Kiedy odliczyć VAT z duplikatu faktury? Odpowiedź uzależniona jest od okoliczności danej sytuacji. Można wyróżnić trzy podstawowe sytuacje występujące w obrocie gospodarczym, gdy mamy do czynienia z duplikatem
- Jeżeli nabywca nie otrzymał faktury, a następnie w jej miejsce otrzymał duplikat faktury.
Podatnik, który nie otrzymał w rozsądnym terminie faktury z wykazanym podatkiem dokumentującej nabycie towarów i usług na terytorium kraju powinien wystąpić do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury. Wystawiony duplikat faktury otrzymany przez nabywcę będzie stanowił podstawę do odliczenia podatku naliczonego. W tej sytuacji odliczenie podatku na podstawie otrzymanego duplikatu faktury będzie dokonane na ogólnych zasadach wskazanych w art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Zgodnie z treścią przywołanego wyżej ust. 10b pkt 1 prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Podatnik potraktuje taką fakturę jako nowy dokument dający prawo do odliczenia podatku w okresie jego otrzymania albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT). Warunkiem odliczenia jest powstanie obowiązku podatkowego w związku z dokonaną transakcją.
Faktura pierwotna, która ewentualnie wpłynęłaby do podatnika po terminie otrzymania duplikatu faktury nie spowoduje żadnych konsekwencji u nabywcy. Co najwyżej może ona potwierdzać fakt prawidłowości ujęcia w ewidencjach duplikatu faktury, skoro wcześniej (przed otrzymaniem duplikatu) nie została ona otrzymana przez nabywcę.
- Jeżeli nabywca otrzymał fakturę i odliczył z niej podatek, a po odliczeniu podatku faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu.
Podatnik, który otrzymując fakturę odlicza wynikający z niej podatek w terminie wskazanym w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, w świetle którego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (przy założeniu, że wcześniej powstał obowiązek podatkowy). Warunkiem odliczenia podatku jest działalnie podatnika w takim charakterze, związek zakupu z działalnością opodatkowaną oraz brak przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy o VAT. W świetle art. 86 ust. 11 ustawy o VAT prawo do odliczenia może być również realizowane w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Jeżeli podatnikowi zaginie faktura już po ujęciu jej w ewidencji oraz po uwzględnieniu jej w deklaracji VAT, to korzystając z procedury wskazanej w art. 106l ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, zgodnie z którą w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika, powinien zwrócić się do sprzedawcy z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury. Otrzymanie duplikatu faktury nie wywołuje żadnych skutków prawnych, bowiem dokument ten potwierdza jedynie już zaksięgowaną transakcję. Należy jedynie ująć duplikat faktury w ewidencji podatku za ten sam okres kiedy ujęto pierwotną fakturę z której odliczono podatek. Identycznie należy postąpić z fakturami wyblakłymi, czy zniszczonymi, które są nieczytelne. Należy bowiem pamiętać o treści art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Z przywołanych przepisów wynika, że duplikat zniszczonej, bądź zagubionej faktury nie powoduje nowego momentu powstania prawa do odliczenia, a jedynie potwierdza wcześniej dokonane odliczenie zastępując „starą” fakturę.
- Jeżeli nabywca otrzyma fakturę, a następnie przed jej zaewidencjonowaniem ona zaginie lub ulegnie zniszczeniu.
Nabywca, który otrzymał fakturę, która następnie przed zaksięgowaniem została zniszczona lub zaginęła powinien zwrócić się do wystawcy faktury na podstawie wyżej wskazanego przepisu o wystawienie duplikatu faktury. Prawidłowość ujęcia duplikatu faktury jest uzależniona od daty jego otrzymania. Poniższy opis dotyczy sytuacji, w której obowiązek podatkowy już powstał.
Jeżeli podatnik otrzyma duplikat faktury przed upływem terminu do złożenia deklaracji za maksymalnie trzeci okres rozliczeniowy, w którym otrzymał fakturę ma prawo do jej ujęcia w jednym z trzech dowolnie wybranych okresów rozliczeniowych. Oczywiście odliczenie za pierwszy, bądź drugi okres rozliczeniowy będzie wówczas skutkowało koniecznością dokonania korekty deklaracji za pierwszy bądź drugi okres rozliczeniowy, bowiem termin na złożenie tych deklaracji już minął. Natomiast odliczenie podatku za trzeci okres rozliczeniowy przed upływem terminu do złożenia deklaracji nie spowoduje konieczności żadnych korekt deklaracji.
Przykład:
Jeżeli podatnik rozliczający się miesięcznie otrzymał fakturę w styczniu i w tym samym miesiącu faktura ta zaginęła lub została zniszczona przed jej ujęciem w ewidencji, to ujmie ją, odliczając podatek naliczony, za dowolny okres rozliczeniowy (styczeń, luty, marzec) jeżeli podatnik otrzyma duplikat faktury do dnia upływu terminu do złożenia deklaracji podatkowej za trzeci okres rozliczeniowy, tj. do 25 kwietnia i najpóźniej tego dnia odliczy podatek naliczony za marzec, bądź styczeń albo luty (za styczeń i luty niezbędna będzie korekta deklaracji ale również złożona najpóźniej do dnia 25 kwietnia).
Jeżeli Podatnik w podanym wyżej przykładzie nie zdąży dokonać odliczenia do dnia 25 kwietnia za marzec, bądź za styczeń i luty (poprzez korektę deklaracji), to pozostanie podatnikowi jedynie skorzystać z możliwości jaką daje art. 86 ust. 13 ustawy o VAT, w świetle którego: jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Przepis wskazuje, że jeżeli odliczenie nie może być dokonane w terminach wskazanych w art. 86 ust. 10, 10d, 10e i 11 ustawy o VAT (w naszym przypadku za styczeń, luty, marzec), to podatnik dokonując odliczenia po dniu złożenia deklaracji za marzec może dokonać jedynie korekty rozliczenia za styczeń, czyli okres w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Oznacza to, że otrzymanie faktury np. w maju upoważnia podatnika wyłącznie do dokonania korekty rozliczenia za styczeń. Odliczenie VAT poprzez korektę lutego, bądź marca byłoby już nieprawidłowe.