Kasa rejestrująca a KSeF.
W związku z kolejną odsłoną zmian w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od stycznia 2027 r. warto zwrócić uwagę na likwidację możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących (fiskalnych).
Podstawą prawną zmian jest przede wszystkim art. 145n ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym: w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:
1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
Z regulacji tej wynika, że do końca 2026 r. możliwe jest wystawianie faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących, zarówno pełnych faktur, jak i tzw. faktur uproszczonych – paragonów z NIP nabywcy.
Oznacza to, że od stycznia 2027 r. nie będzie można wystawić żadnej faktury przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Potwierdzają to zmiany dokonane w art. 106h poprzez uchylenie od 1 lutego 2026 r. ustępów 2-4.
Pomimo braku możliwości wystawiania w 2027 r. faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących dokonywanie sprzedaży na rzecz podatników i osób prawnych niebędących podatnikami przy zastosowaniu tej kasy musi skutkować wystawieniem paragonu z NIP nabywcy. Stanowi o tym art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. Uwzględniając jednak treść cytowanego wyżej art. 145n ust. 1 wystawiony od 2027 r. paragon z NIP nabywcy nie będzie pełnił funkcji faktury. Wpływu na to nie będzie miała kwota na jaką będzie wystawiony paragon z NIP.
Skoro paragon z NIP nabywcy nie będzie fakturą uroszczoną, to każdorazowe wystawianie paragonu z NIP nabywcy będzie musiało być potwierdzone fakturą przesłaną do KSeF. Natomiast faktury do paragonów niezawierających NIP nabywcy wystawiane na rzecz konsumentów nie będą musiały być przesyłane do KSeF. Będzie, jak i obecnie, możliwość przesyłania faktur bez NIP nabywcy do KSeF.
Konsekwencją tego, że paragon z NIP od przyszłego roku nie będzie fakturą będzie to, że taki dokument nie będzie umożliwiał nabywcy odliczenia VAT naliczonego, jak i zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Będzie to dotyczyło wyłącznie paragonów z NIP wystawionych od dnia 1 stycznia 2027 r. Wcześniej wystawione paragony z NIP będą dawały takie prawo niezależnie od okresu ich księgowania.
Paragony z NIP nabywcy od 2027 r. będą traktowane jako zwykłe paragony, choć uczestniczyłem w ostatnio szkoleniu organizowanym przez jedną z największych kancelarii podatkowych w Polsce gdzie sugerowano, że do wystawionego paragonu z NIP będzie mógł być zastosowany art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Teza taka jest pozbawiona jakiegokolwiek sensu, gdyż skoro paragon z NIP nie będzie od przyszłego roku fakturą, to tym bardziej nie może być wobec takiego paragonu zastosowany przepis – art. 108 ust. 1 – dotyczący wyłącznie faktur.
Należy mieć również świadomość komplikacji w 2027 r. dotyczących wystawiania faktur w KSeF do paragonów z NIP. Chodzi tu nie tylko o rodzaj dokumentu wydawanego nabywcy przy kasie fiskalnej, ale również o wymianę informacji pomiędzy kasjerem a osobą wystawiającą fakturę w KSeF, a także o terminowość wystawienia faktury w KSeF, szczególnie gdyby chodziło o transakcje objęte szczególnym momentem powstania obowiązku podatkowego.
Więcej na temat relacji paragonów z NIP i faktur, a także o innych zmianach w kasach rejestrujących dowiecie się Państwo na szkoleniu: Kasy rejestrujące z uwzględnieniem zmian od 2027 r., które jest zaplanowane na 22 października 2026 r.
