Dla niektórych transakcji podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT dla prawidłowego ich rozliczenia (ustalenia miejsca świadczenia, momentu powstania obowiązku podatkowego, sposobu udokumentowania, prawidłowego zaewidencjonowania, określenia stawki VAT) konieczne jest dokonanie weryfikacji (ustalenia) prawnopodatkowego statusu nabywcy towarów lub usług.
Transakcjami, dla których status taki jest istotny są przede wszystkim:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
- „eksport” usług (z pewnymi wyjątkami wskazanymi w przepisach art. 28d – 28n ustawy o VAT, w których miejsce świadczenia nie jest uzależnione od statusu nabywcy, lecz najczęściej od miejsca dokonania danej transakcji, np. usługi związane z nieruchomościami, usługi restauracyjne lub cateringowe, usługi transportu pasażerów, czy usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu),
- transakcje objęte na terytorium kraju odwrotnym obciążeniem (sprzedaż towarów z załącznika nr 11 lub usług z załącznika nr 14 ustawy o VAT),
- krajowa sprzedaż na rzecz podatników czynnych, gdy sprzedawcą jest podatnik stosujący metodę kasową,
- krajowa sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz podatników VAT będących rolnikami ryczałtowymi – istotny w tych transakcjach będzie sposób ich udokumentowania: wystawienie paragonu fiskalnego, czy też zamiast paragonu wystawienie faktury.
Od momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej, tj. od 1 maja 2004 r. podatnicy dokonujący transakcji transgranicznych (przede wszystkim WDT, ale również „eksport” usług) mogą i powinni korzystać ze strony internetowej Komisji Europejskiej umożliwiającej weryfikację numerów identyfikacyjnych VAT podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług, tzw. system VIES. Strona ta dostępna jest pod adresem: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=pl
Nie ma obowiązku drukowania i archiwizowania potwierdzonych numerów VAT kontrahentów z którymi zostały zrealizowane transakcje, tym niemniej dla celów dowodowych oraz wykazania należytej staranności warto drukować potwierdzenia nr VAT, bądź archiwizować takie potwierdzenia w formie elektronicznej.
Należy zauważyć, że nie zawsze brak nr VAT kontrahenta w systemie VIES pozbawia podatnika prawa do zastosowania stawki 0% przy WDT. Potwierdził to ponownie ETS w wyroku z 9 lutego 2017 r. w sprawie Euro Tyre BV C-21/16. Pierwotnie teza taka została zawarta w wyroku ETS z dnia 27 września 2012 r. w sprawie VSTR C‑587/10.
Tym bardziej brak nr VAT kontrahenta nie pozbawia podatnika prawa do uznania danej transakcji świadczenia usług za „eksport” usług. Szczególnie gdy transakcja jest dokonywana na rzecz podatnika spoza UE. Na brak konieczności posiadania nr VAT kontrahenta w „eksporcie” usług wskazuje art. 18 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Przepis ten wskazuje na możliwość ustalania statusu nabywcy jako podatnika za pomocą innych środków niż system VIES np. jeżeli podatnik świadcząc usługi dokona w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności. Można wówczas skorzystać z innych dowodów takich jak istnienie strony internetowej nabywcy, posiadanie firmowego rachunku bankowego, dokumentów lub okoliczności wskazujących na to, że nabywca usługi działa w charakterze podatnika, np. rozmiar transakcji, jej przedmiot, umowy z nabywcą, czy z nim prowadzona korespondencja.
Również w transakcjach objętych odwrotnym obciążeniem, których przedmiotem są towary lub usługi wymienione w załącznikach 11 i 14 ustawy o VAT niezbędne jest ustalenie statusu nabywcy jako podatnika VAT czynnego. Ministerstwo finansów od końca czerwca 2015 r. udostępniło możliwość weryfikacji kontrahentów jako podatników VAT czynnych lub zwolnionych za pośrednictwem strony internetowej https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/#1
Podatnicy uzyskają tam informację, czy:
- podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT,
- podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony.
Podobnie jak w systemie VIES możliwość potwierdzania numeru VAT kontrahenta na terytorium kraju za pośrednictwem strony internetowej możliwe jest jedynie w czasie rzeczywistym – w danym dniu. Oznacza to, że nie można zweryfikować kontrahenta na wybrany dzień, który upłynął.
Taka wsteczna weryfikacja jest możliwa, jednak nie za pośrednictwem strony internetowej, lecz pisemnie na podstawie art. 96 ust. 13 ustawy o VAT (w transakcjach krajowych) oraz art. 97 ust. 17 ustawy o VAT (w transakcjach transgranicznych w ramach UE – tu nie obowiązuje wyłącznie forma pisemna).
Zgodnie z art. 96 ust. 13 ustawy o VAT na wniosek zainteresowanego naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku. Natomiast zgodnie z art. 97 ust. 17 ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego lub wyznaczona przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych jednostka organizacyjna, na wniosek zainteresowanego, potwierdza zidentyfikowanie określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju albo informuje o braku takiego potwierdzenia. Zainteresowanym może być podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna, która nie jest takim podatnikiem, mający interes prawny w uzyskaniu potwierdzenia.
Wniosek taki składa się na piśmie, faksem lub telefonicznie albo pocztą elektroniczną – art. 97 ust. 18 ustawy o VAT.
Powyższy sposób weryfikacji kontrahentów może być przeprowadzany przez małych podatników stosujących metodę kasową dla celów prawidłowego rozpoznania momentu powstania obowiązku podatkowego.
Reguły weryfikacyjne powinny być również stosowane przez podatników nabywających towary i usługi na terytorium kraju od swoich kontrahentów, bowiem organy podatkowe uzależniają prawo do odliczenia podatku naliczonego od faktu rejestracji sprzedawcy jako podatnika VAT czynnego (pomimo braku jakiejkolwiek podstawy prawnej oraz braku zgody na taką praktykę przez ETS – patrz wyrok z dnia 22 grudnia 2010 r. w sprawie Dankowski C-438/09).
Również podatnicy dokonujący sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej mogą mieć problemy z identyfikacją nabywcy. W ich sytuacji zagadnienie ustalenia statusu nabywcy jest jeszcze bardziej kłopotliwe.
Podatnicy ci muszą ustalić, czy wydać nabywcy paragon, a ten wydaje się wówczas, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej oraz podatnik VAT będący rolnikiem ryczałtowym, czy też wystawić wyłącznie fakturę. Jeżeli ustalenie, czy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej jest proste, to jednak ustalenie, czy podatnik jest rolnikiem ryczałtowym tak proste nie jest. Należy wskazać, że na stronie internetowej ministerstwa finansów można jedynie ustalić, czy kontrahent jest podatnikiem czynnym, czy zwolnionym. Ustalenie, że dany podmiot jest podatnikiem zwolnionym nie oznacza równocześnie, że sprzedaż na jego rzecz będzie dokumentowana wyłącznie fakturą. Tak by było, gdyby podatnik zwolniony nie byłby rolnikiem ryczałtowym. Jednak jeżeli podatnik zwolniony od podatku jest rolnikiem ryczałtowym, to sprzedaż na jego rzecz należy udokumentować paragonem fiskalnym oraz dodatkowo fakturą.
Niestety nie można tego potwierdzić na stronie ministerstwa finansów. Pozostaje jedynie dokładne ustne ustalenie tego faktu w momencie dokonywania sprzedaży.
Jest to bardzo istotne (pomijając kwestie kodeksu karnego skarbowego i odpowiedzialności za brak dokumentowania transakcji przy zastosowaniu kasy rejestrującej) szczególnie wobec brzmienia art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek określony w ust. 1, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.
Dodatkowo można zauważyć, że na stronie ministerstwa finansów istnieje możliwość sprawdzenia poprawności struktury NIP, tzn. sprawdzenia, czy taki NIP w ogóle istnieje. W tym przypadku uzyskamy jedynie informację, że NIP jest poprawny, bądź też niepoprawny. Taka informacja dostępna jest na stronie: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/#2