Data wystawienia faktury w KSeF. Zadano mi ostatnio pytanie, czy datą przesłania faktury do KSeF jest data jej wystawienia. Poniżej staram się zwięźle odpowiedzieć na taką wątpliwość.
Przyczyną problemów interpretacyjnych jest treść art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tą normą: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Powyższy zapis przepisu sugeruje, że wystawiając fakturę i przesyłając ją do KSeF datą jej wystawienia będzie data przesłania jej do KSeF, niezależnie od daty wystawienia jej przez podatnika w jego systemie fakturowania.
Dodatkowo w świetle art. 2 pkt 32a ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Również z tej regulacji wynika, że faktura ustrukturyzowana to wyłącznie taka faktura, która zostanie przesłana (i poprawnie zwalidowana) do KSeF. I tak jest rzeczywiście. Faktura staje się fakturą ustrukturyzowaną dopiero w chwili przesłania jej do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF.
Oznacza to, że faktura wystawiona poza KSeF i nie przesłana do KSeF nie jest fakturą ustrukturyzowaną. Tak będzie nawet wówczas, gdy faktura zostanie wystawiona w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. Taka faktura będzie wystawiona zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Nie będzie to jednak faktura ustrukturyzowana, gdyż nie została skutecznie przesłana do KSeF.
Z powyższego zdaje się wynikać, że skoro faktura staje się fakturą ustrukturyzowaną w momencie przesłania jej do KSeF, a datą wystawienia tej faktury jest data przesłania jej do KSeF, to wyłączną datą wystawienia faktury, w myśl art. 106na ust. 1, jest data przesłania do KSeF.
Tak jest rzeczywiście, ale tylko w przypadku, gdy podatnik wystawi fakturę zgodnie z jej wzorem dla faktury ustrukturyzowanej i prześle ją do KSeF w tym samy dniu co data jej wystawienia w programie informatycznym podatnika.
Jeżeli jednak podatnik wystawi fakturę (zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT) i prześle ją do KSeF w innym dniu niż data jej wystawienia w programie informatycznym podatnika, czyli innym dniu niż data wskazana w polu P_1 struktury faktury, to datą wystawienia faktury będzie tylko i wyłącznie data wskazana przez podatnika na tej fakturze.
Potwierdzają to regulacje ustawy o VAT, a w szczególności art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT, (regulujący kwestie wystawiania faktur w trybie offline24), art. 106nf ust. 9 (normujący wystawianie faktur w trakcie awarii KSeF) oraz art. 106nh ust. 4 (określający termin wystawienia faktury w okresie niedostępności KSeF) w związku z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT.
W świetle powołanych wyżej przepisów (art. 106nda ust. 10, art. 106nf ust. 9 i art. 106nh ust. 4) datą wystawienia faktury przesłanej do KSeF w dniu (w dniach) późniejszym niż dzień jej wystawienia w programie informatycznym podatnika będzie data wskazana przez podatnika na tej fakturze.
Regulacje te stanowią całkowicie odmiennie o dacie wystawienia faktury niż wskazuje zasada ogólna wynikająca z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT.
Można wobec tego zadać pytanie jaki jest przyczyna wprowadzenia art. 106na ust. 1 do ustawy skoro zawsze datą wystawienia faktury jest data wskazana przez podatnika na wystawionej fakturze w polu P_1. Wydaje się, że regulacja ta jest zbędna. W mojej ocenie tak nie jest. Jest ona m.in. wykorzystywana do ustalenia daty ujęcia korekty faktury korygującej podatek należny „in minus” dla celów art. 29a ust. 13 ww. ustawy, gdzie ustawodawca odwołuje się do daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, czyli do daty przesłania tej faktury do KSeF.
Abstrahując jednak od faktur korygujących, datą wystawienia faktury będzie zawsze data wystawienia jej przez podatnika w jego systemie finansowo-księgowym, czyli data wskazana w polu P_1 struktury faktury. Tak będzie zarówno gdy podatnik prześle fakturę do KSeF w dniu jej wystawienia, jak również gdy podatnik prześle fakturę do KSeF w kolejnym dniu / dniach po dniu jej wystawienia w systemie finansowo-księgowym (systemie fakturowania).
