Nieprawidłowości przy wystawianiu paragonów.

Ostatnie doniesienia prasowe o kontrolach organów skarbowych dotyczących prawidłowości wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych skłoniły mnie do napisania niniejszego tekstu.

Kilka dni temu wybrałem się do restauracji w centrum Polski. Kelner – młody mężczyzna po zakończonej usłudze gastronomicznej przyniósł do mojego stolika dokument potwierdzający zrealizowaną usługę. Niestety nie był to paragon fiskalny, lecz dokument niefiskalny. Na dodatek kelner po uregulowaniu należności spytał się (!), czy przynieść paragon fiskalny, tak jakby ten paragon miał być drukowany jedynie wówczas, gdy klient się o niego upomni. Z wypowiedzi kelnera wynikało, że paragony fiskalne są drukowane w restauracji, ale dopiero po zapłaceniu za usługę. Przyczyną drukowania paragonów dopiero po wykonaniu usługi i zapłaceniu za nią było to, że informatyk tak ustawił kasę rejestrującą i „inaczej nie można”.

Dlaczego takie postępowanie jest nieprawidłowe i może grozić kelnerowi, jak i jego przełożonym konsekwencjami karnoskarbowymi?

W świetle § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025, poz. 845) podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Przepis ten obliguje podatnika do wystawienia i wydania paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży. Ponadto paragon nie może być wydany później niż z chwilą przyjęcia należności.

Jak interpretować ww. przepis?

Paragon fiskalny powinien być wystawiony i wydany nabywcy bez jego żądania ze strony kupującego. Jednoznacznie z tego wynika, że nie wolno pytać się nabywcy, czy chce otrzymać paragon fiskalny. Paragon ten powinien być wystawiony i wydany nabywcy od razu.

Tak więc, jeżeli dojdzie do dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi paragon powinien być wystawiony i wydany najpóźniej z chwilą dokonania ww. transakcji. Jeżeli bezpośrednio przed taką transakcją sprzedaży nastąpi zapłata należności, to wystawienie i wydanie paragonu musi nastąpić z chwilą (momentem) przyjęcia tej należności. Innymi słowy, paragon fiskalny powinien być wystawiony i wydany z chwilą dokonania sprzedaży (dokonania dostawy towarów, wykonania usługi), a jeżeli bezpośrednio przed sprzedażą nastąpi zapłata należności, to wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego powinno nastąpić z chwilą przyjęcia należności.

W przypadku usług gastronomicznych wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego następuje najczęściej po realizacji usługi. Rzadko bowiem w takich usługach następuje uregulowanie należności przed ich wykonaniem.

W przypadku, o którym pisałem wyżej wystawienie paragonu fiskalnego powinno nastąpić bezpośrednio po otrzymaniu informacji od nabywcy, że usługa została wykonana. Kelner podchodząc do stolika w celu przyjęcia zapłaty powinien taki paragon przedstawić nabywcy. Absolutnie niedopuszczalne jest przedłożenie klientowi dokumentu niefiskalnego, oznaczonego informacją „Niefiskalny”. Tym bardziej niedopuszczalne jest pytanie się nabywcy, czy chce otrzymać paragon fiskalny już po wykonaniu usługi. Jak wynika z ww. regulacji paragon wystawia się i wydaje nabywcy „bez jego żądania”.

Wewnętrzne procedury dotyczące konieczności wygenerowania najpierw dokumentu niefiskalnego, a dopiero po otrzymaniu należności wystawieniu paragonu fiskalnego nie mogą mieć wpływu na powszechne obowiązki podatkowe i dokumentacyjne wynikające z obowiązujących regulacji. Postępowanie takie naraża na karę grzywnę na podstawie ustawy Kodeks karny karbowy zarówno bezpośredniego sprzedawcę (kelnera), ale również osoby nadzorujące sprzedawcę, jak i przedsiębiorcę. Należy pamiętać, że sam mandat karny skarbowy może nawet opiewać na kwotę 24.030,00 zł.

W wyjaśnieniach Krajowej Administracji Skarbowej czytamy:

„Kelner obsługujący klienta, dla którego świadczona jest taka usługa, powinien zarejestrować na kasie fiskalnej dokonaną sprzedaż, wydrukować paragon fiskalny oraz wydać go klientowi. Ministerstwo Finansów przypomina, że wydanie paragonu jest obowiązkiem kelnera i nie jest uzależnione od prośby klienta, ani od tego, czy klient podejdzie odebrać paragon – paragon ma być klientowi wręczony, a więc w szczególności przyniesiony do stolika przy którym klient siedzi. (…)

Rachunek kelnerski może mieć postać dokumentu wypisanego odręcznie, na bloczku oznaczonym np. jako „pokwitowanie wpłaty”. Może to być również dokument, który jest zbliżony z wyglądu do paragonu fiskalnego. Nie jest to jednak paragon fiskalny, jeżeli nie pochodzi z wydruku z kasy fiskalnej. Ostrzegamy, że taka praktyka jest niezgodna z przepisami i może rodzić negatywne konsekwencje zarówno dla przedsiębiorcy – właściciela restauracji, jak i dla kierownika zmiany i kelnera, który nie rejestruje transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Rachunek lub paragon kelnerski może służyć wyłącznie do rozliczeń pracodawcy z pracownikami, w żaden sposób nie może zastępować paragonu fiskalnego. Jeśli w ślad za paragonem kelnerskim nie zostanie wydany klientowi paragon fiskalny, to znaczy, że transakcja prawdopodobnie nie została zarejestrowana na kasie fiskalnej.”

Czytając ten tekst można zastanawiać się dlaczego z chwilą wykonania usługi należy wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny (nawet przed otrzymaniem należności), podczas gdy kupując towary w sklepie paragon fiskalny jest wystawiany i wydawany dopiero po zapłacie. Otóż, przy w standardowej transakcji w sklepie dotyczącej towarów do dostawy towarów (przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel) dochodzi dopiero z chwilą dokonania zapłaty za nabywany towar. Stąd też sprzedaż towaru w sklepie następuje po otrzymaniu przez sprzedawcę zapłaty, a w przypadku usługi sprzedaż następuje w momencie jej wykonania, bez względu na to czy została ona opłacona, czy nie.

Pojawiają się również pytania dotyczące tego, jak należy postąpić w sytuacji wykonania usługi, wystawieniu paragonu fiskalnego przy równoczesnym braku zapłaty ze strony nabywcy.

Brak zapłaty w żaden sposób nie może mieć wpływu na obowiązki podatkowe po stronie sprzedawcy. Co do zasady, wykonanie usługi spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w podatku VAT oraz powstanie przychodu w podatku dochodowym. Nieotrzymanie zapłaty może skutkować zgłoszeniem sprawy na policję oraz w zakresie spraw podatkowych zastosowaniem ulgi na złe długi. Sytuacja taka nie zwalnia jednak sprzedawcy z obowiązku wystawienia paragonu fiskalnego, którego nie może zastąpić dokument niefiskalny.

Niezależnie od powyższego warto również przyjrzeć się informacjom i oświadczeniom osób prowadzących u podatnika ewidencję przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Osoby te muszą być zapoznane z aktualną informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania, a także mają obowiązek złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. Informacje te i oświadczenia od lipca 2025 r. zostały zmodyfikowane, a od przyszłego roku ulegną kolejnym zmianom, które podatnicy powinni uwzględnić w swoich ewidencjach.