Od lipca 2021 r. zmienią się istotnie przepisy dotyczące rozliczania sprzedaży wysyłkowej na rzecz konsumentów z UE. W miejsce działającego obecnie systemu MOSS obejmującego wyłącznie usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne (TBE) zostanie wprowadzony system OSS obejmujący sprzedaż wysyłkową towarów na rzecz konsumentów (zwaną od 1 lipca 2021 r. wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość – WSTO), usługi TBE świadczone na rzecz konsumentów, usługi inne niż wskazane w art. 28c ustawy o VAT świadczone na rzecz konsumentów oraz dostawy towarów w państwie członkowskim dokonywane przez interfejsy elektroniczne ułatwiające te dostawy. Należy dodać, że system OSS, jak i obecnie system MOSS dotyczy wyłącznie nabywców niebędących podatnikami, którzy posiadają siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu na terytorium Unii Europejskiej.
W przypadku świadczenia na rzecz konsumentów usług TBE istnieje problem z ustaleniem tego, czy nabywca jest czy nie jest konsumentem, a także, po ustaleniu, że nabywca jest konsumentem, problem z ustaleniem miejsca siedziby, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu nabywcy-konsumenta, w celu prawidłowego opodatkowania takiej usługi stawką podatkową właściwą dla kraju, z którego „pochodzi” konsument.
Rozwiązanie pierwszego problemu, tj. ustalenia czy nabywca jest podatnikiem, czy konsumentem powinno nastąpić w oparciu o reguły wynikające z art. 18 ust. 2 rozporządzenia Rady UE nr 282/2011, zgodnie z którym: o ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status osoby niebędącej podatnikiem, jeżeli wykaże, że ten usługobiorca nie przekazał mu swojego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT.
Jednak bez względu na informacje świadczące inaczej, dostawca usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub usług świadczonych drogą elektroniczną może uznać usługobiorcę mającego siedzibę na terytorium Wspólnoty za osobę niebędącą podatnikiem, o ile usługobiorca ten nie podał usługodawcy swojego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT.
Przepis ten wskazuje na możliwość uznania nabywcy nabywającego usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub usługi świadczone drogą elektroniczną za konsumenta, o ile nie poda usługodawcy swojego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT. Nie podanie przez nabywcę numeru identyfikacyjnego VAT nie musi oznaczać, że nabywca nie jest podatnikiem. Usługodawca może traktować usługobiorcę bez numeru identyfikacyjnego VAT jako konsumenta końcowego. Uznanie nabywcy nawet gdy jest on podatnikiem, który nie podał nr VAT, za konsumenta powoduje, że usługodawca zabezpiecza się przed wszelkimi późniejszymi zobowiązaniami wobec organów podatkowych.
Gdyby jednak usługodawca, z jakichś powodów chciał uznać nabywcę, który nie podał nr VAT za podatnika VAT, będzie musiał organom podatkowych wyjaśnić i udowodnić dlaczego nie opodatkował takiej transakcji VAT krajowym albo VAT innego państwa członkowskiego.
Na jakiej podstawie usługodawca może twierdzić, pomimo braku nr VAT nabywcy, że nabywca jest podatnikiem?
Dowodami na powyższe mogą być dokumenty rejestracyjne nabywcy w państwie członkowskim siedziby, rozmiary transakcji, okoliczności i częstotliwość transakcji, płatności z firmowych kont bankowych, posiadanie przez nabywcę stron internetowych wskazujących na prowadzenie działalności gospodarczej, itp.
Identyfikacja nabywców z krajów trzecich, tj. nienależących do UE powinna odbywać się w analogiczny sposób jak nabywców z UE, z tym, że posłużyć się można odpowiednim przepisem art. 18 ust. 3 ww. rozporządzenie UE. Zgodnie z jego treścią: o ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że usługobiorca nieprowadzący działalności gospodarczej na terytorium Wspólnoty ma status podatnika:
a) jeżeli uzyska od usługobiorcy zaświadczenie wydane przez właściwe organy podatkowe usługobiorcy, potwierdzające, że usługobiorca prowadzi działalność gospodarczą i uprawniające go do otrzymania zwrotu VAT na mocy dyrektywy Rady 86/560/EWG z dnia 17 listopada 1986 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich odnoszących się do podatków obrotowych – warunki zwrotu podatku od wartości dodanej podatnikom niemającym siedziby na terytorium Wspólnoty ;
b) w przypadku gdy usługobiorca nie ma tego zaświadczenia – jeżeli dysponuje numerem VAT lub podobnym numerem nadanym usługobiorcy przez państwo siedziby i służącym identyfikacji przedsiębiorców lub dowolnym innym dowodem potwierdzającym, że usługobiorca jest podatnikiem oraz jeżeli dokona w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności.
Po ustaleniu, że nabywca nie jest jednak podatnikiem VAT usługodawca przystąpi do rozwiązania drugiego problemu, tj. ustalenia miejsca siedziby, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu nabywcy – konsumenta, w celu prawidłowego opodatkowania takiej usługi stawką podatkową właściwą dla kraju z którego „pochodzi” konsument.
W tym celu usługodawca powinien ustalić, w myśl art. 24f rozporządzenia 282/2011, miejsce siedziby, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu nabywcy w szczególności na podstawie poniższych dowodów:
a) adresu na fakturze wystawianej usługobiorcy;
b) adresu IP urządzenia używanego przez usługobiorcę lub dowolna innej metody geolokalizacji;
c) danych dotyczących rachunku bankowego, takich jak miejsce, w którym prowadzony jest rachunek bankowy wykorzystywany do dokonywania płatności lub adres na fakturze wystawianej usługobiorcy, posiadany przez bank;
d) kodu MCC i międzynarodowego numeru tożsamości telefonicznej abonenta mobilnego (IMSI) zapisanego na karcie SIM, której używa usługobiorca;
e) lokalizacji łącza stacjonarnego usługobiorcy, za pomocą którego usługa jest świadczona na jego rzecz;
f) innych informacji istotnych z handlowego punktu widzenia.
Usługodawca dla celów potwierdzenia miejsca siedziby, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu nabywcy powinien posiadać co do zasady dwa niesprzeczne ze sobą dowody wymienione w art. 24f ww. rozporządzenia (art. 24b akapit pierwszy lit. d) ww. rozporządzenia).
Wyjątkiem są usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub usługi świadczone na rzecz osoby niebędącej podatnikiem drogą elektroniczną (art. 24b akapit pierwszy lit. a)-c) ww. rozporządzenia):
a) za pomocą jej łącza stacjonarnego, wówczas przyjmuje się, że usługobiorca ma siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu w miejscu, w którym zainstalowane jest to łącze stacjonarne;
b) za pomocą sieci telefonii komórkowej, wówczas przyjmuje się, że usługobiorca ma siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu w państwie ustalonym na podstawie kodu MCC kraju, w którym wydano kartę SIM wykorzystywaną podczas odbioru tych usług;
c) wymagających stosowania dekodera lub podobnego urządzenia lub karty, i gdy nie wykorzystuje się łącza stacjonarnego, wówczas przyjmuje się, że usługobiorca ma siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu w miejscu, w którym znajduje się ten dekoder lub podobne urządzenie, lub, jeżeli miejsce to nie jest znane, w miejscu, do którego została przesłana karta z zamiarem wykorzystywania jej w tym miejscu.