Jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do 1 stycznia 2019 r. wymienić używane do tej pory kasy rejestrujące.
Przyczyną wymiany wszystkich kas rejestrujących jest upływ terminu wskazanego w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. 2018 r., poz. 280 t.j.). Zgodnie z jego treścią: jednostki samorządu terytorialnego, których jednostki organizacyjne dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o których mowa w art. 2 pkt 19 ustawy o podatku od towarów i usług, były obowiązane zgodnie z przepisami prawa podatkowego dotyczącymi podatku do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, mogą nadal wykorzystywać kasy, za pomocą których jednostki organizacyjne rozpoczęły prowadzenie tej ewidencji i które były przez nie wykorzystywane na dzień poprzedzający dzień podjęcia wspólnego rozliczania z jednostką samorządu terytorialnego, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r.
Powyższy zapis był wynikiem centralizacji jednostek organizacyjnych samorządów. Brak takiego przepisu spowodowałby, że kasy fiskalne musiałyby zostać już wymienione w 2017 r., tj. w momencie centralizacji. Wprowadzenie art. 8 ust. 1 do ww. ustawy spowodowało, że taka wymiana została przesunięta o dwa lata. Konieczność wymiany kas jest konsekwencją treści art. 111 ustawy o VAT, z którego wynika obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 7 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3b. Jak wynika z zapisu art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Ponieważ jednostki organizacyjne J.S.T. posiadały inne numery identyfikacji podatkowej niż jednostka samorządowa, to dotychczas używane kasy od 1 stycznia 2019 r. będą musiały posiadać wyłącznie NIP jednostki samorządowej a nie jej jednostki organizacyjnej. Stąd konieczność wymiany kas rejestrujących.
Istnieje inna możliwość. Zamiast wymiany kas fiskalnych można wymienić moduł fiskalny. Jednakże wymiana modułu fiskalnego nie zawsze będzie opłacalna. Dlatego większość J.S.T. zdecyduje się zapewne na zakup kas z elektronicznym zapisem kopii (a nie kas „dwurolkowych”).
Część samorządów spodziewała się, że z końcem roku wprowadzone zostaną przepisy odraczające termin wskazany w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego.
Do dzisiaj żadna propozycja nowelizacyjna w tym zakresie nie została zgłoszona. Oznacza to niezbędną wymianę kas fiskalnych lub modułów fiskalnych w kasach od dnia 1 stycznia 2019 r. Dodać należy, że na wymienione kasy fiskalne nie można uzyskać wsparcia z finansowego z budżetu państwa, o którym mowa w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT [w wysokości 90% jej ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł].