Podmioty gospodarcze prowadzące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinny wiedzieć jak się zachować w momencie tzw. nabycia sprawdzającego. Wiedzę tę powinny mieć również osoby (kasjerzy, kasjerki) prowadzące w tych podmiotach sprzedaż za pomocą kas rejestrujących (fiskalnych) i obsługujące te kasy.
Organy podatkowe przez cały rok prowadzą kontrole prawidłowości sprzedaży w kasach rejestrujących. W tym celu od stycznia 2022 r. wprowadzono do ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej przepisy upoważniające pracowników urzędów skarbowych oraz pracowników i funkcjonariuszy urzędów celno-skarbowych do dokonywania nabycia sprawdzającego.
Zgodnie z art. 94k ustawy o KAS: nabycie sprawdzające polega na nabyciu towarów lub usług w celu sprawdzenia wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, w zakresie:
1) ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej;
2) wydawania nabywcy paragonu fiskalnego.
Istotą przepisów dotyczących nabycia sprawdzającego jest więc sprawdzenie, czy podatnik, jak i osoba obsługująca kasę rejestrującą prawidłowo ewidencjonują transakcje w kasie rejestrującej, jak również, czy z każdej transakcji jest wydawany nabywcy paragon fiskalny.
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów w komunikacie na temat nabycia sprawdzającego: „Celem tego narzędzia jest sprawdzenie jak podatnicy wywiązują się z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych. Każdy niewystawiony paragon przyczynia się do zmniejszenia wpływów do budżetu. Tracimy na tym wszyscy. (…).
W ramach nabycia sprawdzającego urzędnicy KAS będą mogli kupić towar lub usługę celem sprawdzenia, czy podatnik wywiązuje się z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. W przypadku nieprawidłowości urzędnik sporządzi protokół, w oparciu o który naczelnik odpowiedniego urzędu uruchomi u sprzedawcy kontrolę lub postępowanie podatkowe. Tylko w przypadku naruszenia innych przepisów, np. sprzedaży wyrobów akcyzowych bez znaków akcyzy, będzie miał prawo zatrzymać wydany towar jako dowód w sprawie. Zasadą nabycia sprawdzającego jest zwrot nabytego w trakcie tych czynności towaru.
Zatrzymanie towaru to skrajny wyjątek związany z naruszeniem innych przepisów, np. braku znaków skarbowych, towarów podrobionych lub papierosów z przemytu.”.
Obowiązki związane z prawidłowym ewidencjonowaniem transakcji na rzecz konsumentów są weryfikowane przez organy skarbowe. Niezbędna jest jednak wiedza u podatników, jak i osób obsługujących kast rejestrujące jak postąpić w trakcie nabycia sprawdzającego.
Sama procedura rozpoczyna się od okazania sprawdzanemu legitymacji służbowej sprawdzającego (pracownika albo funkcjonariusza KAS) oraz poinformowania go o dokonaniu nabycia sprawdzającego i pouczenia sprawdzanego o jego prawach i obowiązkach.
Procedura ta jest uzależniona od tego, czy przedmiotem zakupu były towary, czy usługi. W przypadku nabycia towarów przez sprawdzającego towar zazwyczaj jest zwracany sprawdzanemu. W konsekwencji należy przeprowadzić zwrot towarów poprzez ewidencję zwrotów w kasie fiskalnej. Należy przypomnieć, że od 16 marca 2023 r. zmieniły się w tym zakresie przepisy dotyczące ewidencji korekt w kasie rejestrującej. Przepisy te wynikają z § 3 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Inaczej przedstawia się sprawa zwrotu usług. W ich przypadku najczęściej nie jest możliwe dokonanie zwrotu wykonanych już usług (np. usługi naprawy, czy serwisowej). Wówczas uznaje się, że usługa jest wykonana i nie podlega zwrotowi. Inaczej przedstawia się sprawa zaliczek dotyczących jeszcze nie wykonanych usług. W przypadku takich zaliczek możliwy jest zwrot zaliczki przez sprawdzającego sprawdzanemu zwrot paragonu oraz korekta takiego zwrotu w ewidencji korekt.
W przypadku prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży sprawdzający sporządza z nabycia sprawdzającego notatkę służbową. Natomiast, gdy w toku nabycia sprawdzającego stwierdzono naruszenie w zakresie wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków sporządzany jest protokół z nabycia sprawdzającego.
Warto podkreślić, że znajomość przepisów dotyczących samego nabycia sprawdzającego, a przede wszystkim przepisów dotyczących prawidłowości ewidencjonowania i wydawania paragonu z kasy fiskalnej powoduje, że podatnik (pracodawca), jak i pracownik obsługujący kasę rejestrującą świadomie będą realizować ustawowe obowiązki unikając tym samym problemów w kontakcie z organami podatkowymi, a przede wszystkim unikając bardzo wysokich mandatów karnych skarbowych, których wysokość od lipca 2023 r. może sięgać aż 18.000,00 zł.
Osoby zainteresowane poszerzeniem swojej wiedzy zapraszam na szkolenia podatkowe z zakresu obowiązków związanych z kasami rejterującymi: