku wymiany pamięci kasy fiskalnej online. Zgodnie z obecnym brzmieniem tego przepisu: W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie czynności wymienionych w § 32 ust. 1 oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej. Przepis § 32 ust. 2 stosuje się odpowiednio. W przypadku gdy wystąpiły okoliczności określone w § 47, przepis ten stosuje się odpowiednio.
Dotychczasowa treść odnosiła się do całego § 32 ust. 1 tego rozporządzenia, podczas gdy ust. 1 pkt 3 lit. b) wskazuje na konieczność wystąpienia przez podatnika z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas. W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci fiskalnej kasy nie ma konieczności wyrejestrowania kasy, a jedynie musi nastąpić wymiana pamięci tej kasy.
Po zmianie jego brzmienie będzie następujące: W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach on-line w wyniku jej zapełnienia lub uszkodzenia podatnik zapewnia wykonanie czynności wymienionych w § 32 ust. 1 pkt 1, 2 i pkt 3 lit. a oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej. Przepis § 32 ust. 2 stosuje się odpowiednio. W przypadku gdy wystąpiły okoliczności określone w § 47, przepis ten stosuje się odpowiednio.
Oznacza to, że po zmianie przepis nie będzie obligował podatnika w ww. przypadkach do wyrejestrowania kasy rejestrującej.
Postępująca cyfryzacja
Projektowane zmiany w § 20 rozporządzenia, poza usunięciem w przepisach odesłania do faktur i faktur anulowanych (zmiana w § 20 ust. 1 pkt 2 oraz uchylenie ust. 2), zmierzają w ust. 1 pkt 6 i pkt 8 do zamiany postaci raportów fiskalnych rozliczeniowych oraz łącznych raportów fiskalnych rozliczeniowych z papierowej na postać elektroniczną, co jak wskazuje Ministerstwo Finansów „odzwierciedla postępującą cyfryzację oraz specyfikę kas on-line”.
W mojej ocenie ta „postępująca cyfryzacja” jest niestety realizowana wyjątkowo powoli. W lipcu 2023 r. został wprowadzony do ustawy o VAT tzw. pakiet zmian SLIM VAT3. Wówczas dokonano zmiany treści art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT i zamiast obowiązku dokonywania wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących wprowadzono obowiązek wystawiania przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumentów (innych niż określonych w pkt 1 tego przepisu) dotyczących sprzedaży lub pracy tych kas.
Należy jednak przypomnieć, że regulacja powyższa odnosi się wyłącznie do kas online i nie ma zastosowania do kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. W uzasadnieniu do projektu z dnia 8 lutego 2023 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 3025) wyjaśniono, że: „proponowana zmiana w art. 111 ust. 3a pkt 8 wprowadza rezygnację z obowiązku drukowania dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących – tj.: raportów fiskalnych i dokumentów niefiskalnych wystawianych przez podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy ich zastosowaniu. (…) Z wprowadzaną zmianą w art. 111 ust. 3a pkt 8 wiąże się również potrzeba odpowiedniego dostosowania delegacji zawartej w art. 111 ust. 7a pkt 1, art. 111b ust. 3 pkt 2 i art. 145a ust. 15 pkt 1 ustawy o VAT oraz wprowadzenia przepisu przejściowego i związanego z tym odpowiedniego wydania rozporządzeń w oparciu o te delegacje.”.
Pomimo możliwości generowania dokumentów elektronicznych z kas rejestrujących czego podstawą prawną jest art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT w rozporządzeniu wykonawczym w sprawie kas rejestrujących taka zmiana ma zostać dokonana dopiero od stycznia 2027 r. i to tylko w odniesieniu do raportów fiskalnych rozliczeniowych oraz łącznych raportów fiskalnych rozliczeniowych – projektowana zmiana w § 20 ust. 1 pkt 6 i pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Podkreślenia wymaga, że zmiana ta dotyczy wyłącznie kas online i nie dotyczy kas z elektronicznym zapisem kopii. Jest to widoczne tym bardziej, że w kasach z elektronicznym zapisem kopii nie występują łączne raporty fiskalne rozliczeniowe.
Kasa przyjęta w używanie
Istotna zmiana została zaproponowana do treści § 21 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Obecna treść § 21 ust. 3 jest następująca: podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania temu podatnikowi:
1) informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz
2) kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.
Zmiana ma dotyczyć wyłącznie punktu 2 ww. regulacji. Jej celem, jak wskazuje Ministerstwo Finansów, ma być „doprecyzowanie zakresu dokumentów potwierdzających nabycie kasy rejestrującej oraz sposób ich identyfikacji, z uwzględnieniem funkcjonowania KSeF”. Po zmianie treść punktu 2 ma być następująca: „kopii dowodu nabycia kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i:
a) numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur – w przypadku gdy dowodem nabycia kasy jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
b) numer faktury – w przypadku gdy dowodem nabycia kasy jest faktura wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur,
c) dane pozwalające na identyfikację dowodu nabycia – w przypadku dowodu nabycia kasy innego niż faktura.”.
Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów: „W przypadku faktur ustrukturyzowanych wymagane będzie wskazanie numeru identyfikującego fakturę w systemie KSeF, natomiast w przypadku faktur wystawionych poza KSeF – ich numeru wynikającego z chronologii wystawianych dokumentów w systemach księgowych. Utrzymano także regulacje dotyczące identyfikacji dokumentów w przypadku braku faktury.”.
Należy zauważyć, że § 21 ww. rozporządzenia dotyczy przypadku, gdy kasa online zostaje przyjęta przez podatnika w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie. Podmiot ten – wynajmujący, wydzierżawiający, leasingodawca – będzie zobowiązany w świetle projektowanego § 21 ust. 3 pkt 2 do przekazania najemcy, dzierżawcy, leasingobiorcy kopii dowodu nabycia kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur – w przypadku gdy dowodem nabycia kasy jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Ministerstwo Finansów zakłada więc, że oddający kasę w używanie przekaże korzystającemu z kasy rejestrującej kopię dowodu nabycia kasy oraz numer faktury w KSeF. Wynika z tego, że dowodem tym może być umowa zakupu kasy przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę oraz nr faktury w KSeF.
Co zrobi korzystający z kasy?
Powinien sprawdzić w KSeF, czy taka faktura rzeczywiście istnieje potwierdzając w ten sposób prawidłowość transakcji zakupu kasy przez oddającego kasę w używanie.
Niestety korzystający nie będzie tego mógł zrobić. Anonimowy dostęp do faktury w KSeF wymaga nie tylko podania nr faktury w KSeF, ale również numeru faktury nadanego przez sprzedawcę oraz kwoty należności ogółem wynikającej z tej faktury. Takich danych wynajmujący, wydzierżawiający, leasingodawca nie musi zgodnie ze zmianą przekazywać korzystającemu.
Wydaje się, że zamiast wprowadzania przepisu dotyczącego przekazywania kopii dowodu nabycia kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy należy wprost wskazać w projektowanej regulacji, że oddający kasę w używanie przekazuje korzystającemu fakturę zakupu kasy (+ ewentualnie nr KSeF) albo oświadczenie o nabyciu kasy – gdyby nabył kasę na podstawie innego dowodu niż faktura. Wówczas kwestia interpretacyjna o jakie dowody nabycia chodzi stanie się zbędna.
Regulacje intertemporalne
Poważne wątpliwości prawne dotyczą proponowanej treści przepisu przejściowego § 3 projektu ww. rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z jego proponowaną treścią: „Do raportów fiskalnych rozliczeniowych i łącznych raportów fiskalnych rozliczeniowych wystawionych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.”.
Uwzględniając fakt, że w projekcie z dnia 21 sierpnia 2026 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących jest propozycja uchylenia z dniem 1 stycznia 2027 r. – co, na marginesie, też jest nieprawidłowe – w § 26 punktów 19 i 21 dotyczących faktur i faktur anulowanych wykazywanych m.in. w raportach fiskalnych rozliczeniowych, to oznaczałoby to, że od 1 stycznia 2027 r. raport fiskalny rozliczeniowy wystawiany od tej daty nie powinien zawierać informacji o fakturach lub fakturach anulowanych, podczas gdy raport może dotyczyć okresu sprzed 1 stycznia 2027 r.
Wynikałoby więc, że raporty fiskalne rozliczeniowe i łączne raporty fiskalne rozliczeniowe wystawione w grudniu 2026 r. będą zawierać informacje o fakturach, ale te same raporty wystawione w styczniu 2027 r. za grudzień 2026 r. nie powinny zawierać informacji o fakturach, które w takiej kasie mogłyby być generowane za grudzień 2026 r. Sądzę, że w tym zakresie projektowane regulacje powinny być zmienione.
Kolejnym problemem, którego zapewne nie dostrzega Ministerstwo Finansów są informacje o zasadach ewidencji oraz oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji (z tymi informacjami muszą być zapoznane osoby prowadzące u podatnika ewidencję kas rejestrujących), o którym mowa w § 4 projektowanego rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Jeżeli w tym zakresie nie nastąpią zmiany z pewnością zostaną opisane przeze mnie w odrębnym tekście.
Inne zmiany
Należy również zwrócić uwagę na niewielkie, ale ważne zmiany w zakresie kas rejestrujących wprowadzone ustawą z dnia 17 lipca 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników uchwaloną przez Sejm do której Senat wniósł poprawki. Poprawki te będą głosowane w piątek 4 września 2026 r., a następnie ustawa zostanie skierowana do podpisu Prezydenta. Zmiany te mogą być szczególnie istotne dla tych podatników, którzy posiadają kasy starego typu – z elektronicznym i ewentualnie z papierowym zapisem kopii.
Więcej na temat zmian w kasach rejestrujących dowiecie się Państwo na szkoleniu: Kasy rejestrujące z uwzględnieniem zmian od 2027 r.
