Jednym z częściej pojawiających się pytań dotyczących ewidencji sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest to, czy faktura może zastąpić paragon. Inaczej mówiąc, czy wystawienie faktury zamiast paragonu powoduje, że transakcji sprzedaży na rzecz ww. osób nie trzeba będzie ewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej.
Ogólna reguła wynikająca z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że każda sprzedaż zrealizowana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Powyższy obowiązek powinien być realizowany wówczas, gdy podatnik dokonujący takiej sprzedaży posiada kasę rejestrującą (jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży) lub przestał spełniać warunki do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej (nawet, gdy nie posiada kasy ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej).
Należy pamiętać, że sprzedaż na rzecz podmiotów gospodarczych innych niż rolnicy ryczałtowi nie jest objęta obowiązkiem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, co oznacza, że podatnik dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika podatku VAT, albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem (fundacji, stowarzyszenia, instytucji publicznej) nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży w kasie rejestrującej, nawet wówczas, gdy kasę taką posiada. W takiej sytuacji wystarczające jest wystawienie faktury, która, co ciekawe, też może być wystawiona przy zastosowaniu kasy rejestrującej posiadającej zdolność wystawienia pełnoprawnej faktury (nie piszę tu o paragonach z NIP, bo prawie każda kasa rejestrująca taki paragon z NIP uznany za fakturę może wystawić).
Wystawienie faktury przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie jest, co do zasady, przesłanką do nieujmowania takiej transakcji w kasie rejestrującej. Innymi słowy wystawienie faktury najczęściej powinno być poprzedzone wystawieniem paragonu fiskalnego. Oznacza to, że wystawiając fakturę i tak wcześniej (zanim się tę fakturę wystawi) należy wystawić paragon.
Istnieją oczywiście wyjątki. Transakcje zwolnione z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących wymienione w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2021, poz. 2442 ze zm.), do których należą m.in. sprzedaż energii elektrycznej, gazu przewodowego, wody, usług kanalizacyjnych, usług telekomunikacyjnych, usług finansowych, czy niektórych usług edukacyjnych, nie muszą być ewidencjonowane w kasie fiskalnej.
Natomiast jest kilka rodzajów transakcji wskazanych w ww. rozporządzeniu, gdy przy spełnieniu pewnych warunków wystawienie faktury zwalnia podatnika z obowiązku zaewidencjonowania takiej transakcji w kasie rejestrującej.
Pozycja 20 załącznika do ww. rozporządzenia dotyczy pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU ex 55.90.10) z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0 – dotyczy wyłącznie: usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą.
Jeżeli w odniesieniu do ww. usług związanych z zakwaterowaniem podatnik zawsze będzie wystawiał fakturę, to wówczas ewidencja tych usług w kasie rejestrujące stanie się zbędna.
Podobnie przedstawia się sytuacja z usługami wynajmu i usługami zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKWiU ex 68.20.1) wskazanymi w poz. 25 ww. załącznika. Minister Finansów zwalnia takie czynności z ewidencji w kasie rejestrującej jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
W odniesieniu do tych usług podatnik, aby uniknąć kasy rejestrującej, może raz wystawiać fakturę, a następnym razem otrzymywać płatność na konto bankowe (skok). Nie ma obowiązku, w przeciwieństwie do poz. 20 wystawiania zawsze faktur.
Również usługi wskazane w poz. 26 załącznika do ww. rozporządzenia nie będą musiały być ewidencjonowane w kasie rejestrującej, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostanie udokumentowane fakturą. Poz. 26 dotyczy usług związanych z obsługą rynku nieruchomości (PKWiU ex 68.3).
Ostatnim wyjątkiem, w którym wystawienie faktury uchroni podatnika od ewidencji transakcji w kasie fiskalnej jest dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą – poz. 47 załącznika do ww. rozporządzenia.
Należy jednak pamiętać, że niektóre towary będące środkami trwałymi mogą być równocześnie wymienione w § 4 ww. rozporządzenia. Przepis ten wskazuje na bezwzględny obowiązek ewidencjonowania niektórych czynności w kasie rejestrującej np. sprzedaż paliw, alkoholu, tytoniu, czy komputerów i wyrobów elektronicznych. Szczególnie te ostatnie mogą stanowić środki trwałe, a ich sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nawet gdyby była udokumentowana fakturą będzie musiała być zaewidencjonowana w kasie rejestrującej (wyjątkiem będzie sprzedaż takich towarów na rzecz pracowników – tu wystarczy sama faktura).
Podsumowując, jedynie w kilku wyżej wymienionych przypadkach wystawienie faktury będzie powodowało, że podatnik nie musi już takich transakcji ewidencjonować w kasie fiskalnej. Inne transakcje (poza zwolnionymi z ewidencji) będą musiały być zaewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej.