Istotne zmiany w fakturowaniu

Sejm w dniu 1 października 2021 r. uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz dokonuje z zmian w treści faktur i ich wystawianiu. Nowe regulacje wejdą w życie od już od 1 stycznia 2022 r.

Zgodnie z nowo dodanym art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o:
  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
• powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktury przesyłane i odbierane z KSeF będą wyłącznie fakturami ustrukturyzowanymi, czyli fakturami wystawionymi przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie w formacie xml, którego wzór będzie dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Zmiany w fakturowaniu po wprowadzeniu faktur ustrukturyzowanych będą radykalne. Datą wystawienia faktury będzie data przesłania faktury do KSeF, a nie data wystawienia faktury w systemie podatnika. Datą odbioru faktury przez nabywcę będzie data nadania przez KSeF numeru systemowego przekazanej fakturze, a nie data faktycznego pobrania faktury z systemu.

Aby przesłać skutecznie nabywcy fakturę za pośrednictwem KSeF niezbędne będzie uzyskanie akceptacji od nabywcy na przesyłanie faktur w tej formie. Akceptacja taka będzie niezależna od akceptacji na przesyłanie faktur elektronicznych np. e-mailem, co oznacza, że niezbędne będą dodatkowe oświadczenia kupujących dotyczące zgód na przesyłanie faktur w KSeF.

Rejestracja sprzedawcy w KSeF nie będzie oznaczała, że wszystkie faktury trzeba będzie wysyłać do KSeF. Będą mogły zdarzać się sytuacje, że część faktur jest wystawionych w KSeF, a część nie, nawet gdy nabywcą jest ten sam klient. Sprzedawca będzie mógł wszystkie faktury wystawiać w KSeF pomimo, że nabywca nie wyraził zgody na przesyłanie faktur przez KSeF. Przyczyną takiego postępowania sprzedawcy, tj. przesyłania wszystkich wystawionych faktur do KSeF będzie możliwość uzyskania szybszego 40-dniowego zwrotu podatku na rachunek bankowy podatnika, o ile wszystkie faktury podatnika zostaną wystawiane w KSeF.

Okazuje się jednak, ze nie wszystkie faktury będą mogły być wystawione w KSeF do takich faktur należeć będą m.in.:

• faktury proforma,
• faktury VAT RR,
• faktury dokumentujące czynności zwolnione z VAT (gdy sprzedawca nie wskazał swojego NIP na fakturze),
• faktury uproszczone, tzw. paragony z NIP,
• faktury korygujące, gdy pierwotna faktura nie została wystawiona w KSeF,
• faktury za przejazd autostradą w formie paragonów.

Należy poważnie rozważyć, czy dla podatnika korzystne będzie stosowanie faktur ustrukturyzowanych. Oczywiście Ministerstwo Finansów zachwala system jak można najbardziej i wskazuje, że KSeF to same korzyści dla podatników, w tym:

• Szybkość: podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40.
• Bezpieczeństwo: faktura pozostanie w bazie danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
• Przyspieszenie obrotu: dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
• Wygodę: e-faktury będą wydawane według jednego wzorca tak, że będą bardzo łatwe w użyciu.
• Standaryzację: wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze.
• Mniej obowiązków: podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia
• Mniej danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia

Należy dodać, choć sama ustawa z 1 października 2021 r. o tym nie stanowi, że system KSeF ma być od 1 stycznia 2023 r. systemem obowiązkowym dla wszystkich podatników VAT czynnych. Do tej daty KSeF ma mieć charakter fakultatywny, co oznacza, że będzie można z niego korzystać, ale nie będzie takiego obowiązku.

Poza szerokimi zmianami w zakresie faktur ustrukturyzowanych ustawa z 1 października 2021 r. wprowadza również zmiany w fakturowaniu niezależne od KSeF. Zmiany będą dotyczyły m.in.:

• braku obowiązku zamieszczania na oznaczenia „Duplikat”, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie,
• braku obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta” oraz wskazywania przyczyny korekty,
• korekt zbiorczych – będzie możliwe wystawianie faktur korygujących do poszczególnych pozycji faktury. Możliwa będzie na rzecz jednego odbiorcy korekta faktury dotyczącej poszczególnych dostaw lub usług, jak i korekta wszystkich dostaw lub usług z danego okresu,
• możliwości wcześniejszego wystawienia faktury z 30 dni przed transakcją na 60 dni przed transakcją.

Z powyższymi zmianami zostaną skorelowane zmiany w JPK_V7, które są przygotowywane przez Ministerstwo Finansów od 1 stycznia 2022 r.

Zapraszam na szkolenie ze zmian dotyczących faktur ustrukturyzowanych i Slim VAT2.