Od 1 listopada 2019 r. obowiązują regulacje w ustawie o VAT dotyczące obowiązkowego stosowania mechanizmu podzielonej płatności.
Zgodnie z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT: przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.
Obowiązkowa zapłata w mechanizmie podzielonej płatności (split payment) jest realizowana, gdy nabywca – podatnik czynny albo zwolniony będzie dokonywał płatności za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, które zostały udokumentowane fakturą której wartość brutto (wraz z towarami lub usługami wymienionymi w załączniku nr 15 do ustawy o VAT) przekracza kwotę 15.000 zł.
Z powyższego wynika, że nie ma znaczenia czy dokonujący zapłaty jest podatnikiem czynnym bądź zwolnionym od podatku. Nie ma znaczenie również to jaka jest wartość umowy pomiędzy stronami. Liczy się kwota należności brutto wynikająca z faktury (> 15.000 zł) oraz to, czy na fakturze wykazane zostały towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.
To jaka jest wartość towarów lub usług na tej fakturze, które są wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT nie ma znaczenia. Faktura, której wartość przekracza 15.000 zł brutto (razem z podatkiem VAT) jeżeli będzie zawierała choć jedną sztukę towaru wymienionego w ww. załączniku np. o wartości 10 zł będzie musiała zostać zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. W takiej sytuacji nabywca realizujący płatność ma obowiązek zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności wyłącznie kwoty VAT dotyczącej ww. towaru o wartości tych 10 zł. Nabywca ma więc możliwość zapłacenia całej kwoty VAT wynikającej z faktury (o wartości powyżej 15.000 zł) z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności albo zapłacenia w ramach tego mechanizmu jedynie kwoty VAT od tego towaru o wartości 10 zł. Pozostała część należności nie musi zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności. Wówczas nabywca mógłby zrealizować 2 odrębne przelewy: jeden o wartości 10 zł z zastosowaniem mechanizmu podzielnej płatności oraz drugi przelew na pozostałą część należności bez stosowania mechanizmu podzielonej płatności.
Nabywca mógłby również zapłacić za ten towar o wartości 10 zł wraz z pozostałą należnością wynikającą z faktury w jednym przelewie, jednak kwota VAT zapłacona w tym mechanizmie byłaby ograniczona jedynie do kwoty VAT dotyczącej towaru o wartości 10 zł.
W końcu, nabywca mógłby dokonać zapłaty całego VAT w ramach jednego przelewu z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności pomimo, że obowiązek zapłaty w MPP dotyczyłby jedynie kwoty VAT dotyczącej towaru o wartości 10 zł.
Z powyższego wynika, że podmiot regulujący zobowiązanie ma kilka możliwości, jednak najczęstszą stosowanym sposobem jest zapłata całej faktury w tym mechanizmie niezależnie od tego jaka część VAT dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Bardziej złożonym procesem jest zapłata zaliczki w mechanizmie podzielonej płatności.
Zgodnie z art. 108a ust. 1c ustawy o VAT: przepisy ust. 1-1b stosuje się odpowiednio do płatności, o których mowa w art. 19a ust. 8. W takim przypadku w komunikacie przelewu, o którym mowa w ust. 3, podatnik w miejsce informacji, o której mowa w ust. 3 pkt 3, wpisuje wyraz „zaliczka”.
Odniesienie się przez ustawodawcę w treści ww. regulacji do ust. 1-1b art. 108a wskazuje, że zaliczki mogą być zawsze płacone w mechanizmie podzielonej płatności niezależnie od obowiązku (ust. 1a), czy braku takiego obowiązku (ust. 1). Natomiast ust. 1b art. 108a ustawy o VAT określa obowiązek sprzedawcy do oznaczania faktur wyrażeniem „mechanizm podzielonej płatności”, gdy kwota należności ogółem wynikająca z faktury przekracza kwotę 15.000 zł, a wystawiona faktura dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.
Jak zapłacić zaliczkę w mechanizmie podzielonej płatności, gdy nabywca nie otrzymał jeszcze faktury zaliczkowej do zapłaty lub otrzymał fakturę proforma?
Przy realizacji płatności zaliczkowej należy brać pod uwagę zarówno to, czy transakcja dotyczy towarów lub usług wskazanych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, potencjalną wartość całej transakcji, jak i potencjalną wartość na fakturze, której przecież nabywca jeszcze nie otrzymał.
Prześledźmy każdy z przypadków osobno.
Przykład 1:
Podatnik otrzymuje od kontrahenta fakturę zaliczkową (wystawioną przed otrzymaniem zaliczki) dotyczącą towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
W tej sytuacji istotna jest wartość brutto tej faktury, gdy jest ona większa niż 15.000 zł nabywca ma obowiązek jej uregulowania w mechanizmie podzielonej płatności. Gdy wartość ta jest równa lub niższa niż 15.000 zł nabywca może, ale nie ma obowiązku skorzystania z mechanizmu podzielonej płatności.
Przykład 2:
Podatnik otrzymuje od kontrahenta fakturę proforma dotyczącą towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Przyjmijmy, że na fakturze proforma nie ma wskazanej kwoty podatku VAT.
Jeżeli wartość brutto tej faktury proforma przekracza 15.000 zł nabywca będzie miał obowiązek zapłaty kwoty VAT w mechanizmie podzielonej płatności. Nabywca kwotę podatku VAT, która nie została wykazana na fakturze proforma powinien obliczyć rachunkiem „w stu”, zgodnie ze wzorem określonym w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.
Jeżeli wartość brutto tej faktury proforma nie przekracza 15.000 zł nabywca powinien przenalizować wartość całej transakcji wynikającej z umowy zawartej ze sprzedawcą. Jeżeli wartość umowy nie przekracza 15.000 zł, to nabywca nie będzie miał obowiązku zapłaty kwoty wynikającej z faktury w mechanizmie podzielonej płatności.
Jeżeli wartość brutto tej faktury proforma nie przekracza 15.000 zł, jednak wartość całej transakcji wynikającej z umowy zawartej ze sprzedawcą przekracza tę kwotę, nabywca powinien dokonać płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Istnieje bowiem potencjalna możliwość wystawienia przez sprzedawcę za dany miesiąc faktury ostatecznej obejmującej zarówno tę kwotę (< 15.000 zł) wynikającą z faktury proforma, jak i pozostałą część należności, które po zsumowaniu mogą przekraczać kwotę 15.000 zł. Możliwość zafakturowania jedną fakturą wystawioną za dany miesiąc zarówno zaliczki, jak i pozostałej części należności została unormowana od 1 września 2023 r. w art. 106b ust. 1a ustawy o VAT. Więcej na ten temat w artykule: Faktury zaliczkowe – ważne zmiany.
Przykład 3:
Podatnik nie otrzymuje od kontrahenta faktury zaliczkowej, jednak zgodnie z umową ma wpłacić zaliczkę na rachunek sprzedawcy. Umowa dotyczy również towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Jeżeli wartość brutto umowy nie przekracza 15.000 zł nabywca nie ma obowiązku zapłaty kwoty zaliczki w mechanizmie podzielonej płatności.
Jeżeli wartość brutto umowy przekracza 15.000 zł nabywca powinien dokonać zapłaty kwoty zaliczki w mechanizmie podzielonej płatności. Istnieje bowiem potencjalna możliwość wystawienia przez sprzedawcę za dany miesiąc faktury ostatecznej obejmującej zarówno tę kwotę zaliczki (< 15.000 zł), jak i pozostałą część należności, które po zsumowaniu mogą przekraczać kwotę 15.000 zł. Możliwość zafakturowania jedną fakturą wystawioną za dany miesiąc zarówno zaliczki, jak i pozostałej części należności została unormowana od 1 września 2023 r. w art. 106b ust. 1a ustawy o VAT. Więcej na ten temat w artykule: Faktury zaliczkowe – ważne zmiany.
Należy pamiętać, że w treści przelewu w miejscu numeru faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność nabywca wpisuje wyraz „zaliczka”. Gdy jednak sprzedawca wystawił fakturę zaliczkową przed otrzymaniem zaliczki, a nabywca dysponuje tą fakturą zaliczkową zamiast słowa „zaliczka” może podać numer faktury, w związku z którą realizuje płatność.
Stan prawny w tym zakresie ulegnie nieznacznym zmianom od 1 lipca 2024 r. w związku z wejściem w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).