Podatnicy, którzy chcą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu kosztów używania samochodu osobowego w pełnej wysokości są zobowiązani do prowadzenia ewidencji pojazdu wskazanej w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT. Stanowi o tym ust. 5f art. 16 ustawy o CIT i ust. 5f art. 23 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem: w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.
Jeżeli ewidencja przebiegu pojazdu dla samochodów osobowych nie będzie prowadzona, to wydatki z tytułu kosztów używania tych samochodów będą zaliczane do podatkowych kosztów w wysokości 75% poniesionych wydatków.
Powyższe nie dotyczy samochodów, które nie są samochodami osobowymi w rozumieniu przepisów ustaw o podatkach dochodowych. W świetle art. 5a pkt 19a lit. a i b ustawy o PIT oraz art. 4a pkt 9a lit. a i b ustawy o CIT nie są samochodami osobowymi pojazdy, które mają jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
– klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków, oraz
pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.
W celu uznania ww. pojazdów za pojazdy niebędące samochodami osobowymi w rozumieniu ustaw podatkowych niezbędne jest stwierdzenie ww. wymagań dla tych pojazdów na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Wynika to z art. 4c ustawy o CIT oraz art. 5d ustawy o PIT.
Podatnicy, którzy w dowodach rejestracyjnych mają zamieszczoną adnotację VAT-1a albo VAT-1b (lub też VAT-2) mogą mieć wątpliwości, czy ww. wpisy są wystarczające, aby od 2019 r. wszystkie wydatki związane z używaniem tych pojazdów móc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.
Pomimo, że nie ma w tym zakresie żadnego oficjalnego stanowiska Ministerstwa Finansów należy jednoznacznie opowiedzieć się za możliwością zaliczania do podatkowych kosztów wszystkich wydatków z tytułu kosztów używania takich pojazdów jeżeli pojazdy te uzyskały takie wpisy w dowodzie rejestracyjnym przed 1 stycznia 2019 r. Nie ma bowiem potrzeby ponownego potwierdzania technicznych wymagań dla takich pojazdów, jeżeli ich konstrukcja nie uległa zmianie.
Należy również podkreślić, że brak w dowodzie rejestracyjnym takiego wpisu pomimo, że pojazd spełnia wszelkie wymagania wskazane w ww. regulacjach nie pozbawia tego pojazdu przymiotu bycia pojazdem innym niż osobowy. W konsekwencji, pomimo braku takich adnotacji podatnik będzie mógł zaliczyć wydatki z tytułu kosztów ich używania do kosztów podatkowych w pełnej wysokości.
Powyższe potwierdzają prawomocne wyroki sądów administracyjnych (WSA w Poznaniu z dnia 26 stycznia 2016 r. sygn. akt I SA/Po 1073/15, czy WSA w Olsztynie z dnia 17 marca 2016 r. sygn. akt I SA/Ol 54/16) wydane na gruncie regulacji ustawy o VAT, co nie umniejsza w żaden sposób ich znaczenia, wobec zbliżonych w tym zakresie regulacji w ustawach o podatkach dochodowych i ustawie o VAT.
W drugim z ww. wyroków Sąd stwierdził: „tylko w przypadku, gdy nie można określić dnia wprowadzenia zmian ograniczenie prawa do odliczenia wiąże się z okresem rozliczeniowym, w którym podatnik wykaże, że pojazd spełniał wymagania, o których mowa w ust. 9 pkt 1 lub 2. Owo „wykazanie” ma związek z cechami technicznymi samochodu, a nie z adnotacją w dowodzie rejestracyjnym. Należy zatem zgodzić się ze stanowiskiem strony skarżącej, że zaświadczenie i wpis w dowodzie rejestracyjnym są tylko potwierdzeniem, że dany samochód spełnia wymogi, zawarte w art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o VAT”.
Trzeba pamiętać, że wobec braku takiego wpisu w dowodzie rejestracyjnym należy jak najszybciej o taki wpis wystąpić, aby nie narażać się na spór z organami podatkowymi.