Co zmienić w KSeF?

Ministerstwo Finansów w dniu 19 stycznia 2024 r. opublikowało komunikat, że wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur ma zostać odroczone. Kilka dni temu Ministerstwo Finansów potwierdziło, że KSeF zostanie odroczony dodając, że „na pewno zostanie wdrożony”. Ponadto w dniu 9 lutego 2024 r. Ministerstwo Finansów ogłosi harmonogram konsultacji w sprawie rozwiązań prawnych i funkcjonalności systemu KSeF.

Jak już pisałem wcześniej przyjęta przez Sejm ustawa zaproponowana przez Ministerstwo Finansów pod rządami poprzedniej ekipy rządzącej jest kierunkowo słuszna, jednak jej realizacja w postaci przyjętych regulacji została dokonana nieprawidłowo i skutkowałaby znacznymi komplikacjami u sprzedawców i nabywców. Obecnie Ministerstwo Finansów kierując się głosem ekspertów i podatników postanowiło odroczyć termin wdrożenia KSeF. Z ostatniego komunikatu Ministerstwa Finansów z dnia 2 lutego 2024 r. wynika, ze zmiany w KSeF nie będą dotyczyły jedynie funkcjonalności systemu i problemów informatycznych systemu, ale także rozwiązań prawnych.

Z uwagi na prowadzony przez Ministerstwo Finansów audyt informatycznej części systemu zajmę się możliwymi, a w mojej ocenie koniecznymi zmianami prawnymi jakie powinny być wprowadzone w ustawie o KSeF. Przy każdej proponowanej przeze mnie zmianie zamieszczam kilka zdań uzasadnienia przyczyn określonej propozycji. Poniższe propozycje nie mają jednak charakteru zamkniętego, co oznacza, że poniższe tematy dotyczą tylko najważniejszych, w mojej ocenie, błędów zawartych w ustawie o KSeF.

1. Należy wycofać się z pomysłu, że datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF (wprowadzając graniczny termin do przesłania faktury do KSeF).

Treść art. 106na ust. 1 to regulacja wprowadzająca zamęt w każdej firmie, bowiem data wystawienia faktury, a czasem data powstania obowiązku podatkowego nie jest uzależniona od podatnika lecz od nie wiadomo jak działającego systemu KSeF. Więcej na ten temat w artykule: Błędy KSeF – obowiązek podatkowy

2. Należy jednoznacznie uregulować kwestie faktur wystawianych poza KSeF.

Sprzedawca jak i nabywca muszą wiedzieć jaki jest status dokumentu wystawionego poza KSeF. Czy jest to faktura, czy też nie jest to faktura, szczególnie wówczas, gdy z jednej strony ustawodawca wskazuje, że taki dokument (raczej) fakturą nie będzie, a z drugiej strony w świetle art. 106ni ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT za „wystawienie faktury” niezgodnie ze wzorem dla faktur ustrukturyzowanych podatnik będzie karany karą pieniężną. Skoro podatnik wystawił fakturę niezgodnie ze wzorem, to chyba nie można podatnika karać, gdyż dokument taki nie może być fakturą. Wydaje się, że nie można podatnika karać za nieprawidłowe wystawienie faktury, czyli dokumentu który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Oczywiście nie można tracić z pola widzenia art. 2 pkt 31 ustawy o VAT definiującego fakturę.

3. Należy jednoznacznie unormować, czy otrzymane faktury poza KSeF umożliwiają odliczenie VAT.

Skoro faktury wystawione poza KSeF nie są fakturami, to nabywca nie będzie miał prawa do odliczenia VAT naliczonego. Jak jednak wynika z punktu nr 2 niniejszego tekstu nie ma jasności odnośnie tego, czy faktura wystawiona poza KSeF nie jest fakturą i nie uprawnia nabywcy do odliczenia VAT.

4. Rozstrzygnięcia wymaga, czy wystawiane paragony z NIP umożliwią nabywcy odliczenie VAT pomimo niewprowadzenia faktur wystawionych do tych paragonów do KSeF.

Jeżeli w świetle art. 145l ust. 2 ustawy o VAT do końca 2024 r. można wystawiać faktury przez kasę rejestrującą, to oznaczałoby, że od 1 stycznia 2025 r. takiej możliwości nie będzie. Jak w takim przypadku traktować art. 106e ust. 5 pkt 3 w powiązaniu z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT.

Art. 106b ust. 5 wskazuje na konieczność dodania na paragonie NIP nabywcy, aby do tego paragonu wystawić fakturę, a art. 106e ust. 5 pkt 3 wskazuje, że (również) paragon z NIP nabywcy jest fakturą umożliwiającą odliczenie VAT. Nie ma bowiem żadnej regulacji (od 2025 r.), która by uniemożliwiała nabywcy odliczenie VAT z paragonu z NIP nabywcy.

5. Powinny zostać ujednolicone procedury dotyczące wystawiania faktur w okresie awarii, niedostępności KSeF oraz awarii u podatnika (szczególnie terminy przesyłania faktur do KSeF).

Procedura postępowania powinna być jedna dla wszelkiego rodzaju awarii i niedostępności systemu KSeF. W innym razie powodować to będzie znaczne komplikacje. W szczególności powinny być ujednolicone terminy przesyłania faktury do KSeF po awarii, czy niedostępności KSeF. Nie może być tak, że faktura po „awarii” u podatnika (art. 106nh ust. 1) musi zostać przesłana do KSeF następnego dnia po jej wystawieniu skoro „awaria” u podatnika, tak jak każda awaria również w MF może trwać więcej niż jeden dzień. A za przesłanie takiej faktury do KSeF później niż w następnym dniu grozić będą podatnikowi kary pieniężne.

6. Ustawodawca powinien wyjaśnić jak nabywca ma ustalić, czy faktura jest prawidłowa, gdy otrzymuje ją poza KSeF, a sprzedawca nie ma możliwości wystawienia faktury w KSeF z uwagi na występującą u niego awarię.

Chodzi o sytuację, gdy sprzedawca ma awarię niewynikającą z awarii KSeF (np. brak internetu), nie może przesłać faktury do KSeF i przesyła ją np. listownie do nabywcy. Nabywca otrzymuje fakturę np. 31 sierpnia, a sprzedawca przesyła fakturę do KSeF 1 września. Datą odbioru w tej sytuacji, w myśl art. 106nf ust. 10 w związku z art. 106nh ust. 4, będzie data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Czy wobec powyższego nabywca może odliczyć VAT w sierpniu, czy we wrześniu skoro nie ma on wiedzy o tym, czy sprzedawca rzeczywiście miał awarię u siebie. Powstaje pytanie skąd nabywca ma wiedzieć, że sprzedawca miał awarię i jak to ma udowodnić, gdyby faktura wystawiona poza KSeF miała nie być fakturą w rozumieniu przepisów o VAT (problemu nie będzie, gdy uznamy, że faktury wystawione poza KSeF są również fakturami).

7. Koniecznie należy zmienić źle skonstruowane przepisy dotyczące oznaczania faktur kodem QR.

Skoro zgodnie z art. 106gb ust. 5 tylko faktura ustrukturyzowana (czyli taka, która została przesłana do KSeF – patrz art. 106gb ust. 1) udostępniana, czy używana poza KSeF jest oznaczana kodem QR, to na jakiej podstawie faktury wystawiane w trakcie awarii lub niedostępności KSeF (faktury wystawione zgodnie ze wzorem, ale nieustrukturyzowane, bo nie przesłane do KSeF) mają być oznaczane kodem QR skoro nie zostały przesłane do KSeF, a przez to nie spełniają warunków definicyjnych faktury ustrukturyzowanej.

Więcej na ten temat w tekście: Błędy KSeF – kod QR

8. W art. 106ga ust. 2 należy jednoznacznie wskazać, że faktury w ramach procedury szczególnej OSS nie będą przesyłane do KSeF.

Problem ten szczegółowo opisywałem w artykule: Błędy KSeF – faktury OSS Zainteresowane osoby odsyłam do tego tekstu.

9. Powinno się, w mojej ocenie, umożliwić (dla chętnych) wystawianie faktur w KSeF dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej.

Wielokrotnie w swojej praktyce spotykam się z pytaniami, czy można wystawić faktury w KSeF dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Jest duża grupa podatników, którzy nie chcą wprowadzać dwóch systemów fakturowania – w KSeF i poza KSeF dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Ułatwieniem mogłoby być fakultatywne wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF.

10. Należy jednoznacznie uregulować wystawianie faktur korygujących (w KSeF, czy poza KSeF), gdy faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF.

Ministerstwo Finansów wyraża stanowisko, że każda faktura wystawiona w okresie obowiązywania obowiązkowego KSeF musi zostać wystawiona jako ustrukturyzowana. Dotyczyć to ma również faktur wystawionych przed datą wejścia w życie obowiązkowego systemu KSeF, gdy faktura korygująca została wystawiona od dnia wejścia w życie obowiązkowego KSeF.

W mojej ocenie przeczy temu treść art. 13 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023, poz. 1598), gdzie jest konieczności wystawienia faktury w KSeF, gdy termin wystawienia faktury upływa od dnia wejści w życie obowiązkowego KSeF. Moim zdaniem, gdyby ustawodawca chciał uzyskać efekt aby każda faktura wystawiona od 1 lipca 2024 r. (obecny termin wejścia w życie KSeF), w tym faktura korygująca była obowiązkowo wystawiona w KSeF wskazałby, że od dnia 1 lipca każda faktura była wystawiana w KSeF, a nie precyzowałby, że w KSeF mają się znaleźć faktury, których termin wystawienia upływa po dniu 30 czerwca 2024 r.

Nie jest to jedyna wskazówka. Innymi są również art. 106nf ust. 11, czy art. 106j ust. 4 ustawy o VAT. I nie są to jedyne regulacje, z których można wyciągnąć wniosek, że gdy faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF faktura korygująca również powinna być wystawiona poza KSeF.

11. Należy wyłączyć z obowiązkowego KSeF faktury dokumentujące usługi finansowe (bankowe, ubezpieczeniowe, pośrednictwa ubezpieczeniowego, reasekuracyjne, kredytowe, pożyczkowe, itp.) i kwestie te unormować w przepisach wykonawczych tj. projekcie rozporządzenia w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

 

12. Ustawodawca nie uregulował w sposób jednoznaczny wystawiania faktur w KSeF przesyłanych przez Platformę Elektronicznego Fakturowania.

Wydaje się, że należy tę kwestię poprawić i uszczegółowić – art. 106gb ust. 7 ustawy o VAT.

13. Struktura faktury przesyłanej do KSeF powinna być wprowadzona na podstawie powszechnie obowiązującego aktu prawnego (rozporządzenia), a nie na podstawie informacji ze strony internetowej Ministerstwa Finansów.

Struktura faktury nie może ulegać nagłym zmianom. A jej modyfikacja powinna być poprzedzona konsultacjami społecznymi, tak jak to się dzieje wobec innych aktów prawnych. Trybunał Konstytucyjny (K 33/01) wskazał, że nie jest jednak możliwe, ażeby w ustawach podatkowych regulować wszystkie zagadnienia prawa podatkowego. Powoduje to konieczność korzystania w ustawach z upoważnień ustawowych. Tym bardziej, że kwestie daninowe powinny być regulowane powszechnie obowiązującymi aktami prawnymi.

14. Należy zlikwidować całkowicie zbędny obowiązek podawania w treści przelewu numeru faktury w KSeF. Dotyczy to zarówno przelewów „zwykłych” jak i realizowanych w ramach MPP.

15. Tym bardziej należy wycofać się z całkowicie niezrozumiałych identyfikatorów zbiorczych w przelewach.

Nie trzeba wyjaśniać, że w związku z identyfikatorami zbiorczymi może być dużo zamieszania, szczególnie gdy nabywca dokona kilkukrotnej cząstkowej płatności za tę samą fakturę w kolejnych przelewach zbiorczych, gdzie każdy kolejny przelew dotyczyć będzie innych faktur, a bez zmiany pozostanie tylko jedna faktura. Wówczas ten identyfikator zbiorczy nikomu do niczego się nie przyda.

16. Należy albo wydłużyć okres przechowywania faktur w KSeF do 50 lat, albo należy uchylić art. 112aa ustawy o VAT.

Jeżeli już Ministerstwo Finansów (za czasów PIS) chwaliło się wydłużeniem czasu przechowywania faktur w KSeF , to niech ten czas rzeczywiście będzie tak długi aby podatnicy nie musieli żadnych faktur przechowywać w swoich ewidencjach do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub czasu ewentualnej weryfikacji dokumentów. Oznacza to jednak przechowywanie faktur przez co najmniej 50 lat (okres amortyzacji nieruchomości może sięgać 40 lat, a okres korekty VAT od nieruchomości to 10 lat, nie licząc ewentualnych okresów wytworzenia takiego środka trwałego, który również może wynosić 10 a nawet więcej lat).

17. Należy dokonać niezbędnych zmian w zakresie nowych przepisów dot. faktur VAT RR i faktur VAT RR korekta przesyłanych do KSeF.

Rozwinięcie tematu dla zainteresowanych osób, które zgłoszą się osobiście.

Powyższe uwagi dotyczące treści ustawy i konstrukcji KSeF nie mają charakteru wyczerpującego. Jest wiele drobnych kwestii, które poza ww. zagadnieniami należałoby znowelizować. Oby Ministerstwo Finansów nie skoncentrowało się jedynie na kwestiach informatycznych, bo zagadnienia materialnoprawne są nawet ważniejsze.

I na koniec pewne pocieszenie dla tych podatników, którzy rozpoczęli już proces wdrażania KSeF w swoich firmach, a teraz zastanawiają się, czy KSeF w ogóle wejdzie w życie.

Kilka dni temu Prezydent RP stwierdził, że za Wąsika i Kamińskiego będzie wszystkie następne ustawy wetował. Ponieważ termin wejścia w życie obowiązkowego KSEF został ustalony na 1 lipca 2024 r., to jedynym sposobem na odroczenie wejścia w życie tego systemu jest nowelizacja ustawy, która musi zostać podpisana przez Prezydenta. Skoro Prezydent będzie wszystko wetował, to zapewne zawetuje i przesunięcie wejścia w życie ustawy o KSeF. Być może więc termin obowiązkowego KSeF nie jest wcale taki odległy😊.