Obecnie obowiązujące przepisy – rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. 2016, poz. 2177) – stanowią, że jednostki samorządu terytorialnego w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1454 i 1948), tj. samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, lub urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, które na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, jeżeli centralizacja w tych jednostkach samorządu terytorialnego została dokonana przed dniem 1 stycznia 2017 r. są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących do dnia 31 grudnia 2017 r. (§ 3 ust. 1 pkt 5 lit. a rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących).
Równocześnie na podstawie § 3 ust. 1 pkt 5 lit. b rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących do dnia 31 grudnia 2017 r. samorządowe jednostki budżetowe lub samorządowe zakłady budżetowe jeżeli centralizacja tych jednostek nastąpiła od 1 stycznia 2017 r., a jednostki te na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Z powyższego wynika, że jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego pomimo, że najpóźniej od 1 stycznia 2017 r. zostały scentralizowane i utraciły swój status prawnopodatkowy dla celów rozliczeń w VAT, stając się jednostkami (quasi-oddziałami) w wewnętrznej strukturze podatników jakimi są jednostki samorządowe, w dalszym ciągu (do końca 2017 r.) mogą korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących jeżeli zostały spełnione przesłanki wynikające z § 3 ust. 1 pkt 5 obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Co nastąpi od 1 stycznia 2017 r.?
Po pierwsze zostanie wydane nowe rozporządzenie, którego treść poznamy niedługo (uwzględniając praktykę ministerstwa finansów), czyli zapewne około sylwestra. Brak publikacji rozporządzenia skutkowałby bowiem objęciem obowiązkiem używania kasy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych (nawet tych, którzy dokonują sprzedaży na rzecz własnych pracowników).
Nowe rozporządzenie zapewne nie przedłuży obowiązywania przepisu o treści analogicznej do § 3 ust. 1 pkt 5 ww. rozporządzenia. Oznaczać to będzie konieczność nabycia i zainstalowania kas rejestrujących w większości jednostek budżetowych i zakładów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego bez uwzględniania w tych jednostkach zwolnienia podmiotowego (20.000 zł netto), gdyż jednostki te nie stanowią samodzielnych bytów podatkowych, lecz są częścią struktury organizacyjnej podatnika jakim jest jednostka samorządu terytorialnego. Jeśli więc w jednostce samorządu terytorialnego jakakolwiek jednostka budżetowa lub zakład budżetowy rozpoczęły ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, to obowiązek ten zostanie (prawdopodobnie) od nowego roku rozciągnięty na wszystkie inne jednostki, które takich kas jeszcze nie mają z wyłączeniem tych jednostek, które w 2018 r. będą wykonywać wyłącznie czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie nowego rozporządzenia, które zacznie obowiązywać od stycznia 2018 r.
Dla jednostek tych, jak i dla innych podatników, zostanie zapewne wprowadzony 3 miesięczny, a może nawet 6 miesięczny okres przejściowy, w którym jednostki te będą musiały się przygotować do nowych obowiązków ewidencyjnych.
Należy zauważyć, że poza nowym rozporządzeniem dotyczącym zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, od 2018 r. będzie również obowiązywało nowe rozporządzenie w sprawie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (w przygotowaniu) oraz zostanie dokonana nowelizacja ustawy o VAT w zakresie przepisów dotyczących kas rejestrujących (projekt z dnia 18 września 2017 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach).
Przepisy projektowanego rozporządzenia w sprawie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące mają wprowadzić do obrotu kasę rejestrującą, która będzie obowiązana utrzymywać stały kontakt internetowy z repozytorium ministerstwa finansów, czyli z ministerialnym serwerem, na który będą przekazywane wszelkie dane dotyczące sprzedaży ewidencjonowane w kasie rejestrującej. Nie mniej jednak kasy rejestrujące o dotychczasowej konstrukcji również mają być w sprzedaży.
Warto zapoznać się z projektowanymi przepisami tym bardziej, że ministerstwo finansów w ww. projekcie ustawy zakłada stopniowe, a w niektórych sektorach działalności gospodarczej skokowe wprowadzanie nowych rodzajów kas rejestrujących, bez możliwości stosowania obecnych modeli kas. Jest to istotne dla tych jednostek samorządu terytorialnego, które będą musiały nabyć kasy do swoich jednostek organizacyjnych, gdyż zakup takich kas w obowiązującej lecz starej wersji konstrukcyjnej może spowodować niepotrzebne wydatki, szczególnie wówczas, gdy ustawodawca po krótkim okresie zarządzi wymianę kas starych konstrukcyjnie na kasy łączące się za pomocą internetu z repozytorium ministerstwa finansów.
Nowo nabyte kasy w miejscu adresu siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika (na paragonach) będą wskazywać już jednostkę samorządu terytorialnego, a nie jednostkę budżetową ani nie zakład budżetowy. Nie oznacza to jednak, że wszystkie kasy będą musiały być od razu z posługiwać się danymi danej jednostki samorządowej, gdyż w dalszym ciągu obowiązuje treść art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z którym „jednostki samorządu terytorialnego, których jednostki organizacyjne dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o których mowa w art. 2 pkt 19 ustawy o podatku od towarów i usług, były obowiązane zgodnie z przepisami prawa podatkowego dotyczącymi podatku do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, mogą nadal wykorzystywać kasy, za pomocą których jednostki organizacyjne rozpoczęły prowadzenie tej ewidencji i które były przez nie wykorzystywane na dzień poprzedzający dzień podjęcia wspólnego rozliczania z jednostką samorządu terytorialnego, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r.”. Takie kasy zostaną dopiero obowiązkowo wymienione od 1 stycznia 2019 r. Również w takich sytuacjach rozsądne wydaje się nabywanie kas rejestrujących spełniających docelowe wymagania ministerstwa finansów odnośnie przesyłania danych z kasy online na ministerialny serwer (wspomniane wcześniej repozytorium).
Wydaje się, że jednostki samorządu terytorialnego nie mogą liczyć na ulgę w nabyciu kas rejestrujących. Choć kwestia ta nie jest jednoznaczna. Dodany „na zachętę” przepis art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług … (czyli o tzw. centralizacji) stanowi, że „jednostka samorządu terytorialnego, która w zakresie czynności wykonywanych przez jej jednostki organizacyjne korzystała ze zwolnienia na podstawie ust. 2, rozpoczynająca w zakresie tych czynności prowadzenie ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, może odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup w okresie do dnia 30 czerwca 2017 r. każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł”. Wynika z ww. przepisu, że jedynie nabycie kas rejestrujących do dnia 30 czerwca 2017 r. uprawniało jednostki samorządu terytorialnego do uzyskania publicznego „wsparcia”. Wobec później wprowadzonego § 3 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, który odroczył wprowadzanie kas w jednostkach samorządu terytorialnego do 31 grudnia 2017 r. mało kto był zainteresowany ulgą wynikającą z ww. ustawy skoro nie był wskazany termin rozpoczęcia ewidencjonowania przez jednostki i zakłady budżetowe.
Obecnie pojawił się jednak projekt (z dnia 18 września 2017 r.) ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach, który ma zwiększać kwotę odliczenia na zakup kasy rejestrującej z obecnych 700 zł do 1000 zł przy pozostawieniu progu dofinansowania – 90% ceny zakupu netto. Ponadto w projekcie zmieniona została treść ust. 4 art. 111 ustawy o VAT, który obecnie wskazuje, że możliwość ubiegania się o dofinansowanie przy nabyciu kasy rejestrującej jest możliwa jedynie wówczas, gdy podatnik zgłosił kasę rejestrującą „na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania”, co eliminowało z dofinansowania zakup kolejnych kas jeżeli ich zgłoszenie nie nastąpiło na dzień powstania obowiązku ewidencjonowania. Proponowany przepis wprowadza jednak możliwość ubiegania się o zwrot na zakup kas fiskalnych, które zostały nabyte po dniu powstania obowiązku i rozpoczęcia ewidencjonowania, jednak pod warunkiem, że ich zakup nastąpił w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania.
W przypadku jednostek samorządu terytorialnego nawet gdyby termin rozpoczęcia ewidencjonowania liczyć od dnia 1 stycznia 2017 r., to termin ten już upłynął.
Jest jednak nadzieja dla jednostek samorządu terytorialnego, gdyż z art. 4 ust. 2 projektu (z dnia 18 września 2017 r.) ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach wynika, że niektóre podmioty, na które nakłada się obowiązek stosowania ww. wskazanych nowoczesnych kas rejestrujących łączących się z repozytorium (m.in. firmy świadczące usługi budowlane, fryzjerskie, kosmetyczne), które już prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących mogą ponownie ubiegać się o dofinansowanie na zakup każdej kasy jeżeli dokonają tej wymiany kas w terminach wskazanych w art. 4 ust. 1 projektu ustawy z uwzględnieniem treści nowego art. 111 ust. 4 ustawy o VAT (możliwość dofinansowania jeżeli zakup kasy nastąpił w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania). Być może analogiczny przepis zostanie stworzony dla jednostek samorządu terytorialnego. Na obecnym etapie nie ma żadnych danych w tym zakresie.