Jak wystawić duplikat faktury? Od lutego 2026 r. obowiązują regulacje dotyczące obowiązkowego wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktury. Zmieniono sposób wystawiania faktur. Zmieniły się również zasady wystawiania duplikatów faktur.

Zgodnie z treścią art. 106l ust. 1 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od lutego 2026 r.): w przypadku gdy udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ustrukturyzowana lub faktura, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, oznaczając ją kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.

Powyższy przepis odnosi się do faktur ustrukturyzowanych, które po ich przesłaniu do KSeF uległy zniszczeniu lub zaginęły, a nabywcy ich nie otrzymali ich przy użyciu KSeF. Nabywcami tymi mogą być wyłącznie podmioty wymienione w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Tylko one nie mają możliwości otrzymania faktury przy użyciu KSeF z uwagi na brak na terytorium kraju siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności. Podmiotami tymi mogą być również konsumenci oraz podmioty, które mogą nie posługiwać się numerem identyfikacji podatkowej (np. rolnicy ryczałtowi).

W przypadku wskazanych wyżej podmiotów fakturę udostępnia się ponownie oznaczając ją kodem QR – linkiem do faktury przesłanej do KSeF. Faktura taka nie będzie zawierała ani dodatkowej daty wystawienia duplikatu, ani też oznaczenia „DUPLIKAT”. Jest to oczywiste, bowiem udostępniona ponownie faktura, która została już przesłana do KSeF cały czas znajduje się w stałym dostępie w tym Systemie.

Należy zauważyć, że konieczność oznaczania duplikatów tymi informacjami dotyczy wyłącznie faktur, które są „wystawiane ponownie”, co wynika z art. 106l ust. 5 ustawy o VAT. Natomiast w przypadku art. 106l ust. 1 ww. ustawy faktura jest „udostępniana ponownie”, a nie „wystawiana ponownie”, co powoduje brak obowiązku (a także możliwości) oznaczenia jej datą wystawienia duplikatu, ani wyrazem „DUPLIKAT”.

W odniesieniu do faktur wystawionych w trybie offline24 na podstawie art. 106nda ust. 1, które zostały udostępnione nabywcy wskazanemu w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, które przed przesłaniem ich do KSeF uległy zniszczeniu lub zaginęły i które jeszcze nie zostały do KSeF przesłane, podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT” (art. 106nda ust. 14 ustawy o VAT).

Szczególnym przypadkiem gdy faktura nie musi zawierać daty wystawienia duplikatu oraz oznaczenia „DUPLIKAT” jest sytuacja, gdy po wystawianiu faktury w trybie awarii KSeF i przekazaniu jej nabywcy, a faktura ta nie została jeszcze przesłana do KSeF sprzedawca wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy – art. 106nf ust. 13 pkt 2 ww. ustawy.

Natomiast, gdy wystawiona w trybie awarii KSeF faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie u nabywcy i nie została jeszcze przesłana do KSeF, wówczas podatnik udostępnia ponownie tę fakturę bez konieczności oznaczania jej datą ani oznaczeniem „DUPLIKAT”.

Podsumowując:

• podatnik, który wystawił i przesłał fakturę do KSeF, gdy ulegnie ona zniszczeniu lub zaginie udostępniana ponownie taka fakturę nabywcy. Nie oznacza dodatkowo tej faktury,
• podatnik, który wystawił fakturę w trybie awarii KSeF, gdy ulegnie ona zniszczeniu lub zaginie u nabywcy i nie została jeszcze przesłana do KSeF zostanie udostępniana ponownie nabywcy, bez konieczności oznaczenia jej dodatkowo ani datą, ani oznaczeniem „DUPLIKAT”,
• podatnik, który wystawił fakturę w trybie awarii KSeF, nie przesłał jeszcze tej faktury do KSeF, lecz przesłał ja do nabywcy i zanim trafiła ona do KSeF uległa zniszczeniu lub zaginęła u sprzedawcy, to sprzedawca zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, wystawia ją ponownie, a faktura ta może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”, ale nie musi zawierać tych oznaczeń,
• podatnik, który wystawił fakturę w trybie offline24 na rzecz podmiotów wskazanych w art. 106gb ust. 4 i nie przesłał jeszcze tej faktury do KSeF, to gdy ulegnie ona zniszczeniu lub zaginie wystawia ponownie taka fakturę nabywcy, a taka faktura może zawierać datę wystawienia i oznaczenie „DUPLIKAT”,
• podatnik, który wystawił fakturę elektroniczną nieprzesyłaną do KSeF i uległa ona zniszczeniu albo zaginęła, to na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę i nie oznacza jej ani datą wystawienia duplikatu, ani oznaczeniem „DUPLIKAT”,
• podatnik, który wystawił fakturę w postaci papierowej nieprzesyłaną do KSeF i uległa ona zniszczeniu albo zaginęła, to na wniosek nabywcy wystawia ponownie tę fakturę oznaczając ją datą wystawienia duplikatu oraz może zawrzeć na tej fakturze oznaczenie „DUPLIKAT”.

Wobec powyższego, jak ma postąpić sprzedawca, gdy wystawiona przez niego faktura została wystawiona przed wejściem w życie KSeF, a teraz ma on obowiązek wystawienia jej duplikatu?

Odpowiedź na to pytanie zawarte jest w treści art. 16 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023, poz. 1598 ze zm.). Zgodnie z jego treścią: w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane, wystawionych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, które uległy zniszczeniu albo zaginęły i są wystawiane ponownie, nie wystawia się faktur ustrukturyzowanych.

Z regulacji tej wynika, że wystawienie przed dniem wejścia w życie ustawy, tj. przed dniem 1 lutego 2026 r. faktury, która uległa zniszczeniu albo zaginęła i jest wystawiana ponownie w formie duplikatu należy wystawiać w takiej postaci jakiej była wystawiona przed dniem wejścia ustawy i nie może być wystawiona w formie ustrukturyzowanej (o ile pierwotnie – przed dniem 1 lutego 2026 r. – nie została wystawiona jako ustrukturyzowana).

Natomiast faktura, które była wystawiona od dnia wejścia w życie ustawy w postaci innej niż ustrukturyzowana i uległa zniszczeniu albo zaginęła jest wystawiana zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 106l ustawy o VAT. Oznacza to konieczność wystawiania duplikatów również poza KSeF jeżeli od 1 lutego 2026 r. faktura została wystawiona w innej postaci niż postać elektroniczna, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT.

Należy również wyjaśnić, że do zagubionych lub zniszczonych not korygujących wystawionych przez dniem 1 lutego 2026 r. stosuje się art. 106l ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 stycznia 2026 r.- art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Podstawa prawna: art. 106l, art. 106nda ust. 14, art. 106nf ust. 13 ustawy o VAT.