Ogólna reguła odliczenia VAT jest zawarta w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tą regulacją w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Warunkiem odliczenia jest zakup dokonany przez podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, który nabywa towary i usługi (wykorzystuje je) do działalności dającej prawo od odliczenia, czyli zasadniczo do sprzedaży opodatkowanej.
Czy wobec powyższego przekazanie nieodpłatne artykułów spożywczych dla pracowników umożliwia podatnikowi odliczenie podatku od zakupów tych artykułów spożywczych?
Należy zauważyć, że przekazanie towarów do konsumpcji pracownikom nie generuje podatku należnego, a skoro tak, to czy odliczenie VAT jest w ogóle zasadne. Pomimo tego, że przekazanie towarów dla pracowników bezpośrednio nie generuje podatku należnego, to jednak zakup taki jest związany z ogólną działalnością podatnika i jeżeli ta działalność jest opodatkowana (lub szerzej daje prawo do odliczenia podatku), to od zakupów, które pośrednio są wykorzystywane do działalności gospodarczej opodatkowanej można odliczyć VAT naliczony.
Pośredni związek dokonanych zakupów z działalnością podatnika występuje, gdy zakup towarów i usług nie skutkuje ich bezpośrednią sprzedażą, lecz ma ogólny wpływ działanie podatnika i przyczynia się do generowania sprzedaży opodatkowanej (dającej prawo do odliczenia). Takimi najczęściej spotykanymi wydatkami są wydatki o charakterze ogólnym, w tym koszty gospodarcze i administracyjne, umożliwiające funkcjonowanie działalności podatnika.
Niewątpliwie wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych są wydatkami o charakterze ogólnym. Czy w związku z tym od każdego zakupu artykułów spożywczych można odliczać VAT, przy założeniu, że podatnik wykorzystuje te ogólne zakupy do działalności opodatkowanej?
Przykładem, jak się wydaje, kompleksowej odpowiedzi na ww. pytanie jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 5 sierpnia 2019 r. nr 0112-KDIL4.4012.260.2019.4.HW.
Podatnik wskazał w tej interpretacji, że udostępnia produkty spożywcze pracownikom w trakcie pracy i dzieli te produkty, nie będące posiłkami i napojami profilaktycznymi, na takie, które są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, m.in. woda, mleko, kawa, herbata, cukier oraz takie, które w tym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej się nie mieszczą. Te ostatnie to soki, napoje gazowane (w tym napoje energetyczne), pieczywo, serki, wędliny, masło, dżemy, jogurty, słodycze, owoce, warzywa, paluszki, płatki śniadaniowe.
Zgodnie z ww. przepisem rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej: pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.
Organ podatkowy wskazał, że w odniesieniu do pierwszej grupy produktów tj.: wody, mleka, kawy, herbaty, cukru, które są udostępniane pracownikom z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy zgodnie z § 112 ww. rozporządzenia i mają pośredni związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych przysługuje podatnikowi prawo do odliczenia VAT wynikającego z dokumentów zakupu. Są bowiem wykorzystywane, w związku z przepisami bhp, do prawidłowego funkcjonowania firmy.
Natomiast odnośnie pozostałych zakupów towarów tj.: soków, napojów gazowanych (w tym napojów energetycznych), pieczywa, serków, wędlin, masła, dżemów, jogurtów, słodyczy, owoców, warzyw, paluszków, płatków śniadaniowych, których udostępniania pracownikom nie nakazują przepisy bhp organ podatkowy uznał, że są one wykorzystywane do zaspokajania osobistych, prywatnych potrzeb pracowników przez co nie są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W konsekwencji przy ich zakupie podatnikowi nie służy prawo do odliczenia VAT. Jednak równocześnie przekazanych towarów nie trzeba opodatkować z chwilą ich udostępnienia pracownikom, bowiem w związku z nimi nie przysługuje podatnikowi prawo do odliczenia VAT, a tylko wówczas można by mówić o ewentualnej konieczności ich opodatkowania (art., 7 ust. 2 ustawy o VAT) przy nieodpłatnym udostępnieniu.
Stanowisko to jest szczególnie kontrowersyjne wobec udostępniania pracownikom soków i owoców, jednak za przedstawionym wyżej poglądem organów podatkowych opowiadają się również sądy administracyjne (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 8 grudnia 2015 r. sygn. akt I SA/Kr 1370/15, czy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 kwietnia 2018 r. sygn. akt III SA/Wa 1861/17).