Ustawodawca od stycznia 2022 r. wprowadził Krajowy System e-Faktur, który ma charakter fakultatywny (dobrowolny). KSeF wprowadzony został ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021, poz. 2076).
Obecny system fakturowania za pomocą KSeF nie przystaje do realiów gospodarczych. Wszystkie faktury zanim zostaną wystawione w systemach finansowo-księgowych podatnika, lub zostaną wystawione poprzez urządzenia sprzedaży przedsiębiorcy muszą być przesłane do KSeF i przez ten system zatwierdzone. Prowadzi to do absurdalnych sytuacji, gdy sprzedawca pragnąc wystawić za pomocą drukarki fiskalnej i przesłać ją do KSeF musi najpierw klientowi powiedzieć, żeby sobie poczekał na fakturę, bo system ministerialny musi tę fakturę zaakceptować wskazując numer systemowy dla tej faktury, a przede wszystkim datę wystawienia.
Pierwotnie Ministerstwo Finansów wymagało, aby wysyłane do KSeF faktury były wystawione z tą samą datą co data przesłania jej do KSeF. Nie można więc było wystawić faktury np. 2 stycznia a przesłać ją do KSeF 3 stycznia, gdyż system odrzucał taką fakturę jako nieprawidłową pod względem formalnym i jej nie akceptował. Obecnie KSeF dopuszcza wystawienie faktury w systemie finansowo-księgowym podatnika z datą inną niż data przesłania tej faktury do KSeF. Możliwe jest więc wystawienie faktury 10 maja i przesłanie jej do KSeF np. w dniu 5 czerwca. Jest to możliwe, jednak powoduje duże problemy techniczne i merytoryczne dla podatników.
Otóż, datą wystawienia faktury (która to data jest generowana w pliku JPK_V7) nie jest data wystawienia faktury przez podatnika (10 maja w naszym przykładzie), która jest widoczna na dokumencie sprzedaży, lecz datą tą jest data przesłania faktury do KSeF (5 czerwca). Oczywiście do JPK_V7 powinna być ujawniona, zarówno przez sprzedawcę jak i nabywcę, data wystawienia faktury zgodna z przepisami. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Prowadzi to do ogromnego bałaganu i problemów dla sprzedawcy i nabywcy. W celu wskazania daty wystawienia faktury podatnicy (nabywca i sprzedawca) nie mogą się sugerować datą widniejącą na dokumencie sprzedaży wskazaną przez sprzedawcę, lecz muszą zidentyfikować bezpośrednio w KSeF datę wystawienia, czyli datę przesłania tej faktury. I ta data jest raportowana w JPK_V7, a nie data widniejąca na dokumencie sprzedaży.
Mniejszy problem, gdy wystawiona faktura nie dokumentuje sprzedaży tzw. „mediów”, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. Natomiast przy sprzedaży owych mediów zaczyna się nie tylko problem techniczny, lecz również merytoryczny. Sprzedawca, co do zasady, nie może ująć takiej faktury w ewidencji VAT za miesiąc jej faktycznego wystawienia (w naszym przypadku za maj), lecz musi ją ująć za miesiąc przesłania jej do KSeF (w naszym przypadku czerwiec) pomimo, że na fakturze datą wystawienia jest maj. Data wystawionej faktury przy sprzedaży „mediów” decyduje bowiem o dacie obowiązku podatkowego, a datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF, czyli czerwiec.
Taki system mógł opracować tylko ignorant nie mający pojęcia, ani o podatku VAT, ani o ewidencji VAT, ani technicznych i merytorycznych aspektach prowadzenia działalności gospodarczej.
Niejednokrotnie podatnicy nie wskazują na fakturze dnia terminu płatności, lecz wskazują terminu płatności w formie opisowej np. 14 dniowy termin płatności od daty wystawienia faktury. Przesłanie faktury do KSeF w innym terminie niż jej wystawienie może powodować ogromne komplikacje dotyczące terminów płatności, odsetek, kar dodatkowych, jak i, w skrajnych przypadkach, ważności zawartych umów. Można przewidzieć spory nie tylko podatkowe dotyczące ujęcia transakcji w niewłaściwym okresie, ale również spory cywilnoprawne pomiędzy podatnikami dotyczącymi tego, która data jest właściwa, czy ta na fakturze, czy data przesłania faktury do KSeF.
Pomimo wielu wad techniczno-merytorycznych obecnego systemu przesyłania faktur ustrukturyzowanych, których jeden z przykładów podałem wyżej, Ministerstwo Finansów nie zważając na jego problemy i błędy chce dalej rozwijać niedopracowany produkt. Polski rząd skierował w dniu 5 sierpnia 2021 r. do Komisji Europejskiej wniosek o upoważnienie Polski do stosowania odstępstwa od art. 218, 226 i 232 dyrektywy VAT, tak by miała możliwość wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego za pośrednictwem KSeF.
Na podstawie ww. wniosku Rzeczypospolitej Polskiej Rada Unii Europejskiej w dniu 30 marca 2022 r. przygotowała projekt decyzji wykonawczej upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.
Rada w projekcie ww. decyzji udziela Polsce upoważnienia na wprowadzenie dla podatników VAT obowiązkowego przesyłania faktur wyłącznie poprzez KSeF, bez konieczności uzyskiwania przez podatników akceptacji faktury przez odbiorcę. Zgoda ta ma dotyczyć okresu od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2026 r.
Decyzja ta i przepisy zmiany ustawy o VAT, które zostaną wydane na jej podstawie będą rewolucją dla polskich podatników, a szczególnie dla podmiotów małych, które działalność gospodarczą (w rozumieniu ustawy o VAT) prowadzą na niewielką skalę lub prowadzą ją nawet nie wiedząc, że ją prowadzą dla (przykład osoby wynajmującej prywatne mieszkanie).
Z decyzji tej wynika, że do KSeF będą przekazywane nie tylko faktury, ale także dokumenty zakupowe, gdy podatnikiem dla nich jest nabywca (WNT, dostawa towarów dla której podatnikiem jest jej nabywca) lub usługobiorca (import usług).
Zwolnione z obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur w systemie KSeF będą podmioty nieposiadające siedziby na terytorium kraju. W świetle art. 1 projektu ww. decyzji: „W drodze odstępstwa od art. 218 dyrektywy 2006/112/WE upoważnia się Polskę do akceptowania faktur wystawianych przez podatników mających siedzibę na terytorium Polski (…).”. Niestety takie sformułowanie wywołuje wiele pytań szczególnie w odniesieniu do podatników nieposiadających na terytorium Polski siedziby natomiast posiadających na terytorium kraju odział, zakład, czyli stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W uzasadnieniu do decyzji wskazuje się, że: „obowiązek wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem KSeF będzie miał zastosowanie do wszystkich podatników mających siedzibę na terytorium Polski, prowadzących działalność wymagającą wystawienia faktury na tym terytorium zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi podatku VAT” – co sugerowałoby, że podatnicy posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju też będą obowiązani przesyłać faktury poprzez KSeF. Jednak dalsza część uzasadnienia decyzji wskazuje: „Wdrożenie obowiązkowego modelu fakturowania elektronicznego nie będzie jednak miało wpływu ani na podatników zagranicznych, którzy nie są zobowiązani do zarejestrowania się do celów VAT w Polsce w związku ze swoimi transakcjami wewnątrzwspólnotowymi lub transgranicznymi dostawami usług, ani na podatników zarejestrowanych do celów VAT w Polsce, ale nie mających siedziby na jej terytorium.”. Jednak informacja taka pojawia się wyłącznie w uzasadnieniu decyzji. Dlatego też trudno jednoznacznie ustalić, czy wymóg przesyłania faktur do KSeF będzie dotyczył zagranicznych podatników zarejestrowanych dla VAT w Polsce, czy też nie będzie ich dotyczył.
Jednak całkowicie rewolucyjnie zapowiada się obowiązek wystawiania faktur przy zastosowaniu KSeF dla wszystkich podatników podatku VAT w Polsce, nie tylko podatników czynnych, lecz również zwolnionych z VAT. W uzasadnieniu decyzji wskazuje się: „ Zakres tego środka obejmuje podatników korzystających ze zwolnienia dla małych przedsiębiorstw, o którym mowa w art. 282 dyrektywy VAT. Polska uważa, że włączenie to jest uzasadnione w celu zapobiegania uchylaniu się od płacenia podatku VAT lub unikaniu takiego opodatkowania.”.
Ten ostatni wymóg, choć ze strony kontrolujących uzasadniony, może być bardzo skomplikowany dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT. Podatnicy ci najczęściej nie wystawiają faktur, a jeżeli są one wystawiane to przybierają postać rachunków. Należy jednak wskazać, że dla celów VAT nie występuje pojęcie rachunku. Każdy dokument sprzedaży, który zawiera niezbędne dane wynikające z przepisów ustawy o VAT lub przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur automatycznie staje się fakturą. Nie zależy to od nazwy dokumentu jak i adnotacji, że nie jest to faktura.
Może to spowodować ogromne komplikacje choćby dla podmiotów, wskazanych wyżej wynajmujących prywatne mieszkania. Taki prywatny wynajem nie musi być na gruncie ustawy o PIT działalnością gospodarczą, ale dla celów VAT to jest działalność gospodarcza. Gdy taka usługa wynajmu zostanie udokumentowana rachunkiem, to taki rachunek staje się fakturą, którą wystawiający musiałby przesłać nabywcy za pomocą KSeF. Na powyższy obowiązek nie będzie miał wpływu fakt, że sprzedawca nie złożył VAT-R ani, że sprzedawcy (wynajmującemu) nie nadano NIP. Taki podatnik też będzie musiał (w tym zakresie warunki szczegółowe zapewne zostaną określone w ustawie zmieniającej ustawę o VAT) wystawić fakturę (rachunek) w postaci ustrukturyzowanej za pomocą KSeF.
Nakładając na to dotychczasowy bałagan i bezwład organizacyjny w zakresie KSeF można się spodziewać ogromnych komplikacji przy korzystaniu z tego systemu, gdyby stał się on obowiązkowy. Powyższe zdaje się wskazywać, że pomimo zgody Rady Unii Europejskiej na wprowadzenie KSeF w Polsce dla (prawie) wszystkich podatników nieprędko system ten zostanie wdrożony jako obligatoryjny.