Kwestia odliczania podatku naliczonego VAT zawartego w fakturach zakupu towarów i usług otrzymanych papierowo lub elektronicznie w obecnym stanie prawnym nie wydaje się kontrowersyjna. Odliczenie VAT w transakcjach krajowych jest uzależnione od spełnienia warunków wskazanych w art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, tj. (1) od powstania obowiązku podatkowego (datą obowiązku podatkowego, wykluczając wyjątki dotyczące przede wszystkim sprzedaży mediów, czynności cyklicznych, usług budowlanych, czy zaliczek, jest data dokonania dostawy towaru lub data wykonania usługi) oraz (2) od otrzymania faktury. Organy podatkowe potwierdzają możliwość odliczenia VAT z faktur otrzymanych papierowo w dacie ich otrzymania przez podmiot gospodarczy, a gdy faktury zakupu są otrzymywane elektronicznie np. mailem, wówczas datą odliczenia VAT jest data otrzymania takiej faktury w formie elektronicznej (najczęściej jest to data otrzymania takiego dokumentu na skrzynkę pocztową).
Wprowadzenie od stycznia 2022 r. faktur ustrukturyzowanych przesyłanych do odbiorcy za jego zgodą skutkuje zmianą stanu prawnego i istotną zmianą praktyki postępowania podatników.
Przesłanie do kontrahenta przez sprzedawcę faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) musi być poprzedzone wystąpieniem do tego nabywcy o akceptację takiego sposobu otrzymywania faktur. Zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT: otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
W świetle ww. przepisu akceptacja ta jest niezależna od akceptacji wskazanej w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT dotyczącej faktur elektronicznych.
W obecnym stanie prawnym sprzedawca przesyłając nabywcy fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF musi uzyskać jego zgodę na otrzymanie w ten sposób takich faktur niezależnie od tego, że ten sam nabywca udzielił już sprzedawcy odrębną zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja dotycząca sposobu odbioru faktur może być wyrażona w formie pisemnej, mailem, a nawet w sposób dorozumiany, np. gdy nabywca odbierze fakturę w umówiony sposób i ją zapłaci, co będzie jednoznacznie potwierdzało zgodę na taki sposób przesyłania/otrzymywania faktur.
Jeżeli nabywca nie zaakceptuje faktur ustrukturyzowanych przesyłanych przy użyciu KSeF wówczas sprzedawca jest zobowiązany przesyłać nabywcy faktury w sposób wcześniej uzgodniony papierowo lub w formie elektronicznej (o ile taka akceptacja na przesyłanie faktur w formie elektronicznej została udzielona przez nabywcę).
Podsumowując:
Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej i w formie ustrukturyzowanej sprzedawca musi przesłać fakturę nabywcy w formie papierowej.
Gdy nabywca wyrazi zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej wówczas faktura do tego nabywcy może być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej, jednak nie w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Jeżeli nabywca zaakceptuje przesyłanie faktur jedynie w formie ustrukturyzowanej sprzedawca jest zobowiązany doręczyć nabywcy faktury przy użyciu KSeF lub w formie papierowej.
Natomiast gdy kupujący zaakceptuje sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej, jak i w formie ustrukturyzowanej sprzedawca może temu nabywcy doręczyć faktury w dowolnej formie.
Należy również pamiętać, że korzystanie przez sprzedawcę z KSeF nie oznacza, że każda faktura w taki sposób musi być doręczana odbiorcy. Skoro system KSeF ma charakter fakultatywny (dobrowolny), to sprzedawca mimo udzielonej mu przez kupującego zgody na przesyłanie faktur poprzez KSeF nie musi korzystać z KSeF i może w dalszym ciągu przesyłać faktury nabywcy choćby w formie papierowej.
Datą otrzymania przez nabywcę faktury ustrukturyzowanej (o ile nabywca zaakceptował taki sposób przesyłania faktur) będzie w świetle art. 106na ust. 3 ustawy o VAT dzień przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Co interesujące i wyjątkowo korzystne dla nabywców, data otrzymania faktury przy użyciu KSeF jest niezależna od daty pobrania tego dokumentu z KSeF przez kupującego. Może więc być tak, że sprzedawca wystawił fakturę i przesłał ją do KSeF np. w kwietniu, a nabywca taką fakturę dopiero zauważy i odbierze z KSeF w maju. Wówczas moment pobrania faktury przez nabywcę nie ma żadnego znaczenia dla momentu powstania prawa do odliczenia (w rzeczywistości kwiecień), oczywiście przy założeniu, że w kwietniu powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów lub usług.
Sprzedawca może też wystawiać wszystkie faktury przy użyciu KSeF, nawet bez zgody nabywcy. Skoro jednak nabywca nie zaakceptował takiego sposobu otrzymywania faktur sprzedawca jest zobowiązany do przesłania faktury do nabywcy w sposób z nim uzgodniony (papierowo lub elektronicznie). Faktura wystawiona przy użyciu KSeF powinna być wówczas wydrukowana lub powinna przybrać postać np. pliku PDF i zostać przesłana w formie uzgodnionej z nabywcą.
Problemy z przesyłaniem faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur pojawią się gdy sprzedawca wystawi i prześle fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej, a dopiero po przesłaniu faktury w takiej formie do nabywcy sprzedawca przekaże ją do KSeF.
Pojawią się wówczas dwie kwestie. Pierwsza to prawidłowość wystawienia takiej faktury przez sprzedawcę, a druga to prawo do odliczenia VAT z otrzymanej poza systemem KSeF faktury przez nabywcę.
Sprzedawca wystawiający i przesyłający poza KSeF fakturę do nabywcy (w formie papierowej lub elektronicznej), a następnie przesyłający taką fakturę przy użyciu KSeF naraża się na zarzut podwójnego wystawienia faktury dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze. Skoro bowiem w świetle art. 106na ust. 1 ustawy o VAT: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, to wystawienie wcześniej faktury bez pośrednictwa KSeF, która została wysłana do kupującego, należy uznać za wystawienie drugiej faktury dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze. Oczywiście organom podatkowym będzie trudno udowodnić, że jest to inna faktura od tej, która była następnie przesłana i wystawiona za pośrednictwem KSeF. Będzie bowiem ona miała tą samą treść, ten sam numer faktury i co bardzo prawdopodobne, tę samą datę wystawienia. Kwestia daty wystawienia faktury przesłanej do KSeF jest bardziej skomplikowana i nie jest przedmiotem niniejszego tekstu (chodzi m.in. o takie sytuacje jak inna data fizycznego wystawienia faktury i inna data przesłania jej do KSeF przez sprzedawcę).
Z kolei nabywca, który nie akceptuje faktur przesyłanych przy użyciu KSeF otrzymując fakturę w inny niż KSeF sposób ma prawo do odliczenia VAT w dacie otrzymania tej faktury (przy założeniu spełnienia przesłanki powstania obowiązku podatkowego najpóźniej w miesiącu otrzymania faktury). Gdyby jednak sprzedawca przesłał nabywcy fakturę poza KSeF, a następnie ten sprzedawca wystawił tę fakturę przy użyciu KSeF pojawi się pytanie, czy nabywca z faktury wystawionej bez pośrednictwa KSeF może odliczyć VAT w dacie otrzymania tego dokumentu. Powyższa kwestia jest tym bardziej istotna, gdy sprzedawca wystawi fakturę i prześle ją nabywcy np. 30 czerwca (a nabywca w tym samym dniu taka fakturę otrzyma), a tę samą fakturę sprzedawca prześle do KSeF później np. 1 lipca.
Czy wówczas nabywca będzie mógł odliczyć VAT z takiej faktury wystawionej 30 czerwca a przesłanej do KSeF 1 lipca już za czerwiec, gdy w świetle art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF?
Moim zdaniem nie nic nie stoi na przeszkodzie w odliczeniu VAT z takiej faktury już w czerwcu. Można bowiem argumentować, że co prawda ww. przepis wskazuje jaki dzień uznaje się za dzień wystawienia faktury, to jednak nie można zapominać, że sprzedawca najpierw wystawił fakturę w innej formie niż przy użyciu KSeF i faktura tak wystawiona zanim jeszcze trafiła do KSeF byłaby fakturą prawidłową. Ponadto nabywca nie musi wiedzieć, że sprzedawca taką fakturę w KSeF wystawia. Dlatego też nie może być pozbawiony prawa do odliczenia z otrzymanej faktury skoro nie wiedział i nie mógł wiedzieć, że sprzedawca wystawi ponownie inną fakturę (w KSeF) dokumentującą tę samą czynność. Stąd kierując się tym, że nabywca nie wiedział i nawet przy dołożeniu wszelkich starań nie mógł wiedzieć, że sprzedawca prześle tę samą fakturę do KSeF, nie może być on pozbawiony prawa do odliczenia VAT z takiego dokumentu. Powyższe jest tym bardziej zasadne, że nabywca mógł już tego 30 czerwca ująć tak otrzymaną fakturę i odliczyć z niej VAT nawet zanim jeszcze sprzedawca tę fakturę przesłał w lipcu do KSeF.
Oczywiście niezależnie od tego problem z „podwójną” fakturą, o którym wspomniałem wyżej będzie miał sprzedawca.