Obecnie w użyciu przez podatników są następujące kasy rejestrujące: kasy z papierowym zapisem kopii, kasy z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy online, w tym tzw. kasy wirtualne mające postać oprogramowania.
Kasy z papierowym zapisem kopii mogą być używane przez podatników (nie ma określonego granicznego terminu do kiedy można je używać), jednak od września 2019 r. nie można ich już nabyć.
Stanowi o tym art. 145a ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tego treścią: potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii – są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.
Kasy z elektronicznym zapisem kopii w dużej części zostały już wycofane ze sprzedaży – chodzi o kasy o ogólnego stosowania przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych. Potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii inne niż o zastosowaniu specjalnym – są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r. – art. 145a ust. 7 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT.
Kasy z elektronicznym zapisem kopii ogólnego zastosowania również mogą być w dalszym ciągu używane przez podatników i również nie ma określonego granicznego terminu do kiedy można je używać. Kas tych obecnie nie można już nabyć. Można jednak w tych kasach wymienić pamięć fiskalną: Kasy z elektronicznym zapisem kopii.
Natomiast kasy z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym w świetle art. 145a ust. 7 pkt 1 lit. b) ustawy o VAT mogą być sprzedawane, a dokładnie potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla tych kas są wydawane do 31 grudnia 2023 r.
W myśl § 7 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2021, poz. 1625 t.j.): kasy o zastosowaniu specjalnym – których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i spełniają szczególne wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas związane ze szczególnymi formami obrotu lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:
a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,
c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego,
d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,
e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,
f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.
Ponadto w świetle § 7 ust. 3 ww. rozporządzenia: w przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.
Z powyższego wynika, że podatnicy, którzy używają kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym do wskazanych w § 7 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia celów mają możliwość zakupu tych kas wyłącznie do końca 2023 r.
Zakup takich kas jeszcze w 2023 r. umożliwi uniknięcie instalacji kas online, z których dane są na bieżąco przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Należy pamiętać, że zakup kas online wymaga każdorazowo podłączenia takiej kasy do internetu skutkując dodatkowymi kosztami zakupu usług telekomunikacyjnych, połączenia kasy z internetem (stałe łącze, router, itp.), czy też kosztami energii eklektycznej choćby do routera. Kasy online są również znacznie droższe niż kasy z elektronicznym zapisem kopii. Nie bez znaczenia jest również fakt, że od 2025 r. kasy online współpracujące z terminalami płatniczymi będą generować dodatkowe koszty w związku z koniecznością wymiany tych terminali płatniczych na terminale współpracujące z kasami rejestrującymi online. Kasy z elektronicznym zapisem kopii nie będą podlegać takim obowiązkom, co oznacza możliwość pozostawienia u podatnika dotychczasowych terminali płatniczych bez konieczności ich wymiany. Oczywiście kasy online podlegają również stałemu monitoringowi Ministerstwa Finansów, a kasy z elektronicznym zapisem kopii nie dają takiej możliwości.
Podsumowując, warto zastanowić się nad zakupem kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym jeszcze do końca 2023 r., o ile podatnicy wykorzystują te kasy do celów wskazanych w § 7 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Od 2024 r. w sprzedaży dostępne będą wyłącznie kasy online, w tym kasy wirtualne (mające postać oprogramowania).