Podstawa prawna
Zgodnie z treścią art. 106l ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:
1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 (w przypadku samofakturowania przez nabywcę) lub art. 106k ust. 1 (w przypadku wystawiania noty korygującej przez nabywcę), wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3) podmiot, o którym mowa w art. 106c (organ egzekucyjny albo komornik sądowy), wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.
W myśl art. 106l ust. 2 ustawy o VAT duplikat powinien zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę wystawienia duplikatu.
Jak wynika z powyższych przepisów, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik, który wystawił pierwotną fakturę, w tym notę korygującą na wniosek kontrahenta ma obowiązek wystawić ponownie fakturę z tymi samymi danymi co pierwotny dokument uzupełnionymi o wyraz „DUPLIKAT”, a także o datę wystawienia duplikatu.
Wystawca duplikatu faktury nie może odmówić wystawienia duplikatu. Nie może udowodnić, że taka faktura u odbiorcy nie zaginęła lub nie została zniszczona.
Termin wystawienia duplikatu
Jaki jest termin wystawienia duplikatu po skierowaniu żądania o jego wystawienie przez kontrahenta?
Przepisy nie wskazują w jakim terminie wystawca powinien ponownie wystawić fakturę z pierwotnymi danymi. Zdarza się, że w artykułach prasowych pojawia się informacja, że wystawca faktury powinien wystawić duplikat bez zbędnej zwłoki, tj. natychmiast. Stanowisko takie nie znajduje potwierdzenia w żadnym przepisie prawa podatkowego. Wydaje się, że racjonalnym terminem jest termin wskazany w art. 106i ust. 6 ustawy o VAT. Wynika z niego, że jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to fakturę (tu: duplikat) podatnik powinien wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Natomiast, gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, to fakturę (tu: duplikat) podatnik powinien wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.
Powyższe zasady zapewne będą podlegać modyfikacjom, gdy kontrahent w związku ze zniszczeniem lub zaginięciem większej ilości faktur będzie chciał uzyskać ich duplikaty. Może się zdarzyć, że pierwotne faktury, których duplikatów kontrahent zażąda, były wystawiane przez kilka lat. Wydaje się, że należy wówczas indywidualnie ustalić termin wystawienia takich duplikatów. Przy większej ilości faktur termin miesiąca, czy dwóch nie wydaje się terminem zbyt długim. Brak jest w tym zakresie przepisów regulujących tę kwestię.
Należy również pamiętać, że w sytuacji, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie nie jest możliwa odmowa wystawienia duplikatu faktury. Podatnik, który odmawia wystawienia duplikatu naraża się na konsekwencje karnoskarbowe wynikające z art. 62 § 1 ustawy Kodeks karny skarbowy, zgodnie z którym kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Maksymalna kara grzywny w 2018 r. może wynieść 180 stawek x 28.000 zł = 5.040.000 zł.