Ponownie powracam do problemu księgowania duplikatu faktur w JPK_V7.
Spotykam się ze stanowiskiem opartym na wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów, że datą dokumentu, który pierwszy raz dociera do nabywcy w formie duplikatu faktury będzie data wystawienia duplikatu faktury.
Tą często przywoływaną odpowiedzią Ministerstwa Finansów dostępną na stronie internetowej jest odpowiedź na n/wym. pytanie:
Czy „dowodem zakupu” – w sytuacji gdy nabywca otrzymał wyłącznie duplikat faktury w ewidencji zakupu w wierszach „Numer dowodu zakupu” i „Data wystawienia dowodu zakupu” – jest pierwotna faktura czy jej duplikat?
Gdy pierwotna faktura nie trafiła do odbiorcy, należy rozliczyć podatek VAT zgodnie z datą otrzymania duplikatu – podatnik winien wpisać dane z duplikatu faktury, tj. numer faktury i datę wystawienia duplikatu. Dane na duplikacie faktury powinny być tożsame z oryginałem faktury, z wyjątkiem daty wystawienia i dopisku „duplikat”.
Pomijając fakt, że ww. odpowiedź Ministerstwa Finansów została udzielona w nieaktualnym już stanie prawnym, tj. gdy nie obowiązywał JPK_V7 (ewidencja składana razem z deklaracją), aby udzielić prawidłowej odpowiedzi na takie pytanie należy sięgnąć do przepisów.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 i pkt 6 ustawy o VAT faktura powinna zawierać: datę wystawienia, oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Najczęściej na fakturze widnieją więc dwie daty, data wystawienia faktury oraz tzw. data sprzedaży (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury).
Ponadto zgodnie z art. 106l ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.
Gdy faktura zaginie sprzedawca na wniosek nabywcy wystawia fakturę: zgodnie z danymi zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Natomiast jak wynika z art. 106l ust. 2 ustawy o VAT faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.
Wystawiona ponownie faktura musi zawierać dane wynikające z pierwotnej faktury, na co wskazuje art. 106l ust. 1 pkt 1 lit. a) ww. ustawy, tj. m.in. datę wystawienia i datę sprzedaży oraz dodatkowo wyraz „DUPLIKAT” oraz datę wystawienia tego duplikatu, co wynika z art. 106l ust. 2 ustawy o VAT.
Stąd duplikat faktury zawiera najczęściej trzy daty: datę wystawienia faktury, datę sprzedaży oraz datę wystawienia duplikatu.
Sprzedawca w ewidencji VAT nie ujmuje ponownie duplikatu faktury, gdyż ta została już wcześniej wykazana z jej datą wystawienia i datą sprzedaży. Wystawienie duplikatu faktury jest jedynie powieleniem jej obrazu i nie wywołuje jakichkolwiek podatkowych następstw u sprzedawcy.
Nabywca, który otrzymuje duplikat faktury ujmuje ją zależnie od okoliczności: (1) za okres kiedy otrzymał pierwotną fakturę (lub na 3 okresy miesięczne lub za dwa okresy kwartalne następne po tym okresie – po zmianach od 1 października 2021 r., przed październikiem 2021 r. wyłącznie za okres powstania prawa do odliczenia), a ta mu następnie zaginęła, (2) lub też ujmuje ją za okres otrzymania duplikatu (lub na 3 okresy miesięczne lub za dwa okresy kwartalne następne po tym okresie), gdy pierwotna faktura w ogólne do nabywcy nie dotarła. Oczywiście warunkiem odliczenia VAT u nabywcy jest powstanie obowiązku podatkowego dotyczącego fakturowanej transakcji.
Przyjmując, że mamy do czynienia z drugą sytuacją nabywca otrzymując duplikat faktury musi wskazać w ewidencji VAT datę otrzymania duplikatu faktury (skoro pierwotna faktura do niego nie dotarła) oraz musi wskazać datę wystawienia faktury.
Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług wskazuje jakie dane powinien wykazać w ewidencji VAT sprzedawca. W § 10 ust. 2 pkt 1 lit. d i e ww. rozporządzenia (przepis odnoszący się do ewidencji podatku należnego) wskazano, że: poza danymi, o których mowa w ust. 1, ewidencja zawiera następujące dane z faktur dokumentujących dokonanie przez podatnika czynności podlegających opodatkowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i pkt 7 lit. a i b, oraz z faktur lub innych dokumentów związanych z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 3–5 i pkt 7 lit. c–e:
d) datę wystawienia odpowiednio faktury lub dokumentu albo faktury korygującej,
e) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Tutaj, analogicznie jak w strukturze poprzedniej strukturze JPK – JPK_VAT(3), Minister Finansów wskazuje, że sprzedawca ma obowiązek wykazać datę wystawienia faktury oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, ale tę ostatnią tylko wówczas, gdy daty wystawienia i daty sprzedaży są różne.
Natomiast nabywca w ewidencji podatku naliczonego VAT w myśl § 11 ust. 3 pkt 1 lit. a ww. rozporządzenia będzie wykazywał dane wynikające z faktur lub innych dokumentów będących podstawą odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z § 11 ust. 4 pkt 4 i 5 ww. rozporządzenia: dane z faktur lub innych dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1, oraz z faktur, o których mowa w ust. 3 pkt 5, obejmują datę wystawienia faktury lub dokumentu oraz datę wpływu faktury lub dokumentu.
Jest tu mowa o wystawieniu faktury. Nie ma jednoznacznego odniesienia (podobnie jak w JPK_VAT(3)) do daty wystawienia faktury, czy daty wystawienia duplikatu. Jednak biorąc pod uwagę fakt, że normodawca w części ewidencji sprzedaży (podatku należnego) wskazuje na datę wystawienia faktury albo datę wystawienia faktury korygującej (§ 10 ust. 2 pkt 1 lit d) oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury (§ 10 ust. 2 pkt 1 lit e) i nie wskazuje tu na datę wystawienia duplikatu faktury szczególnie, że duplikat faktury nie jest dodatkowo księgowany przez sprzedawcę, a ponadto ustawodawca w § 10 ust. 2 pkt 1 lit d i lit e ww. rozporządzenia bezpośrednio odnosi się do regulacji zawartych w ustawie o VAT w art. 106e ust. 1 pkt 1 i pkt 6., to należy uznać, że w ewidencji po stronie sprzedaży powinna się znaleźć data wystawienia pierwotnej faktury, a nie data duplikatu.
Jest to oczywiste w sytuacji, w której ewidencja VAT ma dla celów kontrolnych służyć porównywaniu dokumentów sprzedaży wykazywanymi przez sprzedawcę z dokumentami potwierdzającymi zakupy ujmowanymi przez nabywcę.
Jak bowiem mogłoby wyglądać porównywanie tych dokumentów wykazywanych przez strony transakcji, gdy jedna i druga strona podaje inne daty tych dokumentów.
W tym miejscu pojawia się pytanie czemu służy data wystawienia duplikatu faktury. Otóż nie wiem i zapewne nie wie tego również Ministerstwo Finansów. Nie mam żadnych wątpliwości, że jest to data zbędna nikomu i niczemu nie służąca.
Potwierdzeniem tego może być ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021, poz. 2076), która od 2022 r. wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz faktury ustrukturyzowane. W tej ustawie ustawodawca nie likwiduje daty wystawienia duplikatu faktury, jednak w odniesieniu do faktury ustrukturyzowanej, która będzie przekazywana nabywcy za pomocą KSeF znosi obowiązek wystawiania duplikatów faktur. Choć brak obowiązku wystawiania duplikatów faktur przesyłanych za pomocą KSeF nie wynika bezpośrednio z treści samej ustawy, to jednak taki jest m.in. cel tych regulacji, skoro faktura będzie w systemie przechowywana przez 10 lat, a każdy nabywca, który zgodził się na taki sposób przekazywania faktur będzie mógł wielokrotnie pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.
Potwierdza to również Ministerstwo Finansów, które w uzasadnieniu do ustawy wskazało: „do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT. Tego typu faktury będą przechowywane na stałe (przez okres 10 lat) w systemie.”.
Jeżeli faktura przekazana za pośrednictwem KSeF nie będzie miała odrębnej daty wystawienia duplikatu faktury, bo tego duplikatu nie będzie, to również obecnie można się zastanawiać jaki jest cel podawania daty wystawienia duplikatu faktury, skoro duplikat faktury to ten sam dokument tylko wystawiony ponownie i przesłany odbiorcy. Niemniej podawanie daty wystawienia duplikatu faktury w ewidencji VAT przez nabywcę nie znajduje jakiegokolwiek potwierdzenia w przepisach, a i cel podawania takiej daty jest zupełnie niezrozumiały.
Dodatkowo należy zauważyć, że od stycznia 2022 r. podawanie oznaczenia „duplikat” na ponownie wystawionej fakturze nie jest obowiązkowe, lecz dobrowolne. Niestety data wystawienia duplikatu nadal ma być podawana, oczywiście z wyjątkiem faktur otrzymywanych za pomocą KSeF.