Obecnie w użyciu przez podatników są następujące kasy rejestrujące: kasy z papierowym zapisem kopii, kasy z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy online, w tym tzw. kasy wirtualne mające postać oprogramowania.
Kasy z papierowym zapisem kopii mogą być używane przez podatników, jednak od września 2019 r. nie można ich już kupić. Oznacza to, że podatnicy, którzy takie kasy posiadają mogą je jeszcze używać do czasu ich trwałej awarii lub do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej takiej kasy. Zgodnie bowiem z art. 145a ust. 5 ustawy o VAT: w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega wymianie.
Z kolei z ust. 7 pkt 1 art. 145a ustawy o VAT wynika, że: potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii – są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.
Z powyższej regulacji wynika, że od 1 stycznia 2023 r. nie będą wydawane potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii. Same potwierdzenia wydane wcześniej również wygasną tego dnia. Zgodnie z § 32 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (Dz.U. 2021, poz. 1753): potwierdzenia wydane przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zachowują moc do dnia określonego w tym potwierdzeniu, nie dłużej niż przez okres, o którym mowa w art. 145a ust. 7 pkt 1 ustawy (tj. do dnia 31 grudnia 2022 r.), chyba że potwierdzenie zostanie cofnięte.
Kasy te w 2023 r. będą mogły być użytkowane przez podatników, jednak od 1 stycznia 2023 r. nie będzie można ich nabyć w celu ich użytkowania w firmie. Można jednak postawić pytanie, jak będzie można korzystać z kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii po 31 grudnia 2022 r. skoro potwierdzenia dla tych kas wygasną z końcem 2022 r. Otóż zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2021, poz. 1625 t.j.): podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.
Tak więc nawet wygaśnięcie potwierdzeń dla tych kas nie będzie oznaczało, że takich kas nie można użytkować, po okresie na który wydano potwierdzenie, o ile w momencie nabycia kasa posiadała obowiązujące potwierdzenie, że spełniała określone kryteria techniczne.
Graniczną datą zakupu kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii będzie 31 grudnia 2022 r. Taką kasę będzie można ufiskalnić również po tej dacie, jeżeli zostanie nabyta do końca 2022 r. Natomiast kasa z elektronicznym zapisem kopii zakupiona od 1 stycznia 2023 r. nie będzie mogła być używana i oczywiście nie będzie mogła przejść procesu fiskalizacji.
Należy również pamiętać, że zakup kas z elektronicznym zapisem kopii niesie za sobą niższe koszty zakupu, jak i eksploatacji (brak obowiązku podłączenia do internetu). Jednakże takie kasy nie uprawniają podatników do uzyskania zwrotu 700 zł z urzędu skarbowego z tytułu zakupu takiej kasy rejestrującej. Podatnicy, którzy chcieliby otrzymać zwrot 700 zł na zakup każdej kasy rejestrującej, o ile rozpoczynają ewidencję za pomocą kas rejestrujących muszą wybrać kasę droższą online z możliwym zwrotem 700 zł, lub kasę tańszą (z elektronicznym zapisem kopii), lecz bez możliwości ubiegania się o zwrot 700 zł na zakup takiej kasy z urzędu skarbowego.
Co interesujące ustawodawca zapomniał lub nie przewidział ograniczenia w zakresie wymiany pamięci kasy fiskalnej w kasie z elektronicznym zapisem kopii. Ograniczenie takie dotyczy obecnie wyłącznie kas z papierowym zapisem kopii. Mówi o tym art. 145a ust. 5 ustawy o VAT: w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega wymianie.
Analogicznej regulacji brak w odniesieniu do kas z elektronicznym zapisem kopii. Skoro tak, to nawet po wycofaniu takich kas ze sprzedaży w 2023 r. w dalszym ciągu będzie można wymieniać pamięć fiskalną w takich kasach i po ich wymianie użytkować kasy z elektronicznym zapisem kopii aż do momentu zapełnienia się pamięci fiskalnej takiej kasy rejestrującej, lub po ich kolejnym zapełnieniu ponownie dokonać wymiany pamięci kasy (oczywiście jeżeli ustawodawca nie wprowadzi w tym zakresie jakiegoś ustawowego ograniczenia, tak jak to ma miejsce w odniesieniu do kas z papierowym zapisem kopii).