W Dzienniku Ustaw z dnia 18 listopada 2021 r. poz. 2076 opublikowano ustawę z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Ustawa wprowadza zmiany przede wszystkim w ustawie o podatku od towarów i usług. Opublikowane przepisy normują zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Wprowadzane od przyszłego roku e-faktury mają w założeniu upraszczać system fakturowania, ułatwiać organom podatkowym analizę wystawianych faktur, uszczelniać system podatkowy oraz zmniejszyć obowiązki podatkowe ciążące na podatnikach. To plany. Jak będzie w rzeczywistości?
Podatnik wystawiając e-fakturę umieści ją w KSeF i w ten sposób automatycznie ją doręczy nabywcy/odbiorcy. Ułatwienie – bez konieczności przesyłania mailem przez sprzedawcę i bez konieczności odbierania korespondencji mailowej/pobierania z portali internetowych przez nabywcę. Tak prosto jednak nie będzie, gdyż odbieranie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Jednak wyrażanie zgody na odbiór faktur w KSeF będzie odbywało się odrębnie od dotychczasowych zgód na przesyłanie faktur. Inaczej mówiąc sprzedawca będzie musiał ponownie od kontrahentów uzyskać akceptację przesyłania faktur przy pomocy KSeF.
Niestety akceptacje takie nie będą obsługiwane przez KSeF, co oznacza konieczność zorganizowania przez sprzedawcę odrębnego procesu akceptacji faktur, który będzie niezależny od dotychczasowej akceptacji na przesyłanie faktur np. mailem.
Może to prowadzić do niemałego zamieszania w uzyskiwanych akceptacjach. Podmioty gospodarcze będą mogły współpracować z podmiotami, które nie wyraziły akceptacji – wówczas faktury są przesyłane tradycyjnie pocztą. Podmioty gospodarcze będą mogły współpracować z podmiotami, które wyraziły akceptację – jednak tylko na przesyłanie faktur elektronicznych np. mailem, czy EDI. I w końcu podmioty gospodarcze będą mogły współpracować z podmiotami, które wyraziły akceptację na przesyłanie faktur przy pomocy KSeF. Oczywiście sam proces akceptacji nie jest skomplikowany. Jednak skomplikowana będzie wysyłka faktur w odpowiedni sposób do konkretnych podatników. Jedni odbiorcy będą otrzymywać faktury tradycyjnie, inni mailem, a jeszcze inni za pomocą KSeF. Przy dużej liczbie kontrahentów trzeba będzie uważać na to kto w jaki sposób odbiera faktury. Pomyłka w sposobie jej przesłania może powodować, że faktura nie zostanie doręczona skutecznie nabywcy, a w konsekwencji nie zostanie zapłacona. To tylko jeden z wielu problemów, które pojawią się od stycznia 2022 r. przed podatnikami.
Kłopotliwe głównie dla sprzedawców może być to, że za datę wystawienia faktury w KSeF będzie się uważać datę jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur – art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. Wynika z tego, że faktura wystawiona np. 30 stycznia 2022 r. (np. za wykonaną w styczniu 2022 r. usługę), a przesłana do KSeF w dniu 16 lutego 2022 r. (jeszcze przed złożeniem deklaracji za styczeń), będzie uznana za wystawioną wadliwie, gdyż termin do jej wystawienia minął 15 lutego. Nie będzie ważne, że była za późno umieszczona w KSeF. Liczyć się będzie data jej przesłania, która będzie datą wystawienia i datę tę nada KSeF. Istotnie utrudni to wystawianie faktur.
Jak wynika z wyjaśnień do projektu tej ustawy: „faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu przez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej. Każdy podatnik przez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej”.
Odrębnym istotnym zagadnieniem jest ilość danych na fakturze wystawianej w KSeF. Jako przykład absurdalnych wymogów dotyczących treści e-faktury można przykładowo wymienić przy transakcji sprzedaży towarów transportowanych przez sprzedawcę:
- Rodzaj zastosowanego transportu w przypadku dokonanej dostawy towarów.
Ten rodzaj wymaga wskazania transportu spośród następujących:
inny rodzaj transportu,
2 – transport morski,
3 – transport kolejowy,
4 – transport drogowy,
5 – transport lotniczy,
6 – przesyłka pocztowa,
7 – stałe instalacje przesyłowe,
8 – żegluga śródlądowa.
A jak przebrniemy, przez rodzaj transportu, to trzeba wypełnić typ ładunku (uwaga!):
1 – bańka,
2 – beczka,
3 – butla,
4 – karton,
5 – kanister,
6 – klatka,
7 – kontener,
8 – kosz/koszyk,
9 – łubianka,
10 – opakowanie zbiorcze,
11 – paczka,
12 – pakiet,
13 – paleta,
14 – pojemnik,
15 – pojemnik do ładunków masowych stałych,
16 – pojemnik do ładunków masowych w postaci płynnej,
17 – pudełko,
18 – puszka,
19 – skrzynia,
20 – worek.
Pomijając to, że powyższe wymogi dotyczące treści faktur są niezgodnie z przepisami dyrektywy VAT, a nawet niezgodne z art. 106e ustawy o VAT, która określa zakres danych na fakturze, należy zadać pytanie, komu te dane są potrzebne i kto będzie miał czas na wystawienie faktury w takim kształcie skoro jeszcze jest około 200 innych możliwych pozycji do oznaczenia, w tym:
- dane identyfikacyjne przewoźnika,
- data i godzina rozpoczęcia transportu,
- data zamówienia lub umowy,
- numer umowy,
- numer zamówienia,
- numer partii towaru,
- warunki dostawy (wg Incoterms),
- data i godzina rozpoczęcia transportu,
- data i godzina zakończenia transportu,
- adres miejsca wysyłki,
- adres pośredni miejsca wysyłki,
- globalny numer lokalizacyjny (GLN),
- symbol PKWiU,
- symbol Nomenklatury Scalonej, itd., itp.
Oczywiście powyższe dane są jedynie przykładowe, bowiem ich ilość jest tak duża, że wystawienie faktury zapewne będzie zajmować co najmniej kilkanaście minut lub więcej, w zależności od dostępu tych danych dla wystawiającego fakturę.
Dodatkowo ustawa wprowadza zmiany w wystawianiu faktur, w tym faktur korygujących, zaliczkowych, duplikatów faktur.
Ustawa wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.