Obowiązkowy KSeF od 2024 r.

Obowiązkowy KSeF od 2024 r. Na początku grudnia 2022 r. Ministerstwo Finansów zaprezentowało projekt (z dnia 30 listopada 2022 r.) ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, którego głównym celem jest wprowadzenie dla podatników VAT obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy zastosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Planowane zmiany mają wejść w życie od stycznia 2024 r. Projekt ustawy jeżeli wejdzie w życie w zaproponowanym kształcie spowoduje radykalne zmiany dla prawie wszystkich podatników czynnych, jak i podatników zwolnionych z VAT, a także, a może przede wszystkim dla podatników VAT, którzy nie zawsze zadają sobie sprawę z tego, że są takimi podatnikami.

Projekt zmienia nie tylko sposób wystawiania dokumentów uznawanych za fakturę. Przewiduje również wiele zmian o charakterze technicznym, jak i merytorycznym.

Wymienię w skrócie najważniejsze zmiany, które mają wejść w życie od stycznia 2024 r. (chyba, że wskazano inaczej):

• odmienny sposób ujmowania faktur korygujących sprzedaż u nabywcy i u sprzedawcy,
• skrócenie 60 dniowego terminu zwrotu podatku dla wszystkich podatników,
• brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF m.in. dla podatników nieposiadających siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• poszerzenie informacji w białej liście podatników dotyczących obowiązku lub braku obowiązku wystawiania faktur w KSeF,
• możliwość wystawienia jednej faktury dokumentującą sprzedaż jeżeli w tym samym miesiącu otrzymano już zaliczkę,
• brak obowiązku akceptacji na przesyłanie faktur ustrukturyzowanych,
• od stycznia 2025 r. nie będzie można wystawiać faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• od stycznia 2025 r. zostaną w związku z powyższym zlikwidowane uproszczone faktury w formie paragonów z NIP wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej,
• likwidacja możliwości wystawiania faktur przed zaliczką, jak i przed transakcją (z wyjątkiem faktur dotyczących sprzedaży tzw. mediów, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT),
• dodatkowe obowiązkowe informacje na fakturach korygujących,
• likwidacja not korygujących, z niewielkimi wyjątkami, przez co wszelkie błędy na pierwotnej fakturze będzie musiał zawsze korygować sprzedawca,
• wobec awarii KSeF podatnik będzie miał 7 dni od ustania awarii na przesłanie do KSeF wcześniej wystawionych faktur sprzedaży,
• faktury wystawiane na podstawie ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym również będą musiały być przesyłane do KSeF,
• wystawienie faktur poza KSeF, albo nie przesłanie faktury do KSeF, albo nie przesłanie faktury do KSeF po jego wcześniejszej awarii będzie sankcjonowane karami pieniężnymi w wysokości od 500 zł do kwot (właściwie) bez ograniczeń np. 100.000.000,00 zł, a nawet większej!!! uzależnionej od wartości faktury,
• bardzo duże i istotne zmiany w zakresie faktur VAT RR (terminy wystawiania, treści faktur, wystawienie faktur korygujących faktury VAT RR, terminy ujęcia faktur korygujących, możliwość przesyłania faktur VAT RR do KSeF),
• zapłata za każdą fakturę od lipca 2024 r. będzie musiała zawierać w formatce przelewu nr faktury ustrukturyzowanej (nie chodzi o numer samej faktury, lecz o numer nadany tej fakturze w KSeF),
• uff… choć to nie wszystkie zmiany, a tylko najważniejsze.

Projekt ustawy jest obszerny, interesujący, ale i radykalny. Nie rozwiązuje najważniejszych mankamentów obecnie obowiązującego fakultatywnego KSeF, powiela obecne błędne rozwiązania i dodatkowo tworzy nowe problemy nie znane dotychczasowym regulacjom. Zobaczmy jak będzie wyglądał obowiązkowy KSeF od 2024 r.

Przyjrzyjmy się kilku takim problemom stworzonym przez Ministerstwo Finansów.

Po pierwsze, zamiast tworzyć coś nowego – nowy KSeF należało skorzystać z istniejącego (i niewymagającego dodatkowych nakładów finansowych) rozwiązania w postaci Platformy Elektronicznego Fakturowania (efaktura.gov.pl). Z różnych względów tak się nie stało.

Po drugie, obecny i przyszły – obowiązkowy KSeF, zgodnie z treścią art. 106na ust. 1 ustawy o VAT wskazuje na datę wystawienia faktury jako datę przesłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Proponowany sposób wystawiania faktur ustrukturyzowanych należy uznać za skrajnie niewłaściwy (żeby nie używać bardziej dosadnych określeń). Dotyczy to zarówno faktur wystawianych w walutach obcych, gdy kwota podatku jest wykazywana w złotych na fakturze, jak i faktur dotyczących czynności dla których moment obowiązku podatkowego związany jest z datą wystawienia faktury. Można sobie wyobrazić podatnika – spółkę telekomunikacyjną, która w ostatnim dniu miesiąca wystawiła np. 10.000 faktur i starała się je przesłać, lecz proces przesłania faktury nastąpił po północy, tj. następnego dnia lub faktury fizycznie zostały przesłane przez pracownika spółki dopiero następnego dnia, tj. w pierwszy dzień kolejnego miesiąca. Wówczas datą wystawienia faktur, a więc i datą obowiązku podatkowego dla tych czynności będzie ten następny miesiąc. Spowoduje to znaczny zamęt w rozliczeniach spółki. W treści wystawionych faktur będzie widoczna data poprzedniego miesiąca, a mimo to faktury będą musiały być ujęte w ewidencji za następny miesiąc.

Analogicznie przedstawia się sprawa faktur w walutach obcych. Wystawienie faktury w jednym dniu i przesłanie jej, nawet przez niedopatrzenie, w dniu następnym spowoduje, że wystawiona faktura będzie zawierała niewłaściwy kurs przeliczeniowy, co może skutkować niewłaściwą kwotą VAT lub nieprawidłową podstawą opodatkowania.

Skrócenie terminu zwrotu podatku z 60 do 40 dni od dnia złożenia rozliczenia przez podatnika należy uznać za bardzo korzystną informację dla wszystkich podatników, co interesujące również tych, którzy nie będą musieli przesyłać faktur w formie ustrukturyzowanej, tj. podatników nieposiadających w Polsce siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Kolejną propozycją Ministerstwa Finansów jest brak możliwości wystawiania faktur przed transakcją (z wyjątkiem faktur dokumentujących sprzedaż „mediów”). Propozycja ta jest nie tylko niezrozumiała, ale również została zaproponowana wbrew ostatnim zmianom w ustawie o VAT, które nastąpiły od początku 2022 r., kiedy to wydłużono z 30 do 60 dni termin na wystawienie faktury przed transakcją (zaliczką). Zdaniem Ministerstwa Finansów: „wprowadzone ograniczenie ma na celu uprościć transakcje dokonywane przy użyciu KSeF, jednocześnie poprawić jakość analiz dokonywanych przez administrację podatkową. Z drugiej strony łatwość dostępu do e-faktur w KSeF, w czasie rzeczywistym spowoduje, że faktury wystawione przed faktycznym dokonaniem transakcji staną się nieistotne i zbędne.”.

Jestem ciekaw jak będą po takiej zmianie przepisów wystawiane faktury poprzedzające dokonanie dostawy w ramach WDT. Pojawią się kolejne problemy, czy można taka fakturę wystawić – obecnie można. Dodatkowym pytaniem będzie to, czy tak wystawiona faktura powoduje powstanie obowiązku podatkowego w transakcjach WDT, a w konsekwencji kiedy powstaje obowiązek podatkowy i jaki kurs waluty przyjąć dla takiej transakcji.

Dla zobrazowania: podatnik polski wystawia 30 stycznia 2024 r. fakturę dla podatnika z Hiszpanii. Towar jest sprzedawany na warunkach DAP – dostawa następuje z chwila dowozu towaru do odbiorcy. Sama dostawa, tj. dostarczenie towaru do hiszpańskiego podatnika następuje 3 lutego. Czy w takim przypadku obowiązek podatkowy powstanie 30 stycznia – data wystawienia faktury, czy też dopiero 15 marca – 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru. Skoro nie będzie można wystawić faktury przed transakcją, to pytanie brzmi, czy jeżeli podatnik wystawi przedwcześnie fakturę, to obowiązek podatkowy powstanie z datą wystawienia faktury, czy nie powstanie. Kwestia kursu przeliczeniowego jest analogiczna.

Likwidacja not korygujących w systemie KSeF to kolejna niezrozumiała propozycja idąca wbrew nie tyle przepisom, ile wbrew wieloletniemu zwyczajowi chętnie stosowanemu przez księgowych i podatników. Będzie to oznaczać, że każda nawet najmniejsza wada faktury (błędna data, błędny adres nabywcy, niewłaściwy termin płatności) będzie musiała być skorygowana przez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Zamiast not zostanie wprowadzona dla nabywców możliwość wystawienia w KSeF tzw. propozycji faktury korygującej w celu wystawienia tej faktury korygującej przez wystawcę faktury. Przewiduję tu nieopisany bałagan.

I następna całkowicie niedopracowana zmiana przepisów. Zgodnie z projektowanym art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT: „jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi określonemu w:

1)        art. 106ga ust. 1 – nie wystawił faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2)        art. 106nf ust. 1 – w okresie awarii Krajowego Systemu e-Faktur wystawił fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,

3)        art. 106nf ust. 2 – nie przesłał w terminie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur

– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze”.

Powyższe oznacza, że za brak wystawienia faktury albo jej nieprzesłanie w terminie 7 dni po ustaniu awarii KSeF (art. 106nh ust. 1 pkt 3) jest zagrożone karą pieniężną w wysokości do 100% podatku na tej fakturze, nie mniej niż 500 zł.

Autorzy projektu chyba nie do końca zapoznali się ze zredagowanymi przez siebie przepisami, bowiem zgodnie z projektowanym art. 106ga ust. 5 ustawy o VAT: „z wyłączeniem przypadków, o których mowa w ust. 2 oraz w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s, dokumentów wystawionych z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur nie uznaje się za fakturę.”. Treść powyższego przepisu wskazuje, że dokument, który nie został wystawiony w KSeF, za wyjątkiem faktur wystawionych w trakcie awarii KSeF oraz sytuacji, gdy nie trzeba przesyłać faktury do KSeF (sprzedaż przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, czy sprzedaż przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9) nie może być uznany za fakturę.

Skoro dokument, który nie został wystawiony w KSeF nie jest uznany za fakturę (czyli nie jest fakturą), to, co oczywiste, nie można również karać podatnika za niewystawienie takiej faktury w KSeF, gdyż faktura taka nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.

Jedyną podstawą prawną na jakiej Ministerstwo Finansów może opierać swoja karę pieniężną jest projektowany art. 106nh ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT (nie przesłanie w terminie faktury do KSeF), a nie niewystawienie faktury w KSeF.

Nie można również abstrahować od wysokości tej kary. Zgodnie z ust. 2 ww. przepisu: „kara pieniężna wynosi nie mniej niż 1000 zł, a w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 – nie mniej niż 500 zł”. Tak ustalona kara ma niewątpliwie charakter nieproporcjonalny i represyjny.

Nieproporcjonalność kary jest szczególnie widoczna wówczas, gdy sprzedawca wystawi fakturę na kwotę np. 20 zł + VAT 4,60 zł, a wysokość kary nie może być niższa niż 1.000 zł (40 krotność wartości faktury brutto).

Z kolei represyjność, czy nawet opresyjność proponowanej kary będzie widoczna, gdy podatnik wystawi fakturę na kwotę 100.000 zł + 23.000 zł VAT, a faktura taka przez zapomnienie nie zostanie przesłana do KSeF w terminie. Kara pieniężna może wynieść nawet 23.000 zł. Projektodawca wskazał co prawda przyimek „do”, lecz nie wskazał niestety jakie kryteria będą wskazówką dla ustalenia określonej kary pieniężnej.

Dla bardzo dużej grupy podatników zmiany w postaci wprowadzenia obowiązkowego KSeF będą radykalne. Grupa ta skupia zarówno podatników zwolnionych z VAT świadomie prowadzących działalność gospodarczą np. zwolnionych podmiotowo do 200.000 zł, czy też zwolnionych przedmiotowo, jak lekarze i dentyści, nauczycieli nauczających prywatnie, indywidualnych twórców i artystów wykonawców itp., podatników wykonujących działalność nierejestrowaną, a także podatników, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej w sposób profesjonalny, lecz wykonują czynności podlegające VAT np. wynajmujących, czy wydzierżawiających nieruchomości, w tym lokale mieszkalne.

Wymienieni wyżej podatnicy będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Nie ma znaczenia to, że podmioty te w związku z wykonywaną działalnością zwolnioną od podatku VAT wystawiają na rzecz nabywców rachunki w rozumieniu przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa: „jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.”. Z ustawy o VAT, a dokładnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 wynika, że: „na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2 (zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3), z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 (zastrzeżenie dotyczy rolników ryczałtowych).”.

Skoro w przypadku sprzedaży zwolnionej na żądanie nabywcy podatnik ma obowiązek wystawienia faktury, to nie może mieć zastosowania ww. art. 87 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa nakazujący wystawienie rachunku. Również wskazanie na dokumencie, że jest to rachunek nie zwolni ww. podatników od wystawienia i przesłania faktury do KSeF.

Ponadto jeżeli ww. podmioty nie prowadzą działalności gospodarczej w formie profesjonalnej i nie posiadają NIP właściwego do wystawienia faktury, to w świetle wyjaśnień Ministerstwa Finansów (uzasadnienie do projektu ww. ustawy o VAT) będą miały obowiązek wystąpienia do urzędu skarbowego na druku NIP-7 o nadanie numeru NIP. Słusznie ktoś zauważy, że z przepisów ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników nie wynika obowiązek wystąpienia o NIP dla osób fizycznych niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o NIP: „identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej”. Jak też zauważa Ministerstwo Finansów: „wskazane podmioty już w granicach obowiązujących przepisów ustawy o NIP mogą wystąpić o nadanie NIP do urzędu skarbowego”.

Jednakże niewystąpienie o nadanie NIP, a w konsekwencji nieprzesłanie faktury (rachunku) do KSeF będzie sankcjonowane omawianą wyżej karą pieniężną. Oznacza to, że tacy podatnicy nie będą musieli posiadać NIP, ale jeżeli nie będą go posiadać, to nie wystawią faktury w KSeF, co będzie penalizowane karą pieniężną.

Powyższe zmiany dotyczące podatników zwolnionych z VAT zostaną wprowadzone od razu, tj. od stycznia 2024 r., bez żadnego vacatio legis (okres przejściowy od uchwalenia ustawy od wejścia w życie przepisów). Skutkiem tego będzie albo radykalna rezygnacja z prowadzonej działalności gospodarczej (w rozumieniu ustawy o VAT), albo przejście do szarej strefy tym łatwiejsze dla wynajmujących, gdyż od 2023 r. jedyną formą opodatkowania wynajmu nieprofesjonalnego jest ryczałt, który nie upoważnia do rozliczania kosztów związanych z wynajmem. Skoro nie ma możliwości podatkowego rozliczenia kosztów, to tym łatwiej przejść do szarej strefy, bo przecież w mniemaniu wynajmującego nic on nie traci (a nawet zyskuje brak podatku, brak konieczności prowadzenia ewidencji i deklaracji PIT-28).

Przewiduję również istotne zmniejszenie się ilości osób prowadzących działalność gospodarczą przez emerytów i rencistów, czyli najczęściej osób w starszym wieku, które to osoby często są wykluczone cyfrowo. KSeF wymaga bowiem przesyłania faktur wyłącznie elektronicznie.

I na koniec, choć jak Państwo widzą wątków jest tu wyjątkowo dużo, żeby nie było za łatwo, sprawa zmiany sposobu realizacji przelewów.

Ministerstwo Finansów planuje od lipca 2024 r. podawanie nowych informacji w treści przelewu realizowanego za pośrednictwem banku lub skok w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przez podatników VAT czynnych – zmiany w ustawie Prawo przedsiębiorców. Podatnicy VAT czynni opłacając w formie przelewu fakturę wystawiona przez innego podatnika VAT czynnego będą zobowiązani do podania w treści przelewu nr faktury nadany jej w KSeF. Dokonując przelewu będą jednak musieli ustalić status nabywcy jako podatnika VAT czynnego w wykazie podatników prowadzonego przez Ministerstwo Finansów na dzień dokonywania płatności.

Podatnicy VAT czynni nie tylko będą weryfikować status kontrahenta na dzień dokonania transakcji, ale również będą musieli sprawdzać status tego sprzedawcy na dzień dokonywania płatności. Wydaje się, że nie chodzi tu o dzień zlecenia przelewu, lecz dzień jego realizacji „dokonywania płatności”. W ustawie o VAT w art. 108a ust. 1 jest mowa o „dokonywaniu płatności” objętej mechanizmem podzielonej płatności. Z treści tej regulacji wynika, że nie chodzi o zlecenie przelewu, lecz jego realizację w takie formie – mpp. Wówczas zlecony z wyprzedzeniem przelew musiałby być sprawdzany ponownie na dzień realizacji przelewu, co wydaje się nie mieć większego sensu i powoduje kolejne problemy interpretacyjne.

Osoby zainteresowane poszerzeniem wiedzy o nadchodzących zmianach w podatku VAT, w tym:

• obowiązkowych fakturach ustrukturyzowanych,
• zmianach SLIM VAT3,
• zmianach w stawkach podatkowych na przełomie 2022 i 2023 r.
• stosowaniu podwyższonych stawek VAT w okresie intertemporalnym,
• zmianach w kasach fiskalnych,
• grupach VAT

zapraszam na szkolenie online w dniu 26 stycznia 2023 r. w godz. 9.00-14.00:

„Zmiany w VAT w 2023 r.” – kompleksowe omówienie